JS World Media: Dynamics AX støtter strategi om international vækst

”Det kan godt være, at vi kun udnytter 10 procent af potentialet i vores Dynamics AX-løsning, nemlig økonomidelen. Det var vi klar over, da vi valgte AX. Men de 10 procent, vi bruger, er til gengæld ekstremt vigtige for vores virksomhed. Og AX er skabt til at kunne udrulles i mange lande. Hvis vi kun var i Danmark, kunne vi sagtens have klaret os med et langt mindre system. Men vi er i syv lande – og vi skal ud i endnu flere. Derfor ønsker vi en forretningsløsning, der understøtter vores vækststrategi”, siger Peter V. Ekstrøm.

Han er CFO i JS World Media, en salgsvirksomhed inden for kommunikation, som allerede er til stede i syv vesteuropæiske lande og med ambition om at etablere sig på endnu flere markeder, også oversøiske. I 2012-13 er planen at åbne en lille håndfuld kontorer i Europa. I den strategi passer AX perfekt ind. Løsningen er hurtig at rulle ud i et nyt land, konsolidering sker problemfrit, og beslutningsgrundlaget bliver mere kvalificeret, når tallene umiddelbart kan sammenholdes på tværs af grænser.

AX sparer mandetimer for os

”AX har egentligt ikke tilført os noget, vi ikke kunne før. Det er bare blevet meget nemmere, og dermed sparer vi mange mandetimer”, fastslår Peter V. Ekstrøm. ”For os er det helt fantastiske ved AX, at mange landespecifikke ting, fx i forhold til national lovgivning, ligger i standard funktionaliteterne. Vi skal altså ikke ud og tilpasse lokalt. For vores type virksomhed, hvor vi kun har få administrative ressourcer på vores salgskontorer, er det væsentligt at få et system, der er nemt at håndtere, og hvor vi kan trække de rapporter ud, som der er brug for lokalt.”

Nemt at åbne regnskab i nyt land

Ifølge økonomidirektøren er hastighed essentielt for en virksomhed som JS World Media. Både i det daglige arbejde og i vækststrategien. Når der er truffet beslutning om at åbne et nyt kontor, skal det gerne være oppe at køre på en basisforretning med 20-25 medarbejdere inden for 12-18 måneder.

”Nu står vi med et økonomisystem, hvor det næsten bare er plug-and-play, når vi vil åbne et regnskab i et nyt land. Den enkelthed er meget afgørende for os. Vi kom fra en ældre version af Concorde XAL og søgte et fleksibelt system på Microsoft-platform, så vores datterselskaber har mulighed for at trække på Columbus' lokale tilstedeværelse og få service, uanset hvor vi er”, bemærker Peter V. Ekstrøm og fortsætter:

”AX er ideelt, fordi du kan få løsningen på det lokale sprog. Vi kan i vores organisation ikke forvente, at alle taler engelsk og kan arbejde i et 100 procent engelsksproget system. Derfor var muligheden for flere sproglag afgørende for os. Og når AX også er meget skalerbar, betyder det, at vi kan køre en central version med forskellige sproglag og landeregnskaber.”

Meget tilfredse brugere

Det talte også på plussiden, at AX er relativ nem at integrere med andre systemer. JS World Media er i høj grad bundet op på en egenudviklet løsning til at styre den telemarketing, som er fundamentet for forretningen. Der skal ringes til mange beslutningstagere hver dag – og de er kun tilgængelige inden for nogle ganske få timer. Virksomheden vurderede, at intet CMS-system matcher dette behov for momentum og hastighed optimalt, og har derfor udviklet sit eget. Det er implementeret i Danmark og rulles ud i hele koncernen i 2012, knyttet op til AX.

Peter V. Ekstrøm: ”Vi lever ikke af vores it-systemer, men af vores medarbejdere. Vi arbejder meget konceptuelt, altså næsten ens i alle lande. Vores it skal understøtte arbejdsrutiner og workflow, og det har også vægtet meget i valget af AX – at det skulle være intuitivt for brugerne. Måden AX er bygget op på, minder meget om den måde, Microsofts øvrige produkter er lavet på. Menuer osv. er meget intuitive, så det er rimeligt simpelt at gå til, hvis du er vant til at arbejde i fx i Word og Excel. ”

Columbus leverede og uddannede

AX er rullet ud i første halvdel af 2011, og tilbagemeldingerne fra brugerne er meget positive. Nogle interne arbejdsgange har måttet ændres. Til gengæld er det yderst begrænset, hvad der er tilpasset i programmet. Standard funktionaliteterne er anvendt mest muligt – også for at gøre det lettere at opgradere. Det er en AX 2009, men et skift til AX 2012 er planlagt.

AX-løsningen er leveret af Columbus, som er en mangeårig samarbejdspartner for JS World Media. Columbus har også stået for uddannelsen. Først på et kursus over tre dage og efterfølgende, efter nogle måneders drift, mødtes de 15 AX-brugere og to konsulenter fra Columbus til dialog over en hel dag, uden nogen dagsorden.

Sparringspartner med indsigt

”Den måde kan jeg varmt anbefale”, siger Peter V. Ekstrøm. ”Det var en meget udbytterig dag, hvor brugerne kunne spørge ind til forskellige ting fra deres dagligdag med systemet. Og det giver dem også lejlighed til at udveksle guldkorn med hinanden, så for os som virksomhed er det også meget værdifuldt at samle brugerne en eller to gange om året.”

JS World Media har i valget af Columbus som leverandør lagt vægt på det gensidige kendskab. Det har givet konsulenterne en værdifuld forståelse af forretningen.

”De har en forståelse, der rækker videre end AX. De ved, hvordan vi har brug for, at AX spiller sammen med vores eget system. Vi anser Columbus og deres konsulentteam for gode sparringspartnere. Vi har tillid til hinanden, og de ved, hvad vi taler om, så vi har altid en udbytterig dialog”, konstaterer Peter V. Ekstrøm.

Fakta om JS World Media
En international mediekoncern, der primært producerer annoncefinansierede brochurer for kunderne, ca. 11 mio. eksemplarer om året. Ni kontorer i syv lande: Danmark, Sverige, Norge, Tyskland (3 kontorer), Spanien, Finland og Holland. Moderselskabet ligger i Risskov. Ca. 420 medarbejdere. Stiftet i 1993 som JS Gruppen. Fortsat 100 % ejet af stifteren, Jens Stausholm. I 2010 en faktureret omsætning på godt 240 mio. kr.