Columbus Electronic Invoicing

Columbus Electronic Invoicing verzorgt een snelle, geautomatiseerde verwerking en verzending van uw facturen. Columbus Electronic Invoicing vormt de basis voor een besparing op uw facturatieproces en een verbetering van uw dienstverlening.

Instellen voorkeur op maat

Klanten geven steeds vaker om diverse redenen aan dat zij hun factuur graag digitaal willen ontvangen in plaats van een in een envelop verstuurde papieren factuur. Uw klant ontvangt haar factuur in een e-mailbericht met daaraan gekoppeld een PDF document (factuur). Een factuur is bij een klant sneller in huis en u bespaart op drukwerk, porto en verwerkingskosten. En het is nog beter voor het milieu ook. Per klant kunt u aangeven of facturen per e-mail (digitaal - PDF) of op papier verstuurd worden. Kiest men voor ontvangst via e-mail dan kunt u dit, indien gewenst, voor meerdere ontvangers van dezelfde klant instellen. Op basis van de contactperson(en) die voor een klant zijn vastgelegd, geeft u per contactpersoon aan of deze een kopie van de factuur moet ontvangen.

Versturen van factuur

Met Columbus Electronic Invoicing worden op basis van de standaard facturatieprocedure zowel de papieren facturen afgedrukt als de digitale (e-mail) facturen verzonden. Om inzichtelijk te maken welke e-mails werkelijk verzonden zijn, worden deze gegevens in een logboek bijgehouden. Op basis van deze gegevens is altijd terug te zien aan wie en wanneer
een e-mail factuur verzonden is.

Mocht een klant een e-mail (digitale factuur) niet hebben ontvangen of het bericht uit de mailbox hebben verwijderd dan kan deze eenvoudig met een druk op de knop nogmaals worden verzonden.

Opmaken van e-mail sjabloon

Voor het verzenden van een e-mail bij een digitale factuur richt u zelf uw eigen sjabloon in. Bij het opmaken van een sjabloon
heeft u de mogelijkheid om fexibel gegevens, zoals factuurnummer, datum en factuurbedrag toe te voegen.

Voordelen

De belangrijkste voordelen van Columbus Electronic Invoicing:

• Besparing op drukwerk, porto en verwerkingstijd
• Lage investering, korte terugverdientijd
• Eenvoudig en fexibel in gebruik
• Betere dienstverlening.