Tilbage til kunder

Carelog Freight Service A/S

Fleksibel speditionsvirksomhed sikrer kvalitet og vækst med SharePoint

Den danskejedespeditionsvirksomhed Carelog Freight Service A/S har bygget forretningen op på at yde en god og fleksibel service. Det kræver effektiv videndeling og høj kvalitet i alle processer, og her spiller et tæt samarbejde med Columbus om trinvis SharePoint-implementering med NAV-integration en stor rolle.

”Vi fokuserer på vores kompetencer inden for netop de grene af speditionsbranchen – oversøisk sø- og luftfragt – hvor vi har særlig viden. Desuden er vores strategi at være så fleksible, transparente og effektive som muligt for at skabe mest muligt værdi for vores kunder. Vi ejer ikke skibe, fly eller terminaler, men køber ydelser efter behov,” forklarer Jesper Thomsen, ansvarlig for forretningsudvikling og søfragt-import i speditionsvirksomheden Carelog Freight Service A/S.

 

Strategien har resulteret i en stabil vækst, der bevidst holdes på et niveau, der gør det muligt hele tiden at yde en god og fleksibel service. Det skaber loyalitet hos kunderne – specielt de små og mellemstore virksomheder, hvis behov ikke altid passer til koncepterne hos de store speditionskoncerner.

 

SharePoint understøtter forret - ningen og øger kvaliteten

”Her spiller SharePoint-løsningen fra Columbus en stor rolle, fordi vi bliver i stand til at udnytte tid og ressourcer bedre og samtidig øge kvaliteten af vort arbejde,” siger Jesper Thomsen. Det har betydning i en relativt ung virksomhed som Carelog, der med sine pt. 45 ansatte gerne vil udnytte kompetencer optimalt og være i stand til at dele viden effektivt på tværs af organisationen.

Oprindeligt blev udviklingen af SharePointløsningen – og samarbejdet med Columbus – sat i søen som et fleksibelt alternativ til langt større løsninger, da man for nogle år siden havde behov for at systematisere salg og kundehåndtering.

 

Fleksibilitet, ledelsesopbakning og tæt integration til NAV

”De andre løsninger, vi kiggede på, var meget kostbare og med langt flere funk - tioner, end vi havde behov for. Columbus’ oplæg til en SharePoint-løsning tog deri - mod udgangspunkt i vores forretningspro - cesser og konkrete behov og viste os, at vi kunne komme i gang med de funktioner, vi ønskede, for ret få midler.

Vi fik fra starten stort ejerskab i projektet, hvilket betyder at vi i dag selv kan tilpasse elementer i løsningen. Det er med til at sikre, at løsningen konstant afspejler de forretningskritiske behov og gør det lettere at udvikle undervejs i samspil med Columbus.”

Den salgs- og kundecentriske del af SharePoint-løsningen blev – med tæt integration til Carelogs ERP-platform – hurtigt en fast del af virksomhedens kundeog salgsrettede arbejdsgange. Næste skridt var at optimere operation og processer.

”Vi havde et klart ønske om at optimere operationens workflow og dokumenthåndtering. Ikke mindst for at gøre op med vores mange manuelle og papirtunge processer og samle alt fra korrespondance og mails til fakturaer, noter og fragtmanifester på hver enkelt sag og kunde,” siger Jesper Thomsen.

 

Let at dele opgaver, kundedata og tjeklister

Igen tog virksomheden – i tæt samspil med Columbus – projektet én bid af gangen for at sikre, at organisationen var med hele vejen. Og i dag er her både tæt integration mellem SharePoint og Microsoft Dynamics NAV, der ”ejer” data, samt faste procedurer og tjeklister, så opgaver standardiseres og det er nemt for alle at gå ind og se, hvor langt en opgave f.eks. er kommet.

”Tidligere var vores hverdag præget af mange manuelle processer, hvor hver medarbejder havde sit system. Processerne var for tunge og ikke fleksible og dynamiske nok, når vi ville øge produktivitet og vækst i et konkurrencepræget marked,” siger Jesper Thomsen.

”Men i dag har vi elektroniske tjeklister på alt i SharePoint, og vi kan gå ind på kunder og sager og finde alle informationer – herunder hvor langt man er nået og hvad der mangler for at gøre sagen færdig. På den måde er SharePoint med til at øge videndelingen i virksomheden og optimere kvaliteten af det arbejde, vi udfører,” bemærker han. Samtidig er ledelsen hos Carelog sikre på, at alle kunde- og sagsdata ligger ét sted og at man effektivt har minimeret risikoen for, at vigtige informationer forsvinder.

 

Succes bygget på trinvis implementering og løbende tilpasning

Jesper Thomsen fremhæver den tætte integration til NAV, den omfattende fleksibilitet, den trinvise fremgangsmåde og ikke mindst ledelsens klare og tydelige opbakning som hovedårsagerne til, at SharePoint-projektet er kommet så godt i mål. Samt at man er nået så langt, at både ledelse og medarbejdere bruger det som et helt naturligt og uomgængeligt element i løsningen af deres opgaver.

”Columbus’ SharePoint-team har været gode til at støtte op om en gradvis implementering, så brugerne kunne nå at vænne sig til nye funktioner. De er også helt på det rene med, at vi selv piller ved funktioner og knapper,” siger Jesper Thomsen. Han har også ros til samarbejdet mellem Columbus og den eksterne hosting-partner, der har SharePoint-løsningen liggende.

”Vi har ikke en eneste gang haft fornemmelsen af at havne mellem to stole. De er rigtig gode til at samarbejde.”

 

SharePoint spiller central rolle for forretningsudvikling

Næste trin bliver, forklarer Jesper Thomsen, at anvende lagring af filer i SharePoint og gøre det endnu lettere at dele store filer og dokumenter, som f.eks. pakkelister – internt i virksomheden. Ligeledes skal SharePoint hjælpe med at sikre og styre versioner af interne dokumenter for dermed at begrænse den samlede datamængde i virksomheden. Herefter er det planen at optimerer samarbejdet med eksterne parter ved at gøre det nemmere at dele viden med både kunder og andre samarbejdspartnere via SharePoint.

”Vi tager et trin af gangen – men vi vil kontinuerligt have fokus på optimering af kvalitet, tidsforbrug og ressourcer i hele organisationen. For det er de vigtigste parametre at skrue på, hvis vi vil udvikle forretningen, og her spiller SharePoint en central rolle,” siger han.

 

Kategorier Microsoft Dynamics NAV