Tagasi blogisse

Vaatame lähemalt PilveNAV funktsionaalsust

02 november, 2017
PilveNAV

Hiljaaegu kuulutasime välja, et kõikidele Eesti ettevõtetele on nüüd kättesaadav veebipõhine kuutasuline majandustarkvara terviklahendus PilveNAV. Seekord peatume pikemalt teemal, millised on PilveNAVi ja Microsoft Dynamics NAV 2017 tarkvara olulisemad võimalused.

NAV on integreeritud Office tarkvaraga. Osaliselt saab tööd teha NAVi avamata, kuid andmed salvestuvad seejuures NAVi.

 

Outlook

  1. Kontaktide ja kliendi/tarnija info on Outlookist salvestatav NAVisse ning soovi korral on võimalik kõik kontaktid sünkroniseerida.
  2. Teatud toiminguid saab läbi viia Outlookist lahkumata – nt vaadata finantsinfot, luua ja saata müügipakkumisi, -tellimusi ja -arveid, samuti edastada ostutellimusi.
  3. Vajadusel saab NAVisse logida kliendiga seotud kontaktivõtmiste ajaloo – millal, mil viisil ja mis teemal suheldi. Lisaks saab luua müügivõimalusi ning saata kontaktile välja e-kirju, mis salvestuvad NAVisse.
  4. Sissetulevaid PDF arveid/kuludokumente saab otse Outlookist saata/salvestada NAVisse, lihtsustades nii kuluarvete kokkukogumist.
  5. Kinnitada saab nii tellimusi, ostuarveid kui müügiarveid jms.
  6. NAVil on integratsioon Outlook kalendriga – näiteks ajaliste kohtumiste kokkuleppimisel saab kontakte lisada NAVist ning vajadusel kohtumise kutse põhjal luua kulutatud aja eest teenusarveid.
  7. Kui NAVis on kasutusel Projektid/Tööd moodul, siis saab ülesandeid, mis on teostajatele teatud kuupäevaks määratud, edastada teostajate Outlooki kalendrisse. Samas kalendris saab anda teostatud ülesandele tagasisidet sellele kulunud aja kohta

Bookings App (kasutatav Office Business Premiumiga)

  1. Teenuste ja teenuste hindade kirjeldamine – selles keskkonnas kirjeldatud broneeringud sünkroniseeritakse Outlooki ja NAVi.
  2. Kliendi ja teenuste info on sünkroniseeritav Microsoft Bookings tarkvaraga ning selle kaudu on ligipääs kliendiga seotud finantsinfole. Samuti on võimalik luua ja saata arveid otse kokku lepitud kohtumise kirjelt Bookings'is.

Excel

Võimalik luua Microsoft Exceli andmeühendus NAV andmetega, et vaadata, muuta ja uuendada andmeid Exceli abil.

 

Word

Microsoft Wordi abil on võimalik kujundada omale sobivad e-posti põhjad ühtse firmastiili tagamiseks.

 

NAV kuvab PowerBI aruandlust

Lisaks Columbuse poolt pakutavale standardaruandluse paketile saab kasutaja ise luua graafilisi interaktiivseid aruandeid ning jagada neid nii teiste NAV kasutajate kui ka süsteemiväliste kasutajatega.

 

NAV on integreeritav Dynamics 365 Sales’iga (endine CRM Online).

  1. NAVis on näha iga kliendi müügivõimalused ja - pakkumised, lisaks nende detailid.
  2. NAVis või CRMis loodud arved sünkroniseeritakse automaatselt.
  3. CRMi kaudu on näha kliendi finantsinfo, nt kui suur on kliendi poolt tasutama arvete summa jms.

Ühene sisselogimine

Kui NAVi ja Office365 tarkvara on koos kasutusel, piisab vaid ühest sisselogimisest, et kasutada nii Office'it, NAVi, PowerBI ja Sales’i mooduleid isiklike õiguste piires.

 

NAVile on loodud ka mitmeid Eesti süsteemide liidestusi, milledest on võimalik vajadusel valida omale sobiv.

 

- Telema EDI moodul võimaldab vahetada äripartneritega dokumente elektroonilisel kujul.

Üldised omadused:

  1. Krüpteeritud otseühendus Telemaga
  2. Ülevaade saabunud ja saadetud dokumentidest ja nende staatustest
  3. Telema eFlow ostu kreeditarve tugi
  4. Toetatud e-dokumendid:
  5. Müügitellimuse vastuvõtmine
  6. Saatelehe väljastamine
  7. Tarnekinnituse vastuvõtmine
  8. Müügiarve väljastamine

- Omniva e-arvete liides

 

- Fitek e-arvete liides

 

- Columbuse Pangaliides – suhtlus pangaga otse NAVist (toimib Swedpanga, SEB Panga, Danske Panga, Nordea ja LHV pangaga)

  1. Maksete kinnitamine digiallkirjaga ja edastamine panka otse majandustarkvarast
  2. Maksete staatuse jälgimine
  3. Pangakonto saldode jälgimine, sh nii päeva lõpu saldod kui ka jooksvad vahendid
  4. Täielik kontoväljavõtte import ja töötlus, nii et raamatupidajale jääb vaid kontrollimise ja kinnitamise ülesanne
  5. Laekumiste automaatne sidumine maksmata arvetega nii viitenumbri kui arve numbri alusel
  6. Kaardilaekumiste töötlus, sealhulgas teenustasude eristamine ja nende kulukanded
  7. Valuutatehingute automaatne töötlus
  8. Maksete tegemine töötajatele ja palgamaksete käsitlemine koondsummana*
  9. SEPA formaadid ja IBAN kontonumbrid.

- Kassaterminali liides

NAVi müügi vormistamise töövorm võimaldab teostada kaardimakseid.

 

 

RAAMATUPIDAMINE JA FINANTSARVESTUS

 

PilveNAV pakub täielikku Eesti seadusandlusele vastavat raamatupidamise funktsionaalsust. Tagame toe ja tarkvaralised muudatused ka kõikide tulevaste seadusandluslike muudatuste jaoks.

 

Raamatupidamisarvestus

  1. Kontoplaan, millele saab luua kategooriad
  2. Dimensioonid
  3. Kontoanalüüsid
  4. Valuutad, valuutakursside import (ka mineviku kuupäeva seisuga)
  5. Raamatupidamiskanded
  6. Pearaamatu kande jaotamine erinevatele kontodele, osakondadele, projektidele, kulukohtadele
  7. Edasilükkamised – valitud tulusid/kulusid saab jaotada omale sobiva perioodi peale ehk periodiseerida
  8. Töötamine mitme valuuta, asukoha, juriidilise isiku või ettevõttega
  9. Saldoteatised
  10. Finantsaruandlus ja finantsanalüüs

Eelarvestamine

  1. Võimalus koostada erinevaid eelarveid, nt 100% või 133% ootusega
  2. Eelarvete eksportimise/importimise võimalus Excelist

Raha haldamine

  1. Pangakontode haldamine
  2. SEPA standardile vastavad pangaliidesed, sh
    1. SEPA, valuuta- ja välismaksed
    2. viitenumbrite kasutamine
    3. pangaväljavõtte import, pangatoimingute sidumine dokumentide/kontodega
    4. pangakonto kannete ning pangakonto väljavõtte võrdlus ning erinevuste käsitlemine
    5. püsimakse e-arve lepingute haldus ning arvete ja kreeditarvete väljastamine Eesti e-arve vormingus
  3. Kassaarvestus
  4. Kassa sissetuleku- ja väljamineku dokumendid
  5. Panga ja NAVi kannete vastavusse viimine
  6. Rahavoogude haldamise aruandlus – näitab eelolevate perioodide võimalikke laekumisi (vastavalt müügiarve tasumise tähtaegadele) ja tekkivaid kohustusi (vastavalt ostuarvete tasumise tähtaegadele ja maksukohustuste tekkimisele)

Põhi-, väike- ja immateriaalse vara arvestus

  1. Võimalik jagada põhivara soetusmaksumus ja/või amortisatsioonikulud erinevate osakondade, projektide vm kulukohtade vahel.
  2. Põhivara kindlustuse jälgimine, kindlustuspoliiside haldamine
  3. Põhivara hoolduse haldamine - võimalik sisestada viimase hoolduse/remondi andmed, jälgida seotud kulusid.
  4. Ümberklassifitseerimine - põhivara või põhivara osa saab ümber klassifitseerida nt ühe osakonna alt teise osakonna alal. Ühe põhivara saab jagada kaheks või enamaks põhivara osaks.
  5. Põhivara üleandmise-vastuvõtmise akt
  6. Põhivara inventuuriloend

Käibemaksu arvestus

Mittemahaarvatav käibemaksu funktsionaalsus võimaldab: 

  1. seadistada mittemahaarvatava käibemaksu määra ja tooterühmad, millele see kehtib;
  2. mittemahaarvatava käibemaksu rakendumist ja kuvamist ostuarvetel;
  3. mittemahaarvatava käibemaksu lisamist ostetavale kulule (sh kaup või põhivara).

Aruandlus

  1. Raamatupidamisaruandlus
  2. Käibemaksu deklaratsioon, esitamine XML failina
  3. Intrastat aruandlus, esitamine CSV failina
  4. Pakendiaktsiisi arvestuseks vajalike andmete koondamine
  5. VIES (VD) aruandlus, esitamine XML failina
  6. Üksikasjalike viisardite abil kohandatud aruannete loomine

Konsolideerimine ja kontserni funktsionaalsus

  1. Ettevõtete vahelised sisestused - ühel töölehel saab teha sisestusi erinevatesse ettevõtetesse, samuti toimib dokumentide kinnitusprotsess üle valitud ettevõtete
  2. Kulukeskused – võimalik luua kulukeskused/vastutuskeskused
  3. Kulude arvestuse moodul – näitab ettevõtte eelarvestatud ja tegelike tegevus-, osakonna-, toote- ja projektikulude seisu. Moodul võtab kulude info pearaamatust ja jagab selle kulukeskuste ja kulukohtade vahel

 

ÄRIANALÜÜS JA ARUANDLUS

 

Meie lahendus annab raamatupidajale ettevõtte aruandlusest põhjaliku ülevaate.

 

PilveNAV pakub hulga erinevaid aruandeid ja KPI mõõdikuid. Sellele lisaks oleme lahendusse toonud ka nn PowerBI aruandluse, mis pakub igale rollile vajalikke aruandeid nii graafiliselt kui ka Excelis. Vajad kiiret ülevaadet? Mugavaks kasutamiseks on olemas väiksemale ekraanile kohanduv vaade ka tahvelarvutile ja mobiiltelefonile.

  1. Igal kasutajal on oma rollikeskus, kus on toodud:
    1. olulisemad KPI mõõdikud (nt tähtajaks tasumata arvete arv)
    2. olulisemad graafikud (nt top10 klienti käibe järgi)
    3. olulisemad loetelud (lühendatud kasumiaruanne)
  2. PowerBI analüüsikeskus

 

TÖÖTAJATE REGISTER

 

NAVi töötajate register on arendatud töötama koos muude moodulitega.

  1. Töötajaid saab siduda põhivaradega, et jälgida näiteks kelle kasutuses on ettevõtte sõidukid.
  2. Töötajaid saab siduda tööde/ülesannetega ning saata ülesanded kasutajate Outlook kalendrisse.

 

TURUNDUS JA KLIENDISUHETE HALDAMINE

 

NAV pakub turundusinimesele esmase tööriista turundustegevuste planeerimiseks ja haldamiseks.

  1. Kontaktide haldamine, klassifitseerimine
  2. Klientide register, klassifitseerimine
  3. Ülesannete haldamine, meeldetuletused – saab koostada endale või tiimile ülesannete nimekirju, ka korduvaid ülesandeid
  4. Kirjade logi
  5. Integreeritav Microsoft Outlook'iga ja Outlook365-ga
    1. Pakkumised/tellimused/arved on võimalik koostada ka Outlooki kaudu.
    2. Kontaktid võimalik sünkroniseerida Office365 People Hub'iga, Microsoft Outlookiga ja sealt edasi telefoniga
  6. Kampaaniate juhtimine
  7. Müügivõimaluste juhtimine
  8. Dokumentide haldamine
  9. Integreerub vajadusel Microsoft Dynamics 365 Sales’iga
  10. Kasutatav nii arvutist, tahvelarvutist kui ka mobiiltelefonist

 

MÜÜK

 

PilveNAV annab müügiinimestele täiesti uuel tasemel kasutuskogemuse. Lahendus on kasutatav nii mobiiltelefonist, tahvelarvutist kui ka arvutist. See on integreeritud Office'iga, nii et kogu operatiivse töö kontaktide, klientide ja müügitellimustega saab teha Outlookist lahkumata.

  1. Klientide register (sh kliendi erinevad aadressid, nt arve aadress, tarneaadressid)
  2. Kliendipõhised või tootepõhised hinnakirjad, võimalik anda üldsoodustusi pakkumisele või valitud pakkumise reale
  3. Erinevad tarneaadressid
  4. Pakkumised
  5. Tellimused
  6. Ettemaksuarved võimaldavad:
    1. väljastada kliendile ettemaksunõude ehk ettemaksuarve,
    2. käsitleda käibemaksuseadusest tulenevalt klientide ettemaksu kui käivet ning arvestada sellelt käibemaksu ja
    3. pidada kliendi ettemaksude üle arvestust ning kasutada ettemakse (arvata maha) kliendiga tehtavas põhiarvelduses.
  7. Müügiarved
  8. Kreeditarved
  9. Tarnepartnerite valik
  10. Kaubatagastuste menetlemine
  11. Laekumisennustus
  12. Laekumiste importimise võimalus pangaliidesega (pangafailist või käsitsi sisestamisega)
  13. Müügijuhtide tulemuste aruandlus
  14. Klientide müügistatistika
  15. Kauba artiklipõhine müügistatistika
  16. Dokumentide vahetu e-postiga saatmise võimalus
  17. Pakkumiste, tellimuste ja arvete sisestamise võimalus Outlookist (Microsoft Outlook kliendi või Outlook 365 kaudu)
  18. Pakkumiste, tellimuste ja arvete menetlemine arvuti, tahvelarvuti või mobiiliekraanilt
  19. Müügi ja laoseisu ennustus
    1. Müügi ja laoseisu ennustuse moodul võimaldab saada ülevaadet nii müügiprognoosidest kui lao nullseisudest. Antud lisa kasutab Cortana Intelligence’i, et ennustada tulevasi müüginumbreid varasema müügiajaloo järgi.
  20. Kalendrid – saab seadistada töö- ja puhkepäevad. Kalendrid on võimalik siduda klientide, tarnijate, asukohtade, ettevõtete ja tarnepartneritega. Kalendreid kasutatakse sobivad tarnekuupäevade väljaarvutamiseks.
  21. Kampaaniapõhine hinnastamine
  22. Tarnekuupäevade lubamine – võimalik pakkuda kliendile tarnepäevasid vastavalt olemasolevale või tellitud/tee olevatele kaupadele.

 

OST

 

PilveNAV teatab, kui kauba laoseis on allapoole soovitud kogust. Kui lahenduses on pakkumised erinevatelt tarnijatelt, pakub tarkvara välja parima variandi, korraldab vajadusel ettevõtte sisese kinnitusringi ning lähetab tellimuse tarnija poole teele.

  1. Ostureskontro
  2. Hakijate/tarnijate register
    1. Erinevad kauba lähetusaadressid
  3. Äriregistri päring kliendi ja hankija andmete täitmiseks või seniste andmete kontrollimiseks:
    1. andmete pärimine nime osa või registreerimisnumbri järgi,
    2. päring uue kliendi või hankija andmete täitmiseks,
    3. päring olemasoleva kliendi või hankija andmete kontrollimiseks ja täiendamiseks,
    4. masspäring puuduvate reg. numbrite või KM reg. numbrite täitmiseks.
  4. Ostupakkumised
  5. Ostutellimused
  6. Otsetarnete menetlus tarnijalt kliendile (müügitellimuse loomisel luuakse otse ostutellimus tarnijale, kes tarnib kauba kliendile)
  7. Ostuarved
  8. Sisseostuhindadega seotud allahindluste haldamine (reapõhine, arvepõhine)
  9. Ostuarvete menetlus ja kinnitusringid
  10. Tasumisennustus
  11. Tasumised
  12. Ostusoovitused ja graafiline planeerimine, mida saab luua võttes arvesse
    1. Tänase ja tulevase nõudluse ja laoseisu põhjal
    2. Lao min/maks koguseid
    3. Taastellimise koguseid

 

KAUPADE ARVESTUS JA KOMPLEKTEERIMINE

 

PilveNAVi kasutamine aitab ettevõttel tagada, et kaubad liiguksid kiiresti, sisseostuhinnad oleksid kontrolli all ning laoseis minimaalne. Lahendus toetab laoseisu haldamist ja analüüsi, pakkudes mugavat ülevaadet kauba sisseostuhindadest ja tarnekuupäevadest.  

  1. Kaupade register
    1. Kaupade galeriivaade
    2. Kaupadele saab määrata alternatiivsed tarnijad, millega on seotud vastav info tarneaja, hinna ja soodustuste kohta
    3. Võimalik seadistada erinevaid ühikuid, hindu jm.
    4. Kaupade kuludena on võimalik kirjeldada saatmiskulud, kindlustuskulud jm.
    5. Kaupade sidumine kliendi ja/või hankija kauba koodidega
    6. Asenduskaupade kirjeldamine
    7. Seeria- ja partiinumbrite jälgimine
    8. Kauba muud omadused: värvus, suurus, mõõtmed, tootmise asukoht jms
    9. Laokaubad ja tellitavad kaubad
  2. Laod, võimalik jagada ka konteineriteks/salvedeks/kastideks
  3. FIFO ja kaalutud keskmine mudel
  4. Komplektide kirjeldamine ja müük
  5. Kaupadega seotud toimingud:
    1. ladudevahelised liikumised
    2. noppimisülesande väljastamine
    3. kaubatagastuste menetlemine
    4. inventuurid
  6. Analüüsiraportid, mis võimaldavad näha müügidünaamikat, analüüsida varude käibekiirust, hinnata klientide ostukäitumist, märgata trende ning ümberhinnata toodete pakkumisi, hindu ja tarnijaid

 

RESSURSSIDE JA TÖÖDE JUHTIMINE, PROJEKTIJUHTIMINE

 

PilveNAVi abil saab jälgida projekti kulude kujunemist võrreldes esialgse eelarvega, planeerida  projekti ajakava ning hallata tööaja tagasisidet, kohtumisi ja ülevaatusi.

  1. Ressursside kirjeldamine
  2. Hinnad eraldi iga ressursi ja ressursigrupi kohta
  3. Projektid/Tööd/Ülesanded
  4. Tööajatabel
  5. Võimalik koostada pakkumisi töödele
  6. Projektijuht saab jälgida omale oluliste tööde teostamise staatust
  7. Teostajad saavad jälgida enda tööülesandeid, anda tagasisidet tööle kulunud aja ja staatuse kohta
  8. Arvete koostamine tehtud tundide ja tööde alusel
  9. Aruandlus näitab planeeritud ja tegeliku eelarve võrdlust, vaadata saab ka nt kui palju töödest on arveldatud

 

LAOJUHTIMINE, WMS

 

PilveNAV laiendatud laojuhtimise funktsionaalsus (WMS) võimaldab korraldada kaupade vastuvõttu, kaupade paigutust laoasukohtadesse, kauba noppimist ja lähetamist, sisemisi laoliikumisi, inventuuri loendusi jpm. Lahendus toetab skännereid.

 

NAVi WMS (warehouse managamenet system ehk laojuhtimise süsteem) funktsionaalsus on laiaulatuslik, siin mõned märksõnad:

  1. Kaupadega seotud tegevused laos
    1. kaubasissetulekud, sh sisse saab võtta ka kaupa osaliselt
    2. kaupade paigutamisülesande väljastamine
    3. laosisesed nopped ja paigutamised (ümberpaigutamised)
    4. kaupade väljastamine
  2. Skänneri kasutamise võimalus kaubakoodide sisse lugemiseks
  3. Laoarvestus lao asukoha täpsusel
  4. Inventuurid – tsükliline loendamine
  5. Standardhinna jälgimine ja uuendamine

 

TOOTMINE

 

PilveNAV tootmise funktsionaalsus võimaldab kirjeldada toodetavate kaupade vajadusi/retsepte, luua müügitellimusest tootmistellimusi, planeerida ressursse ja masinakeskuseid. Võimalik korraldada agiilset tootmist.

 

NAVi tootmise juhtimise funktsionaalsus on ulatuslik ja paindlik moodul, siinkohal toome vaid olulisemad märksõnad:

  1. Tootmise koosluste/retseptide kirjeldamine
  2. Tootmistellimused
  3. Agiilne tootmine
  4. Versioonihaldus
  5. Tootmistellimusest lähtuvalt materjalitarnete planeerimine
  6. Nõudluse prognoosimine, müügi ja varude prognoosimine
  7. Tootmisvõimsuse planeerimine
  8. Masinakeskused
  9. Tootmisvarude jälgimine
  10. Tootmisgraafiku jälgimine

 

TEENUSTE JUHTIMINE

 

PilveNAV teenuste juhtimise lisamoodul võimaldab juhtida teenuste tellimusi, hallata teenuste paketti, hindasid ja lepinguid ning toetab teenuste täitmise planeerimist.

  1. Teenuse tellimuste haldamine
  2. Teenuse hindade haldamine
  3. Teenuste haldamine
  4. Teenuslepingute haldamine
  5. Planeerimine ja lähetamine
  6. Trendscape Analysis – võimalik näha KPI tulemusi teenuse kohta teatud ajavahemikus

 

DOKUMENDIHALDUS

  1. MS Office integratsioon – Office365 ettevõttele annab kaasa 1 TB failide salvestus- ja ühiskasutusruumi
  2. PDF dokumentidest teksti väljalugemise võimalus
  3. Sisu indekseerimine/otsing (PDF/DOC/MSG)
  4. Skanneerimismoodul

  

MUU

  1. Süsteemis ilmuvad teavitused on teatud ulatuses seadistatavad oma soovide järgi (nt mis summas on kliendil lubatud olla tasumata arveid, enne kui luuakse teavitus).
  2. Võimalik luua töövoogusid, nt kinnitusringide seadistamiseks
  3. Kasutajatele saab õigused anda rollipõhiselt