CRM hjelper kapitalforvalter med å imøtekomme nytt EU-direktiv

Midt i finanskrisen møter WarrenWicklund, et av Norges ledende kapitalforvaltningsselskap, harde krav om å rette seg etter nye markedsdirektiv. For å imøtekomme EUs MiFID implementerte de en løsning fra Columbus IT, basert på Microsoft Dynamics CRM. Med denne teknologien fikk WarrenWicklund kontroll over det komplekse direktivet, samtidig som den åpnet opp for å sette fokus på kundeservice og nye forretningsmuligheter.

WarrenWicklund er et ledende kapitalforvaltingsselskap i det norske finansservicemarkedet. Customer Relations Management (CRM) står svært sentralt i selskapet, som ble stiftet i 2002 og fokuserer på hedgefond og kapitalforvaltning. De tilbyr et vidt spekter av produkter til private investorer, investeringsselskap og andre finansielle institusjoner.

Som så mange andre kollegaer i bransjen har WarrenWicklund de siste årene vært nødt til å legge om arbeidsflyt og prosesser for å imøtekomme nye direktiv i finansmarkedet. Et av de viktigste og mest omfattende er EUs Markeds in Financial Instruments Directive (MiFID), som harmoniserer direktivsregimet for investeringsselskap i 30 land i EØS-området. Hovedmålet for MiFID er bedre oversikt, økt konkurranse og bedre beskyttelse for kundene. Land som USA og Storbritannia fikk tilsvarende regelverk enda tidligere.

MiFID gir selskap som WarrenWicklund en rekke utfordringer. Direktivene er så komplekse at de i mange tilfeller fører til nye arbeidsrutiner som i sin tur krever ny teknologi.

- Våre finanskonsulenter må nå være enda mer nøyaktige og detaljerte når de registrerer kunder og transaksjoner. Målet er å ha så god oversikt at kundene bare får tilbud om investeringer som passer i deres risikoprofil," sier Fredrik Ask Stensrud, Head of Investment Clients. "Det er arbeidskrevende å følge MiFID, men det er ingen vei utenom, for avvik blir straffet med tøffe sanksjoner, i verste fall tilbaketrekking av konsesjonen. Det har allerede skjedd flere ganger i Norge, minner Stensrud om.

I denne situasjonen måtte WarrenWicklund handle raskt for å beskytte selskapet og omdømmet. Stensrud og hans team så seg derfor om etter en teknologisk løsning som kunne kontrollere og registrere hele kunderekrutteringsprosessen, samtidig som det var hadde kjent brukergrensesnitt og var og lett å lær og bruke, både for våre konsulenter og kundene.

- Det aller viktigste var å redusere risiko og kostnader, samtidig som vi økte konkurranseevnen, sier han.


"Med denne løsningen trenger vi ikke å bekymre oss om direktivet og kan konsentrere oss om kunden. Løsningen har potensial til å gjøre gode konsulenter til fantastiske konsulenter".

Fredrik Ask Stensrud, Head of Investment Clients.

Løsningen

Da Stensrud skannet markedet, kom han i kontakt med Microsoft Gold Certified Partner Columbus IT. Deres MiFID Efficient Compliance-løsning var en teknologi som oppfylte Stensruds kriterier.

Løsningen er basert på Microsoft Dynamics CRM og integrert med MS Office Professional og MS Office Sharepoint Server. Den skaper en arbeidsflyt som følger retningslinjene MiFID – på noen punkter får konsulenten beskjed om å utføre handlinger innenfor direktivet, på andre punkter blir oppgavene utført automatisk.

- Med denne løsningen trenger vi ikke å bekymre oss om direktivet og kan konsentrere oss om kunden. Løsningen har potensial til å gjøre gode konsulenter til fantastiske konsulenter, sier Stensrud.

Løsningen legger opp til en arbeidsflyt i 16 trinn som blant annet omfatter:

Kundeinformasjon -  Konsulenten gir informasjon om en potensiell kunde til Microsoft Dynamics CRM. Nye kunder får automatisk tilsendt en velkomst-mail.

Kundeportal - Kunden går inn via WarrenWicklund.no med et sikkert brukernavn og passord. De fyller selv ut den informasjonen om seg selv som MiFID krever og gjennomfører en evaluering av sine investeringer.

Kunderespons - Kunden mottar en mail med resultatet av evalueringen. Han eller hun kan da logge seg inn og godkjenne profilen, som også bekrefter hvilke produkter som passer. Så sendes en kontrakt automatisk. Med dette på plass kan kunden kan begynne å ta investeringsbeslutninger.

- Columbus gjorde en glimrende jobb. De forsto våre strategiske mål, og hadde den teknologiske kunnskapen som skulle til for å tilpasse løsningen til våre behov, sier Stensrud.

Fordeler

Løsningen fra Columbus sikrer at WarrenWicklund arbeider på en måte som oppfyller MiFIDs. Stensrud:

- Denne teknologien betyr at vi har styrket vårt omdømme i en situasjon der andre selskap har fått sine konsesjoner inndratt. Under den økonomiske krisen posisjonerer dette WarrenWicklund som en sterk leder med fokus på økonomisk integritet og åpenhet. Samtidig bruker konsulentene nå mye mindre tid til å bekymre seg om regler og mer tid til å gi potensielle og eksiterende kunder god service.

Konsulentene blir mer produktive - Løsningen fra Columbus sikrer at konsulenten alltid følger reglene når de behandler kunder og investeringer. Fordi de vet at de følger MiFID, kan konsulentene fokusere på kunden og gi bedre service.

WarrenWicklund setter standard - Med den nye teknologien på plass setter selskapet en ny og høyere standard for å følge MiFID og holde høy økonomisk integritet.

Liten eller ingen opplæring - Konsulenter som kjenner Microsoft-programvare kan begynne å bruke løsningen i løpet av minutter. Brukergrensesnittet er så intuitivt og logisk at det trengs svært lite opplæring.

Nye kunder registreres raskt - Kunder kan registrere seg uten tidkrevende fysiske møter.

Selskapet har fått en plattform å vokse på - WarrenWicklund har 800 kunder og rundt 16.000 prospekter. Nå som konsulentene bruker mindre tid på papirarbeid, kan de fokusere på å formidle flere prospekter til registrerte kunder.

"Konsulentene bruker nå mye mindre tid på å bekymre seg for å følge reglene, og mer tid på å gi potensielle og eksisterende kunder god service."

Fredrik Ask Stensrud, Head of Investments Clients, WarrenWicklund