Tilbage til kunder

Lagkagehuset - Succes med automatiseret fakturabehandling

Lagkagehuset

Tidligere kostede en delvis manuel fakturabehandling megen spildt arbejdstid i regnskabsafdelingen og ude på lokationerne. Med Invoice Workflow er alle processer, som kan automatiseres, nu automatiseret, og alle de sparede klik bliver hurtigt til mange sparede arbejdstimer.

Udfordringen

Lagkagehuset håndterer al kontering og bogføring centralt, mens godkendelse af fakturaer sker ude i butikkerne og bagerierne.

Kæden anvendte tidligere en fakturascanningssoftware, som fungerede, men ikke var i stand til at matche indkøbsordre- og fakturalinjer og dermed ikke kunne godkende fakturaer automatisk. Bogføringskonti skulle vælges manuelt for hver eneste faktura, ligesom der også manuelt skulle sættes godkender på.

Årligt håndterer Lagkagehuset ca. 30.000 fakturaer, og den delvis manuelle håndtering kostede megen spildt arbejdstid i regnskabsafdelingen og ude i butikkerne/bagerierne hver dag året rundt.

Løsningen

I forbindelse med et skift til Microsoft Dynamics AX 2012 ønskede Lagkagehuset at koble ReadSoft fakturascanning på og hermed få mulighed for at matche indkøbsordrer og fakturaer helt ned på linjeniveau.

ReadSoft anbefalede Invoice Workflow-løsningen, som er 100% integreret i Dynamics AX. Og efter en online-demonstration og et referencebesøg hos en anden bruger var Lagkagehuset ikke i tvivl.

Implementeringen blev klaret på kun to dage, og arbejdet med at behandle fakturaerne fungerer nu meget effektivt:

 

  • Når en faktura kommer ind i systemet via ReadSoft, sætter kreditorbogholderen konteringen op og vælger, hvilken butik/bageri, der skal modtage den.
  • Kommer en faktura fra en fast leverandør, forsyner systemet automatisk fakturaen med konto, og godkenderen bliver automatisk sat på, når butik/bageri er valgt.
  • Fakturaer, som matcher indkøbsordren, godkendes automatisk, og skal ikke længere sendes til godkendelse i butikkerne.
  • Matcher faktura og indkøbsordre ikke, sender kreditorbogholderen fakturaen til godkendelse ude i butikken med et enkelt klik på en knap i Dynamics AX.
  • I det øjeblik godkenderen godkender fakturaen, bogføres den samtidig automatisk og er således færdigbehandlet.

Resultatet

Økonomidirektør Søren Israelsen forklarer, hvordan Invoice Workflow giver Lagkagehuset store besparelser både på kort sigt og fremadrettet:

”For det første er effektivitetsgevinsten meget stor, fordi systemet er så intuitivt og let at arbejde i.

Dernæst skal butikker og bagerier fremover udelukkende bruge tid på at tjekke, at de får de varer, de har bestilt. Ikke på at godkende fakturaer, der allerede stemmer med ordrerne. Det sparer en hel arbejdsgang. Det store kvantespring skabes med de automatiske fakturamatchninger.

Endelig kan vi som vækstvirksomhed nu indfri vores fremtidsplaner om at vokse med mange flere butikker uden samtidig at skulle ansætte flere medarbejdere i finansfunktionen. Invoice Workflow er et system, vi kan vokse i.”

Han fortsætter: ”Invoice Workflow er så intuitivt, at vi faktisk ikke behøvede nogen introduktion til systemet. Alle processer, som kan automatiseres, er automatiseret, og alle de sparede klik bliver hurtigt til mange sparede arbejdstimer. Invoice Workflow er simpelt, gennemtestet og godt.”

www.lagkagehuset.dk

Kategorier Microsoft Dynamics AX, Detail, Invoice Workflow