LINAK: ERP-projekt med respekt for kulturen

Plusserne er klart i overtal, når IT-chef Lene Jensen gør status over det omfattendeERP-projekt, som LINAK A/S er godt i gang med at rulle ud. De største af LINAKs 25 datter-selskaber har nu Microsoft Dynamics AX, og i LINAKs hovedsæde i Nordborg kan man se tilbage på en succesfuld og lærerig implementering – og se frem til en række forretningsmæssige gevinster.

Når Lene Jensen og AX projektleder Allan Daugaard bedømmer projektet, knytter de især succesen til to forhold: Kunde og leverandør har haft et indgående kendskab til hinanden, da Columbus IT har været LINAKs IT-partner siden 1995. Og frem for at trække en løsning ned over datterselskaberne, er valg af løsning og implementering sket med respekt for den kultur, der hersker i LINAK koncernen.

”Vores mangeårige samarbejde med Columbus IT giver et godt indbyrdes kendskab”, siger Lene Jensen. ”Ikke mindst er det vigtigt at kende hinandens stærke og svage sider. Et projekt bliver aldrig bedre end den laveste fællesnævner. Sammen med Columbus IT har vi været gode til at hæve den fællesnævner. Vi kender hinandens kompetencer, så vi i projektgruppen har kunnet supplere hinanden perfekt og dermed også lære af hinanden.”

Hvad med kulturen?

På forhånd havde LINAK afsat de fornødne ressourcer til projektet, bl.a. ved at ansætte en projektleder, Allan Daugaard, og senere yderligere to Dynamics AX medarbejdere. LINAK har dermed sit eget implementeringsteam og kan allokere ressourcerne, hvor der er mest brug for dem.

Valget af det nye ERP-system blev defineret ud fra gængse parametre som funktionalitet, økonomi, systemarkitektur og leverandørevaluering, men virksomhedskulturen blev også en væsentlig parameter. Hvordan ville medarbejderne ude i de lokale selskaber reagere på et nyt ERP-system?

Lene Jensen: ”De folk, vi sender ud at arbejde i et fremmed land, er pionerer og entreprenører. Hvis vi valgte et system uden at høre dem og dernæst trak løsningen ned over dem, ville de stritte imod. Derfor lagde vi stor vægt på at få et system og en implementering, der ikke ville ødelægge den entreprenørånd.”

Allan Daugaard: ”Systemet skulle være så fleksibelt, at det kunne tilrettes de lokale behov. Og det skulle være et mindre kompleks standardsystem, som vi selv kunne forstå, og som vi selv kunne optimere. Vi vil gerne kunne bruge hinanden på tværs af LINAK koncernen, så en mand i USA kan hjælpe en kollega i Tyskland. Det er noget af det, der ligger i LINAK-kulturen – at vi hjælper hinanden.”

One LINAK – One System

Efter grundig evaluering stod det klart, at Dynamics AX var svaret på virksomhedens IT-vision: ”One LINAK – One System”.

Hidtil har IT været decentralt styret i LINAK koncernen, hvor man stort set har haft 25 forskellige ERP-systemer. Det er slut nu. Dynamics AX leverer lige nøjagtig den gennemsigtighed, ensartethed og fleksibilitet, som LINAK koncernen har brug for. Fortidens mange decentrale og til tider utidssvarende systemer gjorde det tungt at konsolidere data og indsamle nøgletal. Et problem, der kun blev yderligere forstærket af, at koncernen var i vækst.

”Ledelsen foretog et strategisk valg”, siger Lene Jensen. ”Det handlede ikke om købmandskab, hvor investeringen skulle give positivt afkast. Vi var nødt til at foretage et teknologiskifte, som gjorde det muligt for os at optimere vores forretningsprocesser på tværs af LINAK koncernen.”

“Systemet skulle ligeledes være skalérbart og enkelt at udvide med standardmoduler, og samtidig skulle det være åbent og enkelt at integrere i andre systemer. Vi skulle ikke kun have et nyt IT-system, men en totalløsning inklusiv infrastruktur, hardware, driftsaftale osv., der var holdbar og hvor leverandøren kunne hjælpe os hele vejen igennem. Med sin internationale organisation var Columbus IT den ideelle partner for os.”

Udrulning afspejler kulturen

Moderselskabet kom i drift med Dynamics AX i juni 2005. Siden er systemet sat i drift hos de store og mellemstore datterselskaber. For at sikre fremdrift sker udrulningen i tre lande ad gangen, men forskudt. IT-afdelingen i Nordborg er ansvarlig, men i praksis løses opgaven af flere parter: LINAK superbrugere, konsulenter fra LINAK og Columbus IT i Danmark samt det lokale LINAK-selskab og det lokale Columbus IT selskab. ”Vi ruller ud efter en strategi, der afspejler LINAK-kulturen”, bemærker Allan Daugaard.

”Først er vi ude og høre det lokale selskab, hvordan vi kan understøtte dem, og hvilke setup de har behov for. Det koster, men det får også datterselskaberne til at tage ejerskab, fordi de har medansvar. Det er spændende at se, hvordan en organisation vokser kompetencemæssigt, når medarbejderne bliver udfordret og involveret. Ansvar giver personlig vækst, fordi du er med til at gøre en forskel, og fordi du bidrager til at gøre tingene nemmere for din kollega.”

Med en enkelt undtagelse, hvor driftstart blev udsat en måned, har udrulningerne holdt tidsplanen.

”Meldingen fra datterselskaberne har været, at implementeringen krævede mere tid og flere ressourcer, end de regnede med. Til gengæld er alle imponerede over, at forretningsprocesserne virker fra første time.”

“Selve idriftsættelsen går langt nemmere end forventet, og det totale projekt timeforbrug er minimeret, fordi vi har valgt at bruge meget energi og tilstrækkelige projektressourcer før ”Go live”, lyder det fra Lene Jensen.

Nu kan vi udvikle os

Når udrulningen er slut i 2008, vil der være cirka 900 Dynamics AX brugere på løsningen, hvoraf 78 % allerede arbejder på systemet i dag.

”One LINAK – One System” er et vigtigt projekt for koncernen – og for forretningen. Selv om teknologiskiftet ikke er sket ud fra købmandskalkuler, forventer IT-chefen, at der i fremtiden kan høstes ikke bare arbejdsmæssige, men også økonomiske gevinster.

”Vi får en langt mere effektiv håndtering af data. Dynamics AX sparer tid og eliminerer fejlindtastning. Nu kan vi konsolidere og udtrække rapporter uden at forstyrre datterselskaberne. Og vi undgår også fejl på grund af misforståelser, fordi vi taler i samme termer.”

“Desuden har vi fået en stor gevinst fra det nye system, blandt andet via optimering af intern handel i LINAK koncernen samt en generel optimering af vore forretningsprocesser. Nu hvor vi realiserer visionen “One LINAK – One System”, kan vi løfte os og udvikle os sammen”, siger Lene Jensen.

Fakta om LINAK
LINAK leverer innovative aktuatorløsninger, der forbedrer menneskers livskvalitet og arbejdsmiljø. Med mere end 25 datterselskaber, fire fabrikker og 1600 medarbejdere, er LINAK verdens førende leverandør af elektriske aktuatorsystemer.