Pepco - Polen

Pepco er et kjent ansikt i Polens handlegater. Pepco selger lavpris forbrukervarer som klær og interiør, og har butikker på 223 lokasjoner over hele landet. Og selv om firmaets suksess ligger i evnen til å holde kostnadene nede, ganske annerledes fra den vanlige lavpriskjede, investerer Pepco tungt i kundeopplevelse og har nylig overhalt sine butikker for å skape et spennende sted å handle.

- Vårt nye butikkdesign består av forbedrede utstillinger, klare farger og innbydende estetikk, som forsikrer at våre kunder kan finne frem raskere og enklere, forklarer Matthew Lythgoe, Pepco’s CEO. – Vi vil at det skal være en behagelig opplevelse å handle hos Pepco og vi har jobbet hardt for å forsikre at dette skjer.

Utfordringen

Investeringen i å forbedre kundeopplevelsen er matchet med Pepco’s investering i fremtiden. Innen 2014 vil detaljisten ha åpnet 200 flere butikker med mål om være den største, billigste og mest gjenkjennelige detaljhandleren i landet innen klær og interiør. Selskapet innså imidlertid at de sto ovenfor en utfordring for å kunne realisere denne planen. – Vår aggressive vekststrategi var ikke bærekraftig med vår eksisterende IT-struktur, forklarer Lythgoe. – Vi brukte et standardisert system som ble kjøpt når vi bare hadde 15 butikker. Dette betydde at hovedkontoret hadde liten innsikt inn i hva som skjedde på hvert utsalgssted.

- Vi hadde for mye data basert på regneark, noe som gjorde det vanskelig å få oversikt over selskapet som en helhet, sier Lythgoe. – På grunn av store mengder data var det ikke bare ekstremt tidkrevende, men også utsatt for feil. Å nøyaktig forutse etterspørsel ble vanskelig, noe som resulterte i at når noen butikker fikk problemer med beholdningen klarte vi ikke å reagere på dette på en effektiv måte.

Innkjøpsavdeling sto også ovenfor utfordringer. Mesteparten av innkjøpene blir gjort fra utlandet, og utfordringer med svingende valutakurser var vanskelige å håndtere. – Som en lavpriskjede har vi lite rom å spille med når det gjelder fortjenestemargin, sier Lythgoe. – Den minste glipp i anskaffelsestid kan ha en direkte innvirkning på bunnlinjen.

Behovet for et nytt system var langt over tiden. Pepco inviterte fem av de ledende IT-selskapene for å gi et tilbud på prosjektet, men det var Columbus som skilte seg ut fra resten. – Columbus hadde mye erfaring og hadde vært involvert i lignende prosjekter med andre detaljhandlere i Polen, forklarer Lythgoe. – Løsningen, som er basert på Microsoft Dynamics AX, møtte all kriteriene og vi var sikre på at den ville møte våre forventninger i forhold til hva den kunne gjøre for oss.

Løsningen

Columbus Retail Chain Manager for Microsoft Dynamics AX er basert på en forretningsmodell utviklet spesielt for detaljhandlere. Modellen består av tre deler: kategoriledelse, supply chain management og drift.

- Effektivitet var kritisk for denne delen av implementeringen, fordi Pepco trenger å være i stand til å fortsette sin daglige drift uten forstyrrelser, forklarer Nair. – Problemfrie verktøy for integrasjon og konfigurasjon gjør det enkelt å konfigurere eksterne POS-systemer fra Microsoft Dynamics AX og støtte en rask og problemfri utplassering til nye butikker.

Etter at POS-softwaren var installert rullet Columbus ut løsningen ved hovedkontoret og i forsyningskjeden, mens de samtidig jobbet tett med teamet hos Pepco for å forsikre at prosjektet gikk smertefritt for seg. – Ledelsen hadde en svært praktisk tilnærming, og var veldig bevisst på de forskjellige stadiene i implementeringen, sier Nair. – Den svært organiserte strukturen i selskapet betydde at opplæring var ukomplisert.

Lythgoe er enig: - Vi engasjerte nøkkelbrukere i prosjektet fra begynnelsen av, forklarer han. – Dette gjorde uten tvil implementeringen enklere.

Microsoft-teknologien i hjertet av løsningen hjelper også i overgangsfasen. – De fleste ansatte i Pepco bruker allerede Microsoft-teknologi privat, sier Lythgoe. – Dette betyr at det nye systemet var intuitivt fra begynnelsen av, noe som er en stor fordel når man bruker en løsning basert på Dynamics AX.

Resultater

Siden implementeringen har Pepco opplevd mange fordeler. Løsningen for Retail Chain Manager importerer viktige data fra Pepco’s eksisterende Wincor Nixdorf POS-system, som er i bruk på alle kassaapparat i Pepco Polen’s butikker. Disse dataene blir da sendt til hovedkontoret. – Ansatte på hovedkontoret har nå ett enkelt overblikk over alle butikker og all drift, sier Nair. – Konsept, salgstransaksjoner, sortiment, lagerbeholdningen og mye mer håndteres fra ett sted.

- Ansatte kan spore og planlegge etter etterspørsel og handle inn varer på et sentralt nivå og for hver butikk, og slik forbedret ledelse av relasjonen mellom tilbud og etterspørsel, forklarer Lythgoe. – Dersom etterspørselen synker for en spesifikk produktkategori i en butikk, kan vi raskt reagere med å flytte de valgte produktkategoriene til utsalgsteder hvor etterspørselen er høyere. Tilbudsordre blir automatisk generert og sendt fra Microsoft Dynamics AX til IT-systemet for logistikk, som håndterer lager og distribusjon på vegne av Pepco Polen.

Den nye og effektiviserte driften gir direkte fordeler for kundene. Rask tilgang til den seneste informasjonen om kunde, produkt, ordre, eller betaling kan hjelpe Pepco med å fylle hyllene med produkter som kundene vil ha, når de vil ha dem – og i tillegg hjelpe ansatte med å forbedre servicenivået, og driftsansatte med å kontrollere omsetningssatser for beholdningen.

Men dette er ikke alt. Fordi Retail Chain Manager for Microsoft Dynamics AX er en integrert løsning, mater systemet data inn i Microsoft Dynamics AX moduler for lagerledelse og økonomi, og leverer på denne måten også betydelige fordeler for økonomiavdelingen. – Økonomisk styring i Microsoft Dynamics AX gir oss bedre innsikt i vår økonomi og har forbedret vår evne til å kontrollere kostnader og prisavvik på en raskere måte, forklarer Lythgoe.

- En integrert og fleksibel løsning, Retail Chain Manager for Microsoft Dynamics AX gir verktøy og funksjonalitet som gir ansatte på alle nivå tilgang til kritisk informasjon som de trenger for å gjøre jobben sin på en effektiv måte.

Manoj Nair, Columbus

I tillegg til dette kan Pepco’s økonomiansatte spore alle transaksjoner fra hovedregnskap til originalt dokument – som for eksempel en salgskvittering. De kan altså spore i revers, fra selgers faktura til postering i hovedregnskap. Alle fakturaer som er mottatt på papir eller elektronisk er matchet med fysiske leveringer og handelsavtaler. Brukere kan kontrollere og godkjenne alle transaksjoner, og godkjenningsrutiner kan bli definert for å skille håndtering av godkjente og ikke-godkjente salgsfakturaer.

Totalt sett har løsningen banet vei for en sterkere fremtid for Pepco. - En integrert og fleksibel løsning, Retail Chain Manager for Microsoft Dynamics AX gir verktøy og funksjonalitet som gir ansatte på alle nivå tilgang til kritisk informasjon som de trenger for å gjøre jobben sin på en effektiv måte, oppsummerer Nair. – Det kan transformere store mengder uorganisert informasjon til verdifull Business Intelligence, som kan hjelpe detaljhandlere som Pepco med å ta velinformerte avgjørelser og gjenkjenne fremtidige forbrukertrender raskt.

Lythgoe sier seg enig, og legger til at kunnskapen selskapet nå har er uvurderlig. – Med tilgang til viktig informasjon og integrering av denne informasjonen på tvers av systemet, for ledelse av kunderelasjoner, økonomi, personale og forsyningskjede, har Pepco vært i stand til å utvikle innsikten de trenger for å oppnå suksess.