BackToNewsletters

5 måder at forbedre din budgetproces på

30 august, 2017

Økonomifunktionen ved, hvor vigtigt samarbejde er for en god budgetproces. De bedste budgetter er lavet ved at samle al data på tværs af afdelinger, filialer og kontorer rundt om i landet eller verden.

Men når det kommer til at forberede budgetter eller forecasts, bliver økonomifunktionens ønske om indsigt og data fra andre dele af virksomheden ofte mødt med tøven, forsinkelser eller stilhed.

Her er en gennemgang af de fem primære årsager, der spænder ben for samarbejdet i planlægningsprocessen – og fem løsninger.

 

Årsag #1: En videnskløft

Mængden af data vokser hver dag, og det bliver sværere for økonomifunktionen at samle, gennemgå og forstå virksomhedens datagrundlag. Eksempelvis giver lanceringen af et nyt produkt, nye medarbejdere, afdelinger, love eller processer sin egen ophobning af finansiel og ikke-finansiel data.

 

Denne tsunami af data gør det sværere for samtlige medarbejdere fra alle hjørner af organisationen at vide, hvilken information, der skal tilbydes gennem processer for budgettering, forecasting og planlægning.

 

Løsningen:
Finansiel data er hjertet i enhver succesfuld organisation, og ledelsen bør dedikere ressourcer til at hjælpe økonomifunktionen med at tøjle den voksende mængde data. Det betyder, at man skal være sikker på, at der er værktøjer og træning til rådighed, som let lader økonomifunktionen samle data og udvikle handlingsorienterede forslag.

Læs mere om Prophix, der automatiserer økonomifunktionens processer som budgettering, rapportering, planning, forecasting, analyser, konsolidering mv.


Årsag #2: En proceskløft

I en ambitiøs virksomhed i vækst stiller afdelingsledere spørgsmål som, hvornår deres data skal deles - hvordan? Hvordan holder man dataen fortrolig?

 

Det er helt naturligt, at alle involverede parter gerne vil vide, hvordan de skal dele finansiel og ikke-finansiel viden. Hvis denne proces er uklar eller uhåndterlig, sløver det samarbejdet.

 

Løsningen:
CFO’s og økonomichefer bliver nødt til at se udenfor deres virksomhed og spare med kolleger fra lignende industrier for at finde måder, de kan forbedre arbejdsmetoder og dataautomation.

Ved at introducere og mestre sådanne initiativer skaber økonomifunktionen tillid til kommende samarbejde og budgetprocesser. 

 

Vil du høre vores forslag til, hvordan du får en hurtigere budgetproces? Deltag på vores gratis webinar.

 

Årsag #3: En kulturkløft

At stå til ansvar for et sæt tal er altid lidt skræmmende – uanset hvor mange anstrengelser og tid man bruger på at genere dem. Hvad nu, hvis tallene er ufuldstændige eller unøjagtige?

 

Verden ændrer sig så hurtigt, at det er uundgåeligt, at nogle af tallene kun er relevante og opdaterede i en kort periode. Derfor kan afdelingsledere være tilbageholdende med at indsende eller generere tal, hvis virksomheden ikke har en generel accept af, at ændringer og skiftende vinde påvirker tallenes validitet.

 

Løsningen:
Du kan tilpasse kulturen i virksomheden, så den opmuntrer afdelingerne til at levere data. Det kan du gøre ved at stille konstruktive spørgsmål som:

 

”Forstår vi, hvorfor nogle af vores KPI’er har kraftige udsving?”

”I hvilken grad anerkender eller straffer vi variationen i tallene, vi får fra afdelingsledere?”

”Giver vi økonomifunktionen de redskaber, der kan hjælpe dem til at forstå tallene bedre?”

 

Læs hvordan MetaDynea bruger Prophix til præcise forecasts, budgettering og konsolidering

 

Årsag #4: En værdikløft

Forstår dine afdelingsledere til fulde forholdet mellem tallene, de leverer til økonomifunktionen, og hvordan tallene transformeres om til handlingsanvisende anbefalinger? Når den løbende proces er uklar, er motivationen mindre for at indsende data og være ansvarlig for det indsendte efterfølgende.

 

Løsningen:
Økonomifunktionen bliver nødt til at dedikere tid til at sætte sig ned med afdelingsledere og forklare, hvordan deres tal påvirker virksomhedens overordnede finansielle og strategiske tilstand. På samme tid skal seniorledelsen understøtte samtalerne, så alle afdelinger ser vigtigheden i at forbedre samarbejdet.

 

Årsag #5: En politisk kløft

Med budgettet, forecasting og planning kan virksomheden vælge, hvilke afdelinger og initiativer, der skal have ekstra ressourcer eller standses. Nogle medarbejdere kan blive skuffede, når deres område får færre midler, og det kan få dem til at stille spørgsmålstegn ved beslutningsprocessen og den data, som beslutningerne er truffet ud fra. Især dem, som tror at beslutningerne er taget ud fra personlige hensyn og ikke ud fra forretningsperspektiver, vil i mindre grad samarbejde under budgetprocessen.

 

Løsningen:
Alle planlægningsprocesser kan forbedres. Du kan dog reducere politisk subjektive beslutninger, ved aktivt at involvere medarbejdere i planlægningsprocessen. Ved at kaste lys over, hvordan afdelingernes tal påvirker projekterne (og virksomhedens overordnede planer) øger du viljen til samarbejde.

 

Når virksomheden bygger et stærkt fundament for samarbejdet igennem hele budgetprocessen, kan du opnå bedre budgetter, bedre planlægning – og i bedste fald – bedre resultater.

 

Få flere råd til, hvordan du bedst muligt effektiviserer din budgetproces på vores gratis webinar

 

  

Kategorier Business intelligence, Kunde hos Columbus