Tilbage til blog

Bestiller du ERP-system med lukkede øjne?

17 maj, 2017
Jacob Hjelmer Nielsen

Enterprise Solution Architecture

ERP
17. maj, 2017

De færreste ville købe en ny stol uden at have en temmelig klar fornemmelse for, om den skulle stå i stuen, på kontoret eller ved spisebordet. Men det er er reelt sådan, mange virksomheder agerer, når de bestiller nyt ERP-system. Også selv om det er en investering, der ofte løber op i millioner af kroner og mange tusinde arbejdstimer over en flerårig periode.

I skræmmende mange tilfælde lader man nemlig købet diktere af, at det gamle ERP-system er ved at nå slutningen af sin levetid, hvorfor man skynder sig at bestille et nyt – og gerne ”noget af det samme” – i en fart.

 

Det indebærer imidlertid en lang række risici. Både for at gentage eksisterende fejl og uhensigtsmæssigheder samt for at ende med et system, der både koster en masse tid og penge, men som ikke gør virksomheden nævneværdigt mere konkurrencedygtig, end den var i forvejen.

 

I stedet burde man træde et skridt tilbage og udarbejde en business case, der beskriver overordnet formål, ønsket funktionalitet og forventet afkast ved det kommende system som for eksempel:

 

  • 10 procent øget produktivitet gennem automatisering af kerneprocesser
  • 15 procent mindsket lagerbinding og optimeret supply chain med Demand forecasting via machine learning
  • Højere kundetilfredshed og 30 procent øget salg gennem implementering af en selvbetjeningsportal

 

..for blot at nævne tre tilfældige mål, man kan nå med en moderne ERP-løsning.

 

Isoleret set er de tre nævnte muligheder (og gevinster) naturligvis ikke relevante for alle virksomheder. Men de er eksempler på mulige mål at styre efter i valg, prioritering og implementering.

 

Alle moderne ERP-platforme rummer – selv uden tillægsmoduler – en lang række funktionaliter, man kan vælge til eller fra. Men alle tilvalg kræver tid og mandskabsressourcer, hvorfor det er nødvendigt at prioritere. Et grundigt forarbejde gør det muligt at fokusere benhårdt på de funktioner og elementer, der falder indenfor rammerne af den beskrevne business case og fravælge de, der ikke gør.

 

Det kræver tid og forarbejde at udarbejde en god business case, ligesom det rimeligvis også er en opgave, man kan udføre i samarbejde med sin ERP-partner. Afkastet er til gengæld betydeligt. Dels bliver projektet nemmere at overskue, når der er et godt fundament at bygge på. Dels vil det endelige resultat i langt højere grad modsvare virksomhedens reelle behov og fremtidsplaner end hvis man blot bestiller en nyere version af det, man allerede har i drift.

 

Inviterer man yderligere ERP-partneren indenfor i arbejdet med at formulere den pågældende business case, kan man drage fordel af partnerens viden om eksisterende funktionaliteter i den pågældende platform. Ligeledes vil partneren vide, hvilke færdigbyggede plug-ins, moduler og branchespecifikke løsninger, der findes til platformen. Det gør det muligt at holde løsningen så ren og standardbaseret som muligt.

 

Sidstnævnte – og nødvendigheden af en velbeskrevet business case i helhed – har næppe nogensinde været mere udtalt end netop i disse år, hvor ERP-markedet i stor hast rykker mod skyen.

 

Den nye Microsoft Dynamics 365 bliver sandsynligvis det sidste ERP-projekt, virksomhederne nogensinde behøver at gennemgå, fordi alle efterfølgende versioner blot bliver trinvise opgraderinger, der kan implementeres overvejende smertefrit og gnidningsløst. Kun fremtiden vil vise, om det er en realistisk vision – men helt sikkert er det, at systemernes levetid øges med stor hast. Derfor er det mere vigtigt end nogensinde før at sikre, at virksomhedens næste ERP-løsning har så stor iboende fleksibilitet, at den også er relevant om fem eller ti år.

 

Ligeledes er udarbejdelsen af en business case en oplagt lejlighed til at overveje, hvilke konsekvenser det kommende ERP-system får for virksomheden.

 

Skal der f.eks. skæres eller omdefineres stillinger? Får man behov for at rekruttere nye kompetencer? Er der også fremadrettet brug for lige så megen lagerplads, som man har i dag?

 

Nogle konsekvenser regnes som ”positive” – f.eks. i form af styrket økonomi og konkurrencedygtighed. Andre er måske ikke noget, man taler helt så højt om, som f.eks. hvis medarbejdere bliver gjort overflødige af øget automatisering. Men konsekvenserne vil blive synlige før eller siden og kan lige så godt tages med i overvejelserne fra dag ét, fuldstændig ligesom de ønskede gevinster. Og det kræver en plan.

 

Kategorier Corporate

Om forfatteren