Tilbake til kunder

Befalets fellesorganisasjon

Trygt og mer lønnsomt med Dynamics i skyen

Adjektivene sitter løst når Befalets fellesorganisasjon beskriver sitt nye medlemssystem. Dynamics-løsningen fra Columbus har gjort det enklere å takle stor vekst.

Kapteinløytnant Viggo Holm er en drømmekunde for de som har tellekantene i orden. Som tidligere skipssjef i Marinen, og nå leder for kommunikasjonsavdelingen i Befalets fellesorganisasjon (BFO), er han vant til å stille krav og sikre kvalitet på gjennomføringen. Hans avdeling håndterer all intern- og eksternkommunikasjon, deriblant oppfølging av de rett over 10 000 medlemmene. 

- Forsvaret er en givende arbeidsplass. Vi er med på noe viktig og BFO ivaretar medlemmene sosialt og økonomisk, sier Holm. Det innebærer alt fra sikring av rettigheter til å tilby gode fellesordninger som forsikringer.

BFO skulle sommeren 2015 velge nytt medlemssystem med tilhørende leverandør. Tidligere løsning var utgått på dato og oppgraderinger opphørt. Dermed hastet det å finne løsningen som skulle flytte organisasjonen inn i digitaliseringens tidsalder. 

Trygt fra første øyeblikk
Hensikten var å finne system som var hyllevare og som automatisk ble oppgradert. Det var et bevisst valg at det skulle ligge i skyen, og at det fungerte sammen med medlemsoversikten i CRM. Fullgod sikkerhet var en av de viktigste kriteriene underveis:

- Vi håndterer medlemmer i utsatte yrker og med krav til personvern. Vi var i dialog med både Nasjonal sikkerhetsmyndighet og sikkerhetsavdelingen i Forsvaret for å bekrefte at det var å trygt å velge en Microsoft-skytjeneste, sier Holm.

Columbus kom inn i varmen etter anbefaling fra en annen kunde. Samarbeidet ble innledet høsten 2015 med en workshop beskrevet som et eksempel til etterfølgelse.

- Columbus forsto umiddelbart hvilke behov vi hadde og kom med mange smarte anbefalinger. De viste oss tidlig et nesten ferdig system som vi følte vi nesten kunne vandre rett inn i, sier Holm, og påpeker at håndteringen av slike forprosjekt er en forutsetning for å lykkes med implementeringen.

- Jobben med grunnmuren er enormt viktig for hele systemets levetid.

Kommer tettere på medlemmene med nytt system
Driftssystemet har gitt en komplett løsning som forenkler, fornyer og forbedrer. Prosesser automatiseres og digitaliseres.

- Systemet gir oss full detaljoversikt og vi kan jobbe mer effektivt for – og med – de vi representerer.

Hvert medlem har sin unike pålogging der de kan se alle sine detaljer på Min Side. Bakenforliggende prosesser som tidligere ble håndtert manuelt er nå et gufs fra fortiden. Prosedyrer som velkomstbrev til nye medlemmer er automatisert og sendt ut via epost, og bekreftelser kommer med SMS. Dokumenter fra kurs legges inn på medlemmenes egne sider der de er alltid tilgjengelige.

- Et annet mål var å bli bedre til å håndtere innkommende henvendelser. De havnet tidligere i en innboks der de måtte manuelt sorteres, og det var ikke en god oppskrift for å gi medlemmene gode tilbakemeldinger innen rimelige frister. Nå blir alle henvendelser delegert til riktig saksbehandler og vi er flinkere og raskere til å svare, sier Holm.

Gjort det enklere å håndtere stor vekst
BFO er i rivende utvikling og har økt med nesten 1000 medlemmer siste to år.

- Vi tror at digitaliseringen og smartere system er viktige årsaker. Vi har endret hvordan vi er i dialog med medlemmene, og klart å synliggjøre at vi gjør en god jobb. Vi merker at medlemmene stiller nye krav og har andre forventninger til oss.

- Vi hadde ikke klart å håndtere så mange nye medlemmer på en god måte uten Dynamics. Systemet har hjulpet oss å takle veksten, sier han.

De er så vidt ute av startblokka og ser for seg mange spennende muligheter i årene som kommer. Viktige stikkord er smarte selvbetjente løsninger som gir medlemmene bedre svar og service, og fjerner unødvendige prosesser. Et eksempel er hvordan BFO i 2017 tok imot innspill til lønnsforhandlinger via CRM-modulen i Dynamics.

- Vi har fått inn tusenvis av innspill via systemet, og flere har meldt inn krav via mobil mens de har vært ute i skogen. Vi satte i år rekord med 2100 lønnskrav via systemet, sier Holm og forteller om et befal i Marinen som sendte inn sine krav via et 4G-nettverk på en oljeplattform.

De store datamengdene er viktig i digitaliseringsprosjektet – BFO digital. Det gir rike datagrunnlag med mange spennende analysemuligheter som igjen skal gi bedre beslutningsgrunnlag i fremtiden. Derfor ser de nå på å ta i bruk enda flere apper og smarte funksjoner fra Microsoft som Power BI. Bedre samhandling internt og eksternt er også høyt prioritert.

Råd om prosesser som kan automatiseres
Holm og BFO er godt fornøyd med bistanden fra Columbus. Dette fra første øyeblikk til nå i driftsfasen der de nyter fordelene av en support og vedlikeholdsavtale i form av ColumbusCare. Dette er verdiøkende tjenester som gjør det enklere å hente ut større verdi fra skyløsningene, med et dedikert serviceteam som har inngående kjennskap til hvert enkelt kundes system.

- Columbus har satt seg godt inn i vår organisasjon og levert på avtalt tid og budsjett. De har kommet med forslag på mange prosesser som vi kan automatisere. Columbus er opptatt av å lytte til våre behov. Opplevelsen fra forprosjektet var så godt at vi har prøvd å lære av arbeidsformen, sier Holm.

Systemet gjør det veldig mye enklere å gjøre en enda bedre jobb for medlemmene.

- Som alt annet i Forsvaret handler det om god ledelse. Mennesker og systemer skal sendes ut med definerte mål som følges opp i etterkant. Dynamics og Columbus har gitt oss store muligheter for å lykkes med digitalisering. De som ikke har dette systemet vet ikke hva de går glipp av, avslutter en entusiastisk Holm.

 

Om Befalets fellesorganisasjon
Befalets Fellesorganisasjon er organisasjonen for alle militært tilsatte og militære embedsmenn, på alle gradsnivå. BFO jobber for å styrke Forsvarets stilling i samfunnet og støtte arbeidet med å fremme forsvarstanken og forsvarsviljen i det norske folk. De siste årene har BFO hatt en god medlemsvekst og er nå over 10000 medlemmer. www.bfo.no

 

Kategorier Medlem, Microsoft Dynamics CRM