HDS - Polen

Selskapet

HDS Polen, en internasjonal distributør av aviser og magasiner, bestående av Relay, Inmedio og Voyage kafé, har tatt i bruk Microsoft Dynamics AX. Løsningen ble i tillegg supplementert med software-funksjoner fra ColumbusRetail, som var spesielt utviklet for selskaper innen salg og distribusjon innen detaljhandel.

Utenom aviser og magasiner, selges også bøker, bussbilletter, lotto, matvarer og multimedieprodukter. Utsalgsstedene er hovedsakelig lokalisert på flyplasser, jernbanestasjoner og busstasjoner, kjøpesentre og på metrostasjonen i Warsawa.

IT-systemet, som skulle støtte ledelsen med å håndtere store mengder data, måtte ikke bare være effektivt og fleksibelt på grunn av stor utviklingsdynamikk i HDS Polen, men også kompatibelt med annen software. – Det finnes ingen ERP-system i markedet som kan omslutte alle prosessene spesifikt i FMCG-sektoren. Både systemer fra SAP, Oracle, Microsoft Business Solution krever ekstra funksjoner. Hos HDS Polen var Microsoft Dynamics AX supplementert med patenterte løsninger, som blant annet gjorde det mulig å kombinere ERP med POS-systemene hos HDS Polen, forklarer Artur Stypinski, prosjektleder hos Columbus Polen, ansvarlig for HDS Polen prosjektet.

Selskapets situasjon

Før implementeringen av Microsoft AX var forretningsprosessene hos HDS Polen støttet av et par ikke-integrerte IT-systemer. Hvert av dem støttet et smalt område av selskapet og all data måtte bli manuelt lagt inn fra et system til et annet. Disse operasjonene var ikke bare tidkrevende og kostbare, men bar også en risk for å gjøre feil ved overføring av data lagret i Excellark til en annen database.

Med kraftig vekst i HDS Polens nettverk, som planlegger å åpne flere nye utsalgssteder hver måned, begynte det å haste å implementere ett integrert IT-system som effektivt kunne støtte kompliserte og mangfoldige prosesser relatert til detaljhandel.

- Med en så stor driftsstørrelse er risikoen for feil ved manuell postering eller kalkulering en margin som er veldig høy. HDS kunne ikke la dette skje og forventet at det nye systemet ville være i stand til å kjøre presise kontroller av hver prosess, sier Artur Stypinski, prosjektleder ved Columbus Polen, ansvarlig for HDS Polen-prosjektet.

Å bruke det nye systemet til overvåking og kontroll vil ta noe av byrden av HDS-ansatte som nå – i stedet for å fokusere på for eksempel å bekrefte fakturaer hver gang – kan fokusere på resultater fra en enorm mengde prosesserte dokumenter. På denne måten vil man redusere risikoen for å gjøre feil ned til et minimum (pga. menneskelige svakheter som kan bli oppdaget ved for eksempel postering), men og forfine mekanismen av raskere kalkulering av konkurransemargin på produkter hos HDS sine utsalgssteder.

- Dette ville vært umulig uten et enkelt, integrert IT-system sammen med en vertikal løsning for detaljhandel. Man kunne muligens ta i bruk flere ansatte som ville blitt delegert nye oppgaver, men en slik taktikk ville generert ekstra kostnader for selskapet og forsterke risikoen for å gjøre feil, som øker samtidig som antall ansatte øker, legger Artur Stypinski til.

Løsning

Ledelsen i HDS Polen som delegerte et kompetent og besluttsomt team for prosjektet, hadde en klar visjon. Systemet måtte ikke bare være effektivt nok for å prosessere hundre tusenvis av operasjoner hver måned, men også omfattende nok til å kontrollere drift relatert til handel innenfor distribusjon og detaljhandel, være fleksibelt og være kompatibelt med ekstern software. Det finnes imidlertid ingen ERP-system på det polske eller internasjonale markedet som er fullstendig tilpasset de karakteristiske egenskapene til FMCG-sektoren når det gjelder distribusjon.

Tid er strategisk viktig for å kunne styre konkurransedyktige priser ved utsalgssteder. HDS Polen gikk i begynnelsen ut ifra at prosessene rundt dette ville bli støttet av ERP-system fra SAP eller Oracle. Men etter å ha utført en pre-implementeringsanalyse viste det seg at implementeringen ville bli mer kostbar og tidkrevende en implementering av et Microsoft Dynamics AX system, som til slutt erstattet tidligere ikke-integrerte software i selskapet.

Systemets standardfunksjoner (lignende SAP og Oracle) måtte imidlertid bli utvidet og tilpasset HDS og FMCG-sektoren. På grunn av dette designet Columbus Polen en vertikal løsning for å styre salg innen distribusjon og detaljhandel på en Microsoft Dynamics AX-plattform. Microsoft Dynamics AX ble deretter integrert med et effektivt brukergrensesnitt med eksterne systemer. Noen av dem inkluderer diverse software fra leverandører som samarbeider med HDS. Andre systemer inkluderer håndtering av POS.

Selskapet kan nå overføre informasjon om hva, hvor og hvor mye som blir solgt, til hoveddatabasen. Selskapet kan slik overvåke og reagere på varierende etterspørsel i sanntid. Prosesser gjeldende for eksempel salgsrapporter, kontoutskrifter, betalinger, godkjenninger av innkommende og utgående dokumenter er nå automatisert.

Dette krevde at Columbus Polen på forhånd forberedte en avansert teknikk for posteringer og godkjennelser. Takket være dette trenger ikke de ansatte hos HDS Polen lenger å personlig godkjenne hvert av de hundre tusenvis av dokumenter, og bidrar slik til tidsbesparelser og reduserer den menneskelige risikofaktoren til et minimum. Ved å frigjøre tid på denne måten kan ansatte heller bruke tiden sin på å analysere data som er lagt inn i Microsoft Dynamics AX-systemet. På denne måten kan de i løpet av kort tid oppdage feildata og reagere effektivt, noe som optimerer beslutningstakingsprosessen i tillegg til kvaliteten på arbeidet.

Det er tilstrekkelig at et av utsalgsstedene ikke leverer hele utbyttet fra for eksempel telefonkort, til at hovedkvarteret umiddelbart sender et team til et gitt utsalgssted for å bekrefte uregelmessigheten som er registrert i systemet.

Forretningsfordeler

Løsningen, som er basert på plattformen til ett enkelt, integrert IT-system av Microsoft Dynamics AX sammen med en funksjonell utvidelse fra Columbus Polen, viste seg å være så praktisk at HDS Group vurderte muligheten for å rulle ut løsningen i andre land. De hundre tusenvis av operasjoner som blir gjort av de over 400 utsalgsstedene blir registrert og kontrollert på sentralt nivå i sanntid. Risikoen for å gjøre feil, som kunne inntruffet før med manuell innleggelse av data, har nå blitt redusert til et minimum. Alle prosesser skjer nå automatisk. Analysene blir tatt hånd om av ett, sentralt system – effektivt, fleksibelt, forenlig med ekstern software og som kontrollerer hver oppgave utført av en franchisetaker.

- Implementeringen av Microsoft Dynamics AX-systemet var en nøkkelprosess for oss, men det var og en stor utfordring for hele selskapet. Nøkkelbrukere tok aktivt del i prosjektet i startfasen, mens sluttbrukerne tok del i prosjektet etterpå. Dette skapte derimot ingen forvirring i selskapets virkemåte takket være involveringen fra konsulenter fra Columbus Polen, sier Grzegorz Drozd, prosjektleder hos HDS Polen. - Etter seks måneder kan jeg dristig nok si at implementeringen endte med suksess. Det implementerte systemet møter majoriteten av våre forventninger i selskapets funksjonsområder, som systemet til nå har omsluttet. Takket være perfekt samarbeid med konsulenter fra Columbus Polen skal vi utvikle systemet videre og implementere påfølgende moduler.