Atgal į blogą

10 pagrindinių klaidų renkantis programinę įrangą verslui

2017 spalio 12
Klaidos
Pastebėjimai, galintys padėti pasirinkimo proceso metu.

Programinės įrangos verslui išsirinkimas yra itin sudėtingas procesas, kuris gali turėti įtakos Jūsų verslo efektyvumui sekančius 5-10 metų. Priklausomai nuo kompanijos dydžio, atitikties reikalavimų ir diegimo metodo, investicijos dydis (už licencijas, diegimą, įrangą, ir jos palaikymą, mokymus, aptarnavimą ir atnaujinimus) per šį laikotarpį gali siekti €50.000-€100.000, o kartais ir daugiau.

Atsižvelgiant į šį didelį įsipareigojimą ir investicijas, stebėtinai nedaug organizacijų skiria tinkamus išteklius ir atlieka deramą patikrinimą, kad šis kritinis verslo sprendimas būtų pagrįstas empiriniais duomenimis ir pragmatiškais kriterijais. Šis įrašas pabrėžia 10 dažniausiai pasitaikančių klaidų, kurias daro programinę įrangą besirenkančios organizacijos.


#1 – Manymas, kad visa programinė įranga yra sukurta vienodai

#2 – Buvimas per daug užsiėmusiu, kad gilintis į pasirinkimo procesą

#3 – Apsvarstomi ne visi galimi diegimo būdai

#4 – Sprendimas, kad pigiausia programinė įranga yra geriausia

#5 – Tikėjimas, kad griežtai kontroliuojant teikėjus pavyks sumažinti kainą

#6 – Leidimas IT skyriui vykdyti pasirinkimo procesą

#7 – Neapsvarstoma sistemos integracijos galimybė

#8 – Nepakliūkite į demonstracinės versijos spąstus

#9 – Pamirštama centralizuoto tiekėjo nauda

#10 – Nepasidomima rekomendacijomis

 


Klaida nr. 1

Manymas, kad visa programinė įranga yra sukurta vienodai

Dauguma programinės įrangos pasirinkimo procesų yra pagrįsti manymu, kad rinkoje lyderiaujantis produktas turės visas reikalingas funkcijas, nepriklausomai nuo to, kokioje industrijos srityje jis bus naudojamas. Ši prielaida dažnai yra sustiprinama programinės įrangos pristatymų metu, kuomet dauguma pasirinkimų iš pirmo žvilgsnio atrodo panašūs savo išvaizda, valdymu ir kaina.

Tiesa yra ta, kad tarp skirtingų programinės įrangos platformų egzistuoja itin dideli skirtumai, nors paviršutiniškai jos atrodo panašios. Norint atskirti klaidingus įsitikinimus nuo teisingų, reikia suprasti, kad egzistuoja trys pagrindinės sprendimų kategorijos:

Vertikalūs sprendimai

Horizontalūs sprendimai

Hibridiniai sprendimai

Vertikalūs programinės įrangos sprendimai yra pritaikyti atitikti specifinės industrijos reikalavimus (pvz. mažmeninės prekybos, maisto gamybos).

Nors daugumai bendrovių būtų naudinga turėti tam tikrą specializacijos lygį, atkreipkite dėmesį kad kai kurie vertikalūs sprendimai būna apriboti jų kūrėjų, kurie negali išleisti reikalingų patobulinimų.

Horizontalūs sprendimai būna universalūs. Daugumą jų funkcijų (pvz. apskaita ar atsiskaitymai), yra pritaikytos naudoti įvairių industrijų kompanijose. Tokie sprendimai labiausiai tinka organizacijoms, kurios yra pasiryžusios keisti savo verslo procesus, arba yra pasiryžusios atlikti dideles programinės įrangos modifikacijas.

Hibridiniai sprendimai yra horizontalios programinės įrangos ir nišinių vertikalių papildinių suderinimas, sukuriantis didelį funkcijų rinkinį. Renkantis šį tipą, ir siekiant išvengti atskaitomybės problemų, svarbu surasti diegimo paslaugos teikėją, kuris turėtų pakankamai patirties integruojant visą sprendimų rinkinį.

 
 
 
 
 
 
 
 

Pasirinkite tinkamą sprendimo tipą, identifikuodami vidinius reikalavimus Jūsų organizacijoje. Nurodykite savo organizacijos tikslus, rodiklius ir strategines reikmes, o paskui peržvelkite verslo reikalavimus ir iššūkius, kurie neleidžia Jūsų organizacijai pasiekti užsibrėžtų tikslų. Norint tai pasiekti, labai svarbu sukurti vidinį įmonės vizijos ir apimties dokumentą, kuriame būtų siekiama apibrėžti anksčiau nurodytus tikslus, identifikuoti ir atskirti Jūsų "privalau turėti", "būtų gerai turėti " ir "noriu turėti" elementus.

Pagrindinė informacija, kurią turėtumėte surinkti:

Kiekvieno departamento prioritetinis sąrašas su kritiniais poreikiais ir reikalavimais, bei pageidavimais.

Aprašymas, kaip informacijos srautai pasidalijami tarp departamentų.

Dabartinės rankinio ir automatizuoto duomenų rinkimo sistemos.

Organizaciniai tikslai (pvz. gerinti klientų aptarnavimą, išsiųsti užsakymus per 24 valandas ir pan.).

Sandorių apimties duomenys (pvz. klientų, užsakymų, sąskaitų ar tiekėjų skaičius). Finansiniai duomenys ir ataskaitos, reikalingi buhalterijai, auditui ar bankui.

Ataskaitos ir analizė, reikalingi vadovybei ir kasdienėms operacijoms.

Integracijų su vidinėmis sistemomis ir kompiuterinėmis aplikacijomis poreikis

 

Kuomet turėsite surinktą ir surūšiuotą informaciją apie organizaciją, kiekvieną potencialų programinės įrangos pasirinkimą turite įvertinti atsižvelgiant į tai, kiek gerai jis atitinka nustatytus prioritetinius tikslus ir reikalavimus. Skirkite papildomą dėmesį ataskaitų išvesčiai, internetinėms užklausoms, duomenų įvedimo patogumui ir greičiui, atnaujinimų ir ataskaitų apdorojimo greičiui, bei vartotojo sąsajos patogumui.

 


Klaida nr. 2

Buvimas per daug užsiėmusiu, kad gilintis į pasirinkimo procesą

Kuomet pagrindiniai verslo vadovai būna per daug užsiėmę įvairiais taktiniais iššūkiais, ir neskiria pakankamai laiko įsigilinti į strategines iniciatyvas, programinės įrangos parinkimas dažniausiai būna perleidžiamas žemesnės grandies vadovams. Dauguma šių žmonių neturi pakankamai gilaus strateginių prioritetų suvokimo, o blogiausiu atveju visiems klausimams spręsti pasitelkiamas IT departamentas. Vidutinis verslo programinės įrangos vystymo ciklas yra nuo 5 iki 10 metų, ir gali kisti priklausomai nuo organizacijos technologijų specifikos – „cloud“ ar „on-premise“. Laiko, energijos ir išteklių investicija, reikalinga, kad būtų sukurtas tinkamas pagrindas ir verslo procesų sistema (apimanti dabartinius ir būsimus verslo poreikius), ilgalaikėje perspektyvoje sukuria ženklią pridėtinę vertę.

Patyrę sprendimų tiekėjai visuomet prašys ir reikalaus organizacijos strateginių ir vykdančiųjų darbuotojų skirti laiko, surenkant informaciją apie korporatyvinius tikslus ir verslo procesus. Jei jie neturės galimybės bendrauti su organizacijos vizionieriais ir sprendimų priėmėjais, jiems trūks tikslios informacijos teisingoms rekomendacijoms pateikti. Jei tikrai norite maksimaliai padidinti šio verslo projekto potencialią vertę, labai svarbu kad iš anksto skirtumėte tam laiko. Jei šiuo metu neįprastai daug Jūsų laiko sunaudoja kiti verslo prioritetai, atidėkite šį projektą iki tol, kol galėsite skirti jam tiek laiko, kiek iš tiesų reikia.

 


Klaida nr. 3

Apsvarstomi ne visi galimi diegimo būdai

Kuomet jau nuspręsite kokia programinės įrangos kategorija geriausiai atitinka Jūsų organizacijos struktūrą ir tikslus, kitas žingsnis yra apsvarstyti, kaip šie sprendimai bus diegiami. Kalbant apie programinės įrangos parinkimą svarbiausiems verslo procesams, Jūs turite kelis modelius:

 

 

 

„On-premise“

„Cloud“

„Hybrid“

Verslo valdymo sistemos dažniausiai būdavo diegiamos vietoje, kur programinė įranga įdiegiama ir leidžiama iš organizacijos kompiuterinės įrangos. Turint tokią nuosavybę turite absoliučią sprendimo ir duomenų bazės kontrolę, tačiau yra reikalingas IT departamentas, kuris valdytų ir prižiūrėtų šias technologijas.

Nusprendus sistemą laikyti „debesyse“, programinė įranga, duomenų bazė ir kiti susiję duomenys yra perduodami internetu ir gali būti pasiekiami iš bet kokio įrenginio ar naršyklės. Priešingai nei „on-premise“ atveju, „debesijos“ sprendimai nereikalauja jokios papildomos kompiuterinės įrangos, ir augant sistemai suteikia lankstumą pridėti papildomų vartotojų. Tai puikus pasirinkimas organizacijoms kurios turi potencialą augti. Keletas „debesijos“ privalumų: mokate tuomet, kai naudojatės; neribotos galimybės plėsti talpą ir pajėgumus; verslo tęstinumas ir duomenų atstatomumas.

„Forbes“ atliktos apklausos metu 89% apklaustųjų atsakė taikantys „hibridinės debesijos“ strategiją, pilnai nepereinant nei į „on-premise“ nei į „Cloud“ modelį. Tokios sistemos leidžia verslui išnaudoti „debesijos“ privalumus, neįpareigojant atlikti visos sistemos perkėlimo vienu metu. Perkeldami verslo sprendimą į „debesiją“ dalimis, Jūs išnaudojate saugumo ir plėtros pranašumus, o išlaikydami dalį sprendimo pačioje organizacijoje užtikrinate jo išlikimą ir atsparumą išoriniams veiksniams.

 
 
 
 
 
 
 
 

Taigi, kuris pasirinkimas geriausias? Visi trys modeliai turi privalumų ir trūkumų, tačiau kas geriausiai tiks Jums nulems aplinka, dydis, augimo planai ir atitikties reikalavimai.

 


 

Klaida nr. 4

Sprendimas, kad pigiausia programinė įranga yra geriausia

Kaip ir daugeliu atvejų gyvenime, gaunate tiek, kiek sumokate. Pasirenkant sprendimo tiekėją remiantis tik kaina yra tolygu pasirikti pigiausią chirurgą. Verslo programinė įranga ir procesų automatizavimas yra kritiškai svarbūs organizacijos produktyvumui, pajėgumui, pralaidumui efektyvumui ir sėkmingumui. Kainą vertinkite pagal tai, kokią vertę gaunate, bei atsižvelkite į sprendimo tiekėjo žinias, patirtį, profesionalumą ir išteklių galimybes. Projektų vadovai ir verslo analitikai, turintys diegimo patirties specifinėse industrijose ir gerai išmanantys tos srities specifiką, kainuoją brangiai. Žinoma, didelė kaina ne visuomet garantuoja patyrusių profesionalų komandą, tačiau už žemą kainą beveik niekada neverta tikėtis aukščiausio lygio specialistų. Be to, už pasiūlymų mažą kainą dažnai lydi didelė ir paini paslaugų teikimo sutartis. Fiksuotos kainos pasiūlymai dažnai slepia nenumatytų atvejų sprendimo kaštus, tikėtinus sąlygų keitimus ir neišvengiamus konfliktus ateityje.

 


 

Klaida nr. 5

Tikėjimas, kad griežtai kontroliuojant tiekėjus pavyks sumažinti kainą

Programinės įrangos pasirinkimo procesas dažnai priverčia tarpusavyje varžytis tiekėjus, arba pirkėją varžytis su konkrečiu tiekėju, kur abi pusės bando išlaikyti situacijos valdymą savo rankose. Tokia strategija dažnai padidina grėsmes projektui, pirkėjo atžvilgiu. Vyrauja pasenęs įsitikinimas, kad nesuteikiant tiekėjui priėjimo prie svarbių įmonės duomenų, ir pasidalinant tik daline informacija, kažkokiu būdu sumažės projekto kaina ir rizikos tikimybė. Tačiau realybėje tokie veiksmai ilgalaikėje perspektyvoje perkelia visas galimas projekto rizikas nuo tiekėjo ant pirkėjo pečių.

Verslo atstovai dažnai nesupranta, kad pateikdami tiekėjui tik dalinę informaciją, priverčia jį išpūsti projekto kainą, siekiant apsisaugoti nuo nežinomų rizikų. O svarbiausia tai, kad dėl ribotos prieigos prie duomenų tiekėjas negalėtų duoti strateginių įžvalgų ir patarimų, kurie įtakotų ženklius verslo procesų patobulinimus, bei kurtų pridėtinę ekonominę vertę.

Programinė įranga verslo organizacijose dažniausiai atnaujinama kas 6-8 metus, o tiekėjai kasmet tokių verslo sistemų įdiegia mažiausiai 6-8. Tad galima lengvai įsivaizduoti, kas turi daugiau patirties diegiant ir maksimaliai išnaudojant tokias sistemas – organizacija ieškanti sprendimo susidariusioms problemoms, ar partneris, kuris kasdien sprendžia verslo problemas pritaikydamas savo siūlomus technologinius sprendimus?

Siekiant išvengti kenksmingų ir nereikalingų rizikų:

Išanalizuokite savo verslo procesų ir sprendimų priėmimo skaidrumą tam, kad suprastumėte ar įvedama tvarka skatins bendradarbiavimą, ar vis dėl to įneš painiavos ir trikdžių.

Aiškiai nustatykite pamatuojamas naudas verslui, kurių tikitės, ir pasidalinkite jomis su tiekėjais.

Aktyviai bendraukite su tiekėjais dėl tolimesnės naudos verslui, procesų tobulinimo ir kaštų mažinimo galimybių, kurių Jūsų organizacija galimai nenumatė.

 

 


 

Klaida nr. 6

Leidimas IT skyriui vykdyti pasirinkimo procesą

Dažnai pasitaikanti klaida, besirenkant programinę įrangą verslui – viso proceso patikėjimas IT skyriui. Pagrindinė šios klaidos priežastis – manymas, kad jei programinė įranga veiks organizacijos serveriuose, tai ją ir išrinkti turėtų IT skyrius. Deja, bet šie skyriai daugeliu atvejų mažai žino apie bendrus verslo siekius, procesus ir tikslus, kuriuos iškelia organizacijos vadovybė.

IT skyrius dažniausiai būna linkęs vertinti verslo poreikius (kertinį programinės įrangos pasirinkimo kriterijų) pagal jų vidinį organizacijos verslo procesų suvokimą ir šališkumą tam tikroms technologijoms. Per daug dažnai tai lemia absoliučiai viską apimantį galimybių/funkcijų pageidavimų sąrašą. Technologinis suderinamumas ir procesų atitikimas tampa svarbesniu už naudas verslui. Labai svarbu, kad viso pasirinkimo proceso dalyviai suprastų esamus ir numatomus verslo iššūkius, ir gebėtų juos aprašyti bei pamatuoti.

 


 

Klaida nr. 7

Neapsvarstoma sistemos integracijos galimybė

Vienas svarbiausių klausimų, kurį reiktų užduoti prieš įvedant naują sistemą versle, yra „Ar ši sistema sėkmingai integruosis su mano dabartinėmis technologijomis?“. Verslo valdymo ir produktyvumo didinimo sistemų naudojimo tikslas yra sujungti Jūsų duomenis ir naudoti juos skatinant geresnius verslo sprendimus bei augimą. Tačiau išsijungusios sistemos padaro visiškai priešingai ir sumažina veiklos efektyvumą bei verslo tobulėjimą.

Reikia suprasti, kad renkantis programinę įrangą nereikėtų vadovautis „vienas dydis tinka visiems“ požiūriu. Pasirinkite sprendimą, kuris tinka ne tik pagal Jūsų organizacijos techninę infrastruktūrą, tačiau ir pagal Jūsų verslo politiką. Pvz.: jei turite nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų, kuriems reikalinga prieiga prie informacijos iš bet kur, kad galėtų sėkmingai atlikti savo darbus, tuomet būtų protinga apsvarstyti „debesijos“ pagrindu veikiantį sprendimą.

 


Klaida nr. 8

Nepakliūkite į demonstracinės versijos spąstus

Ne veltui sakoma: „Nespręsk apie knygą iš jos viršelio“. Per pastaruosius 20 metų susiformavo požiūris, kad programinės įrangos demonstracijos peržiūrėjimas padės pasirinkimo procese. Programinės įrangos sprendimų tiekėjų paprašius informacijos apie jų diegiamus produktus, daugeliu atvejų jie pirmiausiai primygtinai siūlo parodyti demonstracinę versiją. Šis klaidingas įsitikinimas ne vienai įmonei kainavo labai brangiai, kuomet paaiškėjo, kad yra klaidinga priimti sprendimą remiantis vien tik iš anksto suplanuotu ir pačio demonstruotojo valdomu pristatymu.

Nors ir yra svarbu įsitikinti, kad sprendimas yra intuityvus ir patogus vartotojui, dėmesį sutelkite į funkcionalumą, o ne estetiką. Sprendimą priimanti komanda turėtų susikoncentruoti į programinės įrangos ir tiekėjo aspektus, kurie turi daugiausiai įtakos galimai padidėjusiai rizikai ir/ar kaštams. Pvz.: „Kokia yra programinės įrangos architektūra ir dizainas?“, „Ar programinė įranga yra pakankamai nauja?“, „Kiek ji yra patikrinta?“, „Ar ši sistema harmoningai veiks dabartiniame organizacijos tinkle?“, „Ar darbuotojai noriai ją priims?“, „Ar ji gali prisitaikyti prie organizacijos augimo?“.

 


Klaida nr. 9

Pamirštama centralizuoto tiekėjo nauda

Nekelkite papildomos rizikos savo verslui, bandydami dirbti su keletu skirtingų tiekėjų. Naujos verslo valdymo ar CRM sistemos diegimas nėra lengva užduotis, todėl turėtumėte ieškoti visiškai atsakingo partnerio, kuris prisiimtų pilną atsakomybę ir į kurį visuomet galėtumėte kreiptis, kai to prireikia. Kuomet išsirenkate tokį partnerį, įsitikinkite, jog jis pats turi reikiamus ekspertus savo komandoje tam, kad galėtų tinkamai Jums teikti paslaugas.

Stiprus sprendimo tiekėjas yra tas, kuris gali suteikti galimybę įsigyti visus reikiamus technologinius produktus vienu metu. Jo pareiga yra iki smulkmenų žinoti Jūsų sistemas ir sugebėti teikti įžvalgas bei pagalbą, kuomet Jūsų verslui augant prireikia naujų sistemų. Net jei toks tiekėjas negali suteikti tam tikrų reikiamų paslaugų, jis (žinodamas Jūsų sistemų specifiką ir esamą situaciją rinkoje) visuomet galės Jūsų vardu derėtis ir išrinkti papildomus tiekėjus, užuot Jums pradėjus viską savarankiškai spręsti nuo pradžių.

 


Klaida nr. 10

Nepasidomima rekomendacijomis

Apsisprendus dėl sprendimo tiekėjo, vertėtų susisiekti bent su trimis klientais (iš panašios srities, kaip ir Jūsų organizacija), kurie galėtų pasidalinti savo patirtimi dirbant su šiuo tiekėju. Vertinant kliento skiriamą laiką patirties pasidalinimui su Jumis, derėtų iš anksto gerai apgalvoti klausimus ir jų struktūrą. Tikėtina, kad tiekėjas pasiūlys susisiekti su klientu, kuris bus patenkintas jų bendradarbiavimu, tačiau labai svarbu, kad užduotumėte tokius klausimus, kurie Jums yra svarbiausi norint sužinoti kaip tiekėjas sprendė Jums rūpimas problemas (pvz.: kaip buvo sprendžiamas nenumatytų darbų klausimas). 

 


Programinės įrangos tiekėjo vertinimo lentelė

Kaip naudoti šią lentelę:

Užpildykite ją apie visus tiekėjus, iš kurių renkatės. Pasirinkite atsakymą, kuris labiausiai atitinka Jūsų vertinamą tiekėją ir parinkite to aspekto svarbą Jums. Atsakymą padauginę iš įtakos daugiklio, gausite bendrą kiekvieno klausimo rezultatą. Galutinė suma parodys kiek kiekvienas konkretus tiekėjas yra tinkamas Jūsų projektui (kuo aukštesnis rezultatas, tuo tinkamesnis tiekėjas).

Pvz. jei pirmame klausime rinkotės „1-3 metus“ atsakymą, ir jo įtaką vertinote 1, bendras rezultatas bus 5*1=5.

Įtakos daugiklis (svarba): 1=Šiek tiek svarbu; 2=Svarbu; 3=Labai svarbu.

Klausimas

Atsakymas

Svarba

Rezultatas

Kiek laiko bendradarbiaujate su šiuo tiekėju?

Daugiau nei 3 metus = 10

1-3 metus = 5

Iki 1 metų = 1

 

 

Ar jis vykdė savo įsipareigojimus?

Taip = 10

Ne = 1

 

 

Kaip vertinate tiekėjo darbuotojus, su kuriais teko bendrauti?

Puikiai = 10

Gerai = 5

Vidutiniškai ar prasčiau = 1

 

 

Kiek laiko tiekėjas dirba šioje srityje?

Daugiau nei 10 metų = 10

5-10 metų = 5

Mažiau nei 5 metus = 1

 

 

Ar tiekėjas turi patirties įmonėse, kurių veikla panaši į Jūsų?

Taip = 10

Ne = 2

 

 

Ar tiekėjas neturėjo įsiskolinimų per pastaruosius 6 mėnesius?

Taip = 10

Ne = 2

 

 

Kiek specialistų dirba tiekėjo komandoje?

Daugiau nei 50 = 10

20-50 = 5

Mažiau nei 20 = 1

 

 



Šaltinis: www.softwarethinktank.com

Kategorijos Skaitmeninė transformacija, Proveržis