Vink: Nu sidder eksperterne jo næsten ovenpå serveren
Den hollandske plast-koncern Vink Group har outsourcet deres ERP, så driften nu er lagt i hænderne på Columbus IT og TDC Hosting. Det betyder, at Vinks egne IT-folk i stedet for at sørge for driften nu kan bruge deres ressourcer på at understøtte og udvikle forretningen.
”Mens vi selv driftede systemet, havde vi mange planlagte og uplanlagte nedbrud. Det betød utilfredse brugere og masser af spildtid, mens vi ventede på at få assistance udefra. Nu da serveren står hos TDC Hosting, har vi allerede
oplevet en væsentlig bedre driftsstabilitet, tæt på 100% – og skulle det endelig ske, ja så sidder eksperterne jo nærmest ovenpå maskinerne”, siger Bo Florin.
Dynamics AX til alle
Da han tiltrådte som Group IT Manager hos Vink tilbage i 2001, tog han som noget af det første fat på at lægge en IT-strategi med det mål at konsolidere en ellers ganske kompleks struktur til en international løsning på én platform. Hidtil havde IT været en decentral aktivitet i Vink Gruppen, hvor selskaberne i de 14 lande selv kunne vælge løsninger. Da Bo Florin havde fået overblik over de mange lokale løsninger, valgte han at satse på Microsoft Dynamics AX (tidligere Axapta) som den fælles løsning. Beslutningen blev fremmet af, at de fire nordiske lande allerede kørte på en fælles Dynamics AX.
ERP-drift ud af huset
Næste step var at overbevise ledelsen om, at løsningen skulle outsources. Ikke nogen let øvelse, da selskabet i Holland, hvor Vink har hovedsæde, havde smertelige erfaringer med økonomien i at outsource deres JD Edwards-løsning.
”Den nordiske Dynamics AX-løsning blev driftet fra vores afdeling i Randers, men det stod hurtigt klart, at vi ikke selv magtede at drifte en endnu større løsning”, bemærker Bo Florin. ”Bare sådan noget som forskellige arbejdstider i de enkelte lande viste sig at være et problem. Det dur jo ikke, at en tysk medarbejder ikke kan få support tidlig om morgenen eller sent om aftenen, fordi vores interne support har kontortid kl. 8-16. Simple serviceaktiviteter skete ofte i frokostpausen for at forstyrre færrest mulige, men det holder jo heller ikke i en international koncern. Resultatet var, at vi fik mere og mere utilfredse brugere. Samtidig indså vi, at når alle skulle over på Dynamics AX, ville det kræve en fleksibilitet og skalérbarhed af platformen, som vi ikke selv kunne håndtere.”
Koncernledelsen gik med til at undersøge markedet for outsourcing igen, og Bo Florin begyndte at søge leverandører, der kunne dokumentere positive driftsløsninger på Dynamics AX-platformen. Det førte til en driftsaftale med TDC Hosting og Columbus IT, hvorefter Dynamics AX i et jævnt forløb skulle udrulles fra de daværende ca. 200 brugere til 650 brugere inden udgangen af 2006.
Problemerne udeblev
Implementeringen gik i gang i januar 2005, og allerede omkring 1. april gik de fem første selskaber live. Bo Florin forklarer det smidige forløb med, at TDC Hosting og Columbus IT i denne sammenhæng optræder som én leverandør og er fuldt involverede.
Alle har siddet om samme bord og haft et fælles mål. Desuden er det vigtigt, at leverandørerne har deres ydelse som strategisk indsatsområde, så de kan bidrage til udviklingen. Her mener Bo Florin, at TDC Hosting og Columbus IT sammen har nogle betydelige fordele i forhold til konkurrenterne.
”Qua vores tidligere implementeringer ventede vi store problemer, når vi gik live med drift hos en ekstern leverandør. Men her var hul igennem til alle fem selskaber fra Dag 1. Det skyldes, at alle parter var parate, og alt blev håndteret meget professionelt”, siger han.
Frigør energi
Erfaringerne fra de første syv måneder er positive. Vinks egne IT-folk har fået frigjort energi og fokuserer nu langt mere på forretningsorienterede ting. Det har samtidig mere end genskabt den interne tillid, som gik tabt, da driften blev håndteret internt.
For Bo Florin betyder det meget, at han nu har fået et forum, hvor han får professionel sparring om Dynamics AX, der er den vigtigste platform i Vink. Efter fire års samarbejde om Dynamics AX kender Columbus IT forretningen godt og kan udvikle de løsninger, som organisationen efterspørger.
De positive erfaringer med ekstern drift har fået ledelsen til at fremme projektet. Ekstern drift har vist sig som den rigtige og den sikre løsning for Vink. Og ifølge Bo Florin stopper det ikke med ERP-løsningen.
”I europæisk målestok er Vink en ret lille virksomhed, som vil have svært ved at være attraktive for de ypperste kompetencer. Mit udgangspunkt er, at du bør drifte alt eksternt, hvis du ikke selv har spidskompetencerne. Jeg kan ikke se opgaver, der bør ligge internt.”
Fakta om Vink Gruppen
Vink Gruppen er Europas førende leverandør af plast til industri-, byggeri- og reklameformål. Sortimentet består af plasthalvfabrikata som rundstænger, emnerør, plader, folier, profiler, ventilationskomponenter samt plastrørsystemer. Vink i Danmark har en omsætning på 223 mio. kr. og beskæftiger 111 medarbejdere. Vink Gruppen er gennem årene vokset til en koncern med en omsætning på 259 mio. euro og ca. 1.000 medarbejdere fordelt på selskaber i 14 europæiske lande. Gruppen er en del af den børsnoterede hollandske Kendrion koncern.
