BoConcept: IT er nøglen i nyt BoConcept

Efter iværksætterfasen og en periode som international møbelproducent er BoConcept® nu gået ind i sin tredje fase, hvor det handler om at positionere sit brand globalt. Der produceres stadig modulære designmøbler på fabrikkerne i Ølgod, Hornslet, Herning og i Kina, men på hovedkontoret i Danmark er hovedopgaven for medarbejdere blandt andet at sørge for en velfungerende logistik mellem BoConcepts butikker, fabrikker og leverandører.

”Allerede når kunden står i vores butik i Tokyo, New York eller Paris og bestiller et sæt møbler, giver ekspedienten ham en dato for, hvornår han kan få møblerne leveret. Vi er ikke lagerførende i den enkelte butik – blandt andet fordi vores butikker ligger centralt i storbyerne uden mulighed for lagerplads. Vi arbejder med centrale distributionscentre og i Danmark er udfordringen således at få logistik, distribution og i nogle tilfælde også produktion til at gå op i en højere enhed. Noget skal måske produceres i Ølgod, andet i Kina, men det er os i Danmark, der skal sørge for, at ekspedienten med det samme kan give kunden et præcist tidspunkt for levering. Det er også os i Danmark, der skal sikre, at det hele er fremme i Tokyo til den lovede tid”, siger Joan Bjørnholdt, Retail Process Manager i BoConcept®.

Opbygger egen it-funktion

It spiller en central rolle for denne logistik. Så central at BoConcept® har valgt at opbygge sin egne it-kompentencer i it-afdelingen med Stig Salskov Iversen som chef. Parallelt med dette blev afdelingen Retail Operations, som har det forretningsmæssige ansvar for at udvikle og implementere løsningen, bygget op.

”Vi ser it som en væsentlig konkurrenceparameter og en nødvendig forudsætning for at være en troværdig og konkurrencedygtig leverandør”, siger han. ”Før var it ikke et fokusområde, men da vi skiftede strategi og mere blev en logistisk end en producerende virksomhed, skrottede vi den gamle Navision-løsning ude i butikkerne og investerede i Microsoft Dynamics AX i 2001.”

Nemt at være sælger

Valget faldt på Dynamics AX på grund af teknologien og muligheden for at have flere lande i samme løsning. Det talte også til Dynamics AXs fordel, at den var prøvet hos en anden virksomhed i samme branche, nemlig Inbodan, der står bag Idé Møbler. Joan Bjørnholdt var som økonomi- og it-chef med til at udvikle og implementere Dynamics AX -løsningen i Inbodan.

”BoConcept® er gået fra at være producent til at være en mere retail-orienteret virksomhed. Nu tænker vi ud fra butikkernes synsvinkel. Vi skal overholde de tidsrammer, som sælgeren har lovet kunden. Derfor har vi købt en ERP-løsning i stedet for en POS. Og ved at vælge en Retail-løsning til ordreproducerende virksomheder kan vi få sælgeren til at føle, at det er nemt at taste en salgsordre ind og få det bagvedliggende til at fungere”, siger Joan Bjørnholdt.

Retail løsningen fra Columbus IT styrer informationsflowet gennem hele kæden. Den opdateres dagligt med vareinformation, leveringstider m.v., så de ude i butikkerne hele tiden har de aktuelle oplysninger For nylig er løsningen blevet udbygget med ”Warehouse on the Water”, så for eksempel en ekspedient i Tokyo kan se, hvad der er på vej med skib til Japan..

Lokal kompetence

Indtil nu er 85 ud af de cirka 150 BoConcept®-butikker koblet på systemet. Og da koncernen har en aggressiv vækststrategi betyder det også meget, at ERP-løsningen hurtigt kan rulles ud. På en måned kan fire-fem butikker sluttes til. Udfordringen er så at få folk uddannet i samme tempo.

Retail Operations kommer ud, når Dynamics AX rulles ud i et nyt land og opbygger viden lokalt, så de bliver så selvkørende som muligt. Blandt andet af hensyn til sproget er det vigtigt at have lokale kompetencer og superbrugere.

”Det er lokalt, at ting løses bedst”, påpeger Joan Bjørnholdt. ”Retail Operations står for set-up og udbredelse af Best Practise ude i organisationen. Men det er også afgørende, at vi centralt har vi en stærk Dynamics AX-kompetence. Uanset hvilken tid på døgnet er der ude i verden BoConcept®-butikker, som er åbne. Derfor har vi opbygget egen it-organisation, som i krisesituationer er tilgængelig 24 timer i døgnet.”

Samarbejdet med systemleverandøren Columbus IT fungerer på den måde, at BoConcept® i dag selv besidder den viden, der er nødvendig for den daglige drift, mens Columbus IT kommer på banen, når der er behov for deres kernekompetencer. Det har der blandt andet været i forbindelse med den Columbus Galaxy-løsning, der integrerer data mellem Retail løsningen og den del af produktionen, der ikke kører på Dynamics AX.

Joan Bjørnholdt og Stig Salskov Iversen ser samtidig Columbus IT som et godt leverandørvalg, når man kører internationalt. Således forventer de at drage stor nytte af Columbus IT’s erfaring, når Retail løsningen skal implementeres i butikkerne i ”nye” lande.

Nemt at arbejde med

It-folkene hos BoConcept® er glade for at arbejde med Dynamics AX 3.0, og ude i butikkerne er det også gået smidigt med at bruge løsningen. Stig Salskov Iversen er dog spændt på, om løsningen formår at følge med i det vækst-tempo, som Bo-Concept® har planer om: ”Vi er tæt på 1.000 brugere nu og har tænkt os at vækste langt ud over det. Derfor vil jeg virkelig se frem til, at Microsoft med næste version bevæger sig opad i ERP-markedet.”

”Skulle vi vælge løsning nu, ville vi nok vælge Dynamics AX igen, selv om det halter på skalering”, tilføjer Joan Bjørnholdt. ”Til gengæld er det nemt at arbejde med. Vores brugere er en broget skare af kassefolk, back-office og lagerfolk. Vores udgangspunkt er, at systemet skal være så nemt, at folk efter to timer skal kunne lave et retail-salg – og det holder. Derfor har Retail løsningen fra Columbus IT og Dynamics AX været et godt valg for os.”

Dynamics AX er i dag implementeret i England, Tyskland, Danmark, Sverige, USA, Japan, Frankrig og Spanien. De næste lande til at implementere er Holland, Polen, Luxemburg og New Zealand.

Fakta om BoConcept®
BoConcept® er en danskejet, global franchisekæde med den vision at blive det førende brand inden for boligindretning. Målgruppen er bevidste forbrugere i metropoler. Fra at være en udpræget møbelproducent er fokus i dag ændret til at være konceptholder og international distributør, men stadig med egen produktion suppleret med eksterne leverandører.

Franchisekæden BoConcept® omfatter i dag ca. 150 butikker på en række hovedmarkeder verden over: USA, Frankrig, Japan, Tyskland, Spanien og Danmark. Det er målet, at antallet af BoConcept-butikker i 2009 ligger omkring 300. I Danmark er der planer om at supplere de nuværende fem butikker med seks i år og syv næste år.

I det seneste regnskabsår var omsætningen 796 mio. kr.

Koncernens hovedkvarter ligger i Herning, mens den største produktionsenhed og hovedlageret ligger i Ølgod.