Scanbox Entertainment:Hver mand sin hjemmeside
”Mit overordnede mål med IT er at skubbe informationen ud dér, hvor den skal bruges. Det vil sige på internettet. Vi vil gerne effektivisere de interne processer, så vores medarbejdere ikke skal bruge tid og penge på at søge information. På den måde kan vi forhåbentligt også bruge denne løsning til at styrke bundlinjen i kraft af færre omkostninger og højere indtjening.”
Sådan beskriver IT-chef Stephen Lowe det behov, som internet-løsningen Dynamicweb dækker hos Scanbox. Internettet får større og større betydning for virksomheden, der er Skandinaviens største distributør af video- og DVD-film. Det er en del af firmaets strategi at automatisere mest muligt – inklusive dataudveksling med kunder og leverandører.
En portal til store kunder (Blockbuster, F Group, COOP m.fl.) er under overvejelse, men lige nu er det de interne processer, der er i fokus. Her fandt Stephen Lowe præcis, hvad han havde brug for, da Columbus IT viste ham en demo af Dynamicweb. Egentligt var det hans plan, at Scanbox’ egne programmører skulle bygge intranet og portal op, men Dynamicweb fik ham på andre tanker. Det modulopbyggede system var let at gå til. Af de tre systemer, som Scanbox kiggede på, skilte Dynamicweb sig ud som klart det bedste, fordi det var nemt at sætte op, ligesom Scanbox selv kunne vedligeholde og udvikle det.
Et spørgsmål om timing
Internetsiden gik i luften ultimo august 2005, og systemet har indfriet alle ITchefens forventninger. Næste skridt bliver at opbygge en intern portal. Stephen Lowe og hans IT-hold er klar til at tage skridtet, men holder alligevel lidt igen.
”Når du implementerer nye løsninger, er udfordringen altid at få timet det rigtigt. Hvornår skal vi præsentere det? Hvad kan folk kapere? Forandringer er altid godt for en organisation, men tempoet kan også blive for højt”, mener Stephen Lowe.
Det samme gør sig i øvrigt gældende over for de eksterne samarbejdspartnere, hvor Scanbox ifølge IT-chefen faktisk kan mere, end kunder og leverandører efterspørger – fx på Supply Chain Management. Processer, som i dag er halvautomatiske, kunne være fuldautomatiske, hvis man tog tyrene ved hornene. Men igen er det et spørgsmål om forandringstempo.
Effektivt arbejde
Et af målene med Dynamicweb handler også om tempo – nemlig arbejdstempo. Stephen Lowe ser web som et middel til at effektivisere arbejdstiden ved at skubbe de rette informationer ud til de rette personer på det rette tidspunkt – og det gør Dynamicweb. Samtidig gør det tingene mere overskueligt, at hele it-delen af forretningen – Windows, Axapta 2.5, Exchange og Office 2000 – så at sige ligger i én stor kasse: én database og ét system. Dynamic-web er bygget på Windows-platformen, så integrationen med Word, Excel, Powerpoint, Axapta og det grafiske tillægsprogram Hyperion fungerer upåklageligt.
Intranet giver forståelse
Scanbox har ca. 140 IT-brugere i Skandinavien – og hver har sin egen hjemmeside på intranettet.
”Vi har i høj grad personaliseret løsningen, ellers synes jeg, at ideen går fløjten. Det handler jo om at få informationerne ud til rette vedkommende. Der er ingen grund til at overdænge folk med uvedkommende information, men vi skal finde en balance, så de samtidig får en bevidsthed om, hvad der sker i de andre afdelinger. Desuden vil vi gerne synliggøre medarbejdernes egen betydning i kæden og på den måde øge deres forretningsforståelse”, bemærker Stephen Lowe.
Skal selv skubbe det videre
Scanbox har haft Columbus IT som leverandør i årevis – lige fra tiden med Concorde. Også da Dynamicweb skulle implementeres, kørte samarbejdet helt uden problemer. ”Alt er kørt helt, som det skulle. Columbus IT er en topprofessionel virksomhed, der ved, hvad det handler om”, lyder Stephen Lowes vurdering.
Tekniske problemer eller fejl har der ikke været, men det betyder ikke, at implementeringen har været uden udfordringer på den interne front. Det har været et spørgsmål om ressourcer. Set fra IT-chefens stol har det været nemt nok at definere målet, og hvordan det skulle nås, men kunsten har været at skaffe de folk, der skal skubbe vognen videre, nu da Scanbox selv vil holde systemet ved lige og bygge videre på det.
”Vi har lige fra indkøbsfasen vidst, at Dynamicweb passede fint ind i vores hverdag. Der er ingen problemer i at bruge det. Nu skal vores eget web-team sørge for, at informationsflowet fra organisationen er til stede, og at det bliver tilgængeligt for de relevante medarbejdere”, oplyser Stephen Lowe.
Fakta om Scanbox Entertainment
Scanbox er grundlagt i 1980 og er i dag Norden ældste videofilmdistributør. Gennem årene har virksomheden opkøbt tilsvarende firmaer i alle fire nordiske lande, og Scanbox er i dag regionens største aktør med en omsætning omkring 400 mio. kr. Firmaet har hovedkontor i Viborg og har ca. 80-85 medarbejdere i Danmark.
