Документооборот
Оперативность документооборота в компании напрямую влияет на эффективность бизнеса и скорость принятия важных решений. Замедленное одобрение командировки сотрудника или нового договора с клиентом может повлечь потерю новых возможностей для бизнеса. Автоматизация документооборота обеспечивает всю необходимую информацию для оперативного принятия решений и согласования документов без задержек, что в конечном итоге снижает трудозатраты на документооборот в целом.
Легко представить, насколько удобнее направлять документ в электронном виде и оперативно получать достоверную информацию о ходе процесса согласования, чем передавать документ физически и пребывать в неведении о статусе его рассмотрения. Пересылка документов по электронной почте также не решает проблемы, так как образуется множество версий документов и не обеспечивается централизованное хранение.
Созданное компанией Columbus решение «Электронное согласование документов и заявок» на платформе Microsoft Sharepoint Server, является доступным продуктом для реализации ключевых функций документооборота:
• Построение динамических маршрутов согласования документов
• Оперативное уведомление пользователей по почте о необходимых действиях, настройка напоминаний
• Защита информации на уровне документа и формирование требуемых печатных форм
• Интеграция с финансовыми системами для синхронизации справочников и заявок на различные затраты
• Централизованное хранение документов с сохранением истории их изменения
Отдельно перечислим удобство продукта для пользователей:
• Выполнение одобрения непосредственно из почтового клиента (Microsoft Outlook), отражение ключевой информации в почтовых уведомлениях
• Программы Microsoft Office (Word, Excel) являются основными инструментами системы, без необходимости «привыкания» пользователей
• Оперативный доступ к системе документооборота через Интернет по защищенному соединению
• Использование мобильных устройств: выполнение одобрения и получение уведомлений по SMS
• Единый пользователь Windows без дополнительных паролей и авторизаций
Свяжитесь с нами и узнайте больше о решениях Columbus для документооборота.
