ПроБюро

Решение от Columbus на базе Microsoft Dynamics AX обеспечило оптимизацию операционной и финансовой деятельности торговой компании, повысив точность планирования затрат на закупку товаров, качество работы с заказами, а также минимизировав издержки на формирование корпоративной документации.

Компания ПроБюро была создана в 1994 году, пройдя путь от маленькой канцелярской фирмы до одного из крупнейших операторов канцелярского рынка России, работающего как со средним и крупным оптом, так и с розничными точками и корпоративными клиентами. Товарное предложение компании ПроБюро, — это более 6000 наименований канцелярской, бумажно-беловой продукции, офисных товаров и школьно-письменных принадлежностей.

Ассортимент ПроБюро составляет самый широкий спектр продукции лидеров мировой индустрии канцелярских и офисных товаров — PROTEGE PARIS S.A., WATERMAN (Франция), PARKER (Англия), HERLITZ, HELIT, L&S, ROTRING, M+R (Германия), ITALIAN FILES, UNIVERSAL (Италия), RAPID (Швеция), STORAENSO (Финляндия), UNI Mitsubishi Pencil Co, PAPER:MATE (Япония).

На момент запуска системы в эксплуатацию в московском и региональных офисах «ПроБюро», охватывающих всю Россию, работало более 800 сотрудников. По мере своего развития компания столкнулась с проблемой: ресурсы имеющихся IT-систем не соответствовали потребностям растущего бизнеса. Необходимо было провести модернизацию корпоративной системы для достижения комплекса стратегических целей:

• Реализация основных бизнес-процессов компании на новой технологической платформе
• Создание централизованной базы данных о деятельности компании
• Достижение необходимой скорости отгрузок в сезон продаж (старая система обеспечить не могла)
• «Обкатка» в московском офисе решения, пригодного для тиражирования на другие филиалы
• Подготовка команды специалистов заказчика к самостоятельной работе по развитию системы и тиражированию решения

По итогам проведенного исследования существующих на рынке предложений в качестве оптимального было выбрано решение на базе Microsoft Dynamics AX, представленное компанией Columbus. В пользу данного выбора сыграл успешный опыт компании Columbus в сфере автоматизации торгового бизнеса, а также функциональность решения, позволявшая решить все ключевые бизнес-задачи ПроБюро.

Реализация проекта протекала непросто - менялся состав команды со стороны заказчика и консультанта, постоянно корректировались взаимные требования.

Однако, благодаря искренней заинтересованности и самоотверженным усилиям специалистов Columbus и ПроБюро, а также активному участию в проекте спонсора и координатора проекта со стороны заказчика, все эти проблемы удалось преодолеть. Немаловажную роль в итоговом успехе сыграла высокая квалификация экспертов, а также выполнение существенной части работ на этапах внедрения и активной поддержки специалистами ПроБюро.

В результате проекта были автоматизированы основные бизнес процессы компании ПроБюро: финансовый учет, управление цепочками поставок, управление заказами клиентов, расчеты с контрагентами, управление запасами, казначейские процедуры.

Для максимально удобной и вариативной работы пользователей с системой сотрудниками Columbus был выполнен ряд модификаций стандартной функциональности системы:

• расширенные критерии поиска ценовых соглашений;
• автоматический контроль кредитного лимита клиента в разрезе договоров;
• контроль минимально допустимых цен продажи;
• расширение функций стандартного документооборота;
• расширенные критерии доступа на уровне записей;
• онлайн интеграция с WMS и другими внешними системами;
• учет складов подвоза (товары в пути);
• передача резервов.

Кроме этого, около 300 сотрудников ПроБюро было обучено работе с системой.

Возможности платформы Microsoft Dynamics AX обеспечили автоматизацию всего цикла рабочих процессов компании ПроБюро: от формирования заказов на покупку и продажу, до экспорта данных в систему бух. Учета. В результате заметно сократились издержки на подготовку финансовой и сопроводительной документации, достигнута максимальная прозрачность финансовых потоков компании, оптимизировано планирование и распределение товарных запасов, повысилась эффективность процессов продажи.

Возможность централизованного контроля над ценами и скидками в разрезе подразделений, каналов сбыта и ассортиментных групп повысила управляемость ценовой политики компании, сопоставление нормативных и фактических затрат по транспортировке и обработке грузов обеспечило четкий контроль над расходами.

ИТ-директор компании ПроБюро Константин Рыгалов подчеркнул: «За время, прошедшее с завершения проекта, произошло немало изменений, в том числе – негативного плана. Тем не менее, результаты внедрения я оцениваю как позитивные, и усматриваю в них предпосылки для преодоления кризисных тенденций. Убежден, что с помощью решения от Columbus мы сможем вернуть себе лидерство на рынке и обеспечить в будущем устойчивый рост компании».