Tilbage til kunder

Augustinus Fonden

Agustinus Fonden

Augustinus fonden skruer op for vækst og effektivitet

I de seneste otte år har Augustinus Fonden haft en vækst på 54 pct. i antallet af ansøgninger. Alligevel er det lykkedes at fastholde administrationen på et minimum. Fonden har optimeret arbejdsprocedurerne og med Columbus’ Fondsløsning som krumtap digitaliseret ansøgningsprocesserne og en række sagbehandlingsprocesser. 

Augustinus Fonden uddeler hvert år 150-200 mio. kr. til almenvelgørende og humane formål. I 2014 rundede antallet af ansøgninger 5.200. Alt arbejde omkring ansøgninger og bevillinger varetages af blot seks medarbejdere i Amaliegade i København, som desuden håndterer al administration for investeringselskabet Chr. Augustinus Fabrikker A/S. Det kan kun lade sig gøre takket være Columbus’ Fondsløsning, som Augstinus Fonden har anvendt i en længere årrække. Fondsløsningen giver overblik over alle ansøgere samt status på ansøgninger, bevillinger og udbetalinger, og er det centralt styrende redskab for alle processer omkring ansøgningerne. 

I toppen af ligaen
-Vi har valgt at fastholde den lille smidige organisation, og derfor er vi helt afhængige af en velfungerende it-platform, som er tilpasset vores branche. Det er Columbus’ Fondsløsning. 
Vi har gennem de senere år modtaget flere og flere ansøgninger. Derfor har vi for nyligt opgraderet Fondsløsningen med webadministration, og det har bragt os op i toppen af ligaen rent effektivitetsmæssigt, siger Peter Ammundsen, økonomichef i Augustinus Fonden og fortæller, at fonden for otte år siden modtog 3.300 ansøgninger og dermed har oplevet en vækst på 54 pct. i antallet af ansøgninger.

-Nu modtager vi 1.900 flere ansøgninger, men er det samme antal medarbejdere, vores behandlingstid er kortere, og datakvaliteten er bedre, fordi vi med Columbus’s løsning er i stand til at modtage alle ansøgningerne digitalt, fortæller Peter Ammundsen.

-Med implementeringen af den nye online løsning har vi gjort vores fondsadministration fremtidssikret. Vi kan uden problemer modtage 30-40 pct. flere ansøgninger end i dag. Hvis det skulle være gjort manuelt, skulle vi have en ekstra person ansat, siger han.

Konkrete besparelser
Sammen med Columbus har Augustinus Fonden digitaliseret hele ansøgningsprocessen og dele af sagsbehandlingsprocessen. Det digitale flow giver fonden fordele på mange fronter. Bl.a. behandles alle studieansøgningerne, hvilket er den største gruppe, nu helt digitalt.

-Administrativt sparer vi meget tid, og derudover sparer vi helt konkret også en markant udgift til porto årligt, fordi al kommunikation med ansøgerne nu foregår digitalt. Tidligere sendte vi både afslag, svar om bevillinger og bankoverførsler ud pr. brev. Portoudgiften er væk, og vi slipper desuden for enorme, uoverskuelige papirarkiver, fordi alle sager nu gemmes digitalt. Det er både sikrere, og sagerne er nemmere at gå tilbage i end papirarkivet i kælderen, siger Peter Ammundsen. 

Struktur på ansøgninger
Det er blevet væsentlig lettere at håndtere de godt 100 ugentlige ansøgninger, Augustinus Fonden modtager. Der skal ikke længere bruges tid på at åbne brevene med ansøgningerne og derefter taste oplysningerne ind i systemet, fordi alle data nu er registreret af ansøgerne selv. Desuden går det væsentligt hurtigere at gennemgå ansøgningerne, fordi de nu følger den samme skabelon. 

-Tidligere var der meget stor forskel i datakvaliteten i ansøgningerne, og vi kunne bruge lang tid på at finde helt basale oplysninger som navn, CPR-nummer og budget. Nu har vi fem typer ansøgningsskemaer med hver deres faste retningslinjer, som guider ansøgeren til, hvad vi gerne vil vide noget om. Derfor er både datakvaliteten og informationsniveauet væsentlig forbedret, forklarer fondssekretær Louise Kokspang. 

Daglige tidsbesparelser
-Vores rolle har ændret sig fra at være indtaster til en kontrolfunktion, og vi kan arbejde mere effektivt. Vi sparer meget tid hver dag, fordi det hele kører automatisk, siger hun og fortæller, at der til gengæld bruges tid på at vejlede ansøgere igennem det digitale ansøgningssystem.

Medarbejderne skal nu kun kontrollere oplysningerne i ansøgningen og derefter trykke ok, så er sagen automatisk oprettet i fondsløsningen med sagsnummer. Workflowet betyder, at alle efterfølgende, relaterede dokumenter herefter automatisk gemmes under sagen. 

-Vi har hele tiden overblik over indkomne samt be- og ubehandlede ansøgninger og udbetalingsanmodninger. Vi kan også masseredigere ansøgninger og hurtigt tage en gruppe af ansøgere og flytte til den næste status i sagsforløbet. Alt i alt betyder det, at sagerne køres betydeligt mere effektivt igennem end før, siger Louise Kokspang.

Bedre rapportering
Med Columbus’ Fondsløsning er alle data om ansøgere, ansøgninger, betalinger, rapportering til skat mv. samlet ét sted. 

-Fondsløsningen giver bedre mulighed for at indsamle statistiske data, som gør det muligt for os at levere rapporter til bestyrelsen om udviklingen – hvor kommer ansøgerne fra, hvilke lande ønsker de at læse i, på hvilke universiteter osv. Tidligere var meget baseret på skøn. Nu har vi reelle fakta og kan altid indsamle nye data, siger Peter Ammundsen.

Med Fondsløsningen er det samtidig muligt hurtigt at tilføje nye felter på ansøgningerne, så nye ønsker om yderligere viden kan imødekommes effektivt og hurtigt.

-Columbus’ Fondsløsning er et dynamisk og stærkt redskab. Løsningen er brugervenlig både for os og for ansøgerne. Vi har haft et tæt, godt samarbejde med Columbus om implementeringen, som blev leveret efter planen. Vi kom i luften til tiden, så vi trygt kunne gå på sommerferie, siger Peter Ammundsen, som allerede har planer for en version 2, hvor sagsbehandlingen også skal digitaliseres 100 pct.

Fakta om Augustinus Fonden 
Fonden uddeler årligt 150-200 mio. kr. til almenvelgørende og humane formål. De ca. 5.200 ansøgere er fordelt på to grupper: En gruppe af mindre ansøgninger, typisk fra studerende, som udgør 94 pct. af alle ansøgningerne, men blot 15 pct. af de uddelte midler og en gruppe af store ansøgninger, primært fra kulturlivet, der udgør 6 pct. af ansøgningerne og 85 pct. af de uddelte midler. 

 

Download kundehistorie

Kategorier Fonde, Microsoft Dynamics NAV