Tilbage til kunder

Elektronisk faktura - Læs om hvordan Magasin sparer DKK 1,5 mio. hvert år

Kunder

Blot ved at skifte fra papirbaseret til elektronisk faktura sparer Magasin årligt ca. 1,5 mio. kroner, mens de reducerer det interne tidsforbrug med 40%.

"Jeg har aldrig været med til at indføre et IT-system, som så mange har været glade for. Det er overskueligt og effektivt.", udtaler Søren Andersen, IT Manager i Magasin

Udfordringen

Magasin godkender mere end 1 million fakturaer om året. Opgaven med at registrere fakturaer og få dem godkendt i så store mængder var utroligt tidskrævende og krævede mange ressourcer. Behandlingstiden var ofte længere end 14 dage, eftersom de involverede personer skulle distribuere fakturaer i organisationen manuelt.

Blot det at finde fakturaerne i organisationen og få dem godkendt, før de forfaldt, var ofte problematisk, og en stor del af tiden blev brugt på at anmode om godkendelse af fakturaer.

Løsningen

I dag scannes og registreres alle fakturaer automatisk i Microsoft Dynamics AX.

De medarbejdere, der er ansvarlige for godkendelsen af fakturaer, modtager en elektronisk meddelelse og kan se fakturaerne på deres egne skærme. Efter den elektroniske godkendelse sendes fakturaerne videre til betaling eller supplerende godkendelse.

Økonomiafdelingen har et udførligt overblik over, hvilke fakturaer der afventer godkendelse, og hvis det er nødvendigt, kan de sende automatiske e-mail-påmindelser ud, inden fakturaerne forfalder.

I dag bliver mange fakturaer godkendt samme dag i stedet for den tidligere ekspeditionstid på 14 dage.

Dette viser en betydelig forbedring af processerne i forbindelse med fakturaregistrering og -godkendelse. Det har frigjort mange ressourcer, så flere medarbejdere i økonomiafdelingen kan koncentrere sig om andre og indtægtsskabende aktiviteter.

 

Resultatet

En 40% reduktion af anvendt tid og ressourcer svarer til en besparelse på 1,5 millioner kroner årligt og indikerer en investering med et ekstremt hurtigt investeringsafkast (ROI).

Kun en enkelt medarbejder håndterer fakturaerne manuelt. Resten af processen foregår elektronisk, herunder godkendelse, input af kontooplysninger og automatisk regnskabsføring. Det vigtigste er, at økonomiafdelingen har overblik og kontrol over processen.

Kategorier Microsoft Dynamics AX, Detail, Invoice Workflow