Praegusel ajal toimuvad muutused ärimaailmas kiiremini, kui me tihtipeale reageerida suudame. Sellest tulenevalt tekivad pidevalt ka uued väljakutsed, millele peame olema valmis lahendusi leidma, et endiselt konkurentsis püsida. Alljärgnevas artiklis keskendub Columbus Eesti ärilahenduste ekspert Rauno Raid raamatupidajate töö klassikalistele väljakutsetele ning pakub välja ka lahendused nende ületamiseks.
Riskid ärisuhetes
Eduka äri valem peitub õigesti paika pandud strateegias, kvaliteetses tootes või teenuses ning loomulikult ka usaldusväärses suhtluses oma klientide ja hankijatega. Neist esimese kahe puhul omatakse ettevõttes üldjuhul piisavalt head kontrolli, aga uute klientide ja hankijate osas võib puudulik eeltöö viia meid olukorda, kus hankijalt ei saabu tarnitav toode õigeaegselt või kliendile esitatud arve ületab maksetähtaja.
Majandustarkvara ja Äripäeva Infopanga vahele arendatud Riskifaktori liides aitab kirjeldatud äririski maandada. Uue kliendi või hankija sisestamisel on võimalik ühe nupuvajutusega pärida andmed, mis põhinevad ettevõtte majandusnäitajate põhjalikul analüüsil. Vaid mõnekümne sekundi möödudes pärast päringu esitamist, saab info kuivõrd usaldusväärse kliendi või hankijaga on tegemist ning kui suur on antud ettevõtte puhul soovituslik krediidilimiit. Saadud info annab piisavalt alust, et minimeerida näiteks õigeaegselt tasumata müügiarvete osakaalu ettevõtte äritegevuses.
Ostu- ja müügiarvete sidumine pangakannetega
Raamatupidaja igapäevaste tööprotsesside hulka kuulub ostu- ja müügiarvete sidumine pangakannetega. Paraku tuleb nentida, et üsna suures osas ettevõtetes tähendab see raamatupidaja jaoks endiselt ajamahukat käsitööd. Eriti olukorras, kus töötlemist vajavate arvete hulk on suur. Antud tööprotsessi efektiivsemaks muutmiseks on mõistlik kaardistada tarkvara turgu ning uurida, milliseid võimalusi erinevad partnerid pakuvad.
Üks turul olevatest tarkvaradest, mis võimaldab pangakannete automaatset sidumist, on Microsoft Dynamics 365 Business Central platvormil baseeruv Suno365 majandustarkvara lahendus. Teostades lahendusse pangakannete faili impordi, kontrollitakse laekunud ja tasutud summasid vastu sisestatuid arveid ning sobivuse korral seotakse need automaatselt. Enne arvete automaatset sidumist kontrollitakse mitmeid erinevaid parameetreid: kliendi või hankija nime, arve summat, numbrit, viitenumbrit, kuupäeva.
Arvete automaatne sidumine pangakannetega võimaldab hoida kokku olulist ajalist ressurssi ning vähendab märkimisväärselt käsitöö hulka.
E-arved kohutuslikuks
Ettevõtetele, mille äritegevuse üks osa sisaldab endas ka avalikule sektorile arvete esitamist, tuleb käesolev aasta kindlasti vähemasti ühe väga olulise muudatusega. Kui veel seni ei ole olnud e-arvete esitamine avalikule sektorile kohustuslik, siis kõik muutub alates 1. juulist 2019. Märgitud kuupäevast alates saab avalikule sektorile arveid edastada ainult e-arvetena. See omakorda tähendab, et ettevõtted, kes tänaseni ei oma e-arvete esitamise võimekust, on olukorras, kus tuleb oma tänast võimekust täiendada.
Miks seda kõike vaja on? Miks me e-arveid vajame? Vastus iseenesest on lihtne – paberkujul või PDF formaadis esitatud arvete töötlemine on aeganõudev protsess, mis tihtipeale nõuab lisatööd ning tähendab ettevõtte jaoks ka lisakulud.
Väljakutsele aitab lahenduse leida kas mõne e-arvete edastamise teenust pakkuva partneriga lepingu sõlmimine või leida tarkvarapartner, kelle tarkvara juba omab liidest e-arvete edastamiseks ja vastuvõtuks.
Kuludokumentide käsitlemine
Kuludokumentide sisestamine tähendab tihtipeale ebamugavust nii töötajale kui ka raamatupidajale. Ligikaudu pooled Eesti ettevõtetest ei kasuta kuludokumentide digiteerimiseks ühtegi lahendust ning teevad seda endiselt käsitsi. See omakorda tähendab, et kuludokumendid ei liigu automaatselt raamatupidajani ning kulu kinnitavad originaaldokumendidki võivad mõneks ajaks töötaja rahakotti ununeda. See omakorda pärsib tekkinud kulude õigeaegset süsteemi sisestamist ja seejärel töötajale hüvitamist.
Viimastel aastatel on turule tekkinud õnneks mitmeid lahendusi, mis võimaldavad kuludokumentide digiteerimist ja seejärel nende saatmist otse majandustarkvarasse. Üheks selliseks lahenduseks on näiteks Envoice.
Töötajal piisab nutitelefoniga tekkinud kviitungi pildistamisest, see digiteeritakse ning saadetakse seejärel läbi automaatse liidese raamatupidamisse kinnitamiseks ning välja maksmiseks. Kuluarvete käsitlemine muutub palju kiiremaks ja ka korrektsemaks. Lisaks väheneb käsitööst tulenevate vigade arv.
Tarkvara ei toeta ettevõtte eesmärke
Mõned aastad tagasi muutus pilvepõhisest tarkvarast rääkimine aina populaarsemaks ning tänaseks on saanud sellest uus reaalsus. Järjepanu tekib turule tarkvarasid, mida on võimalik kasutusele võtta pilvepõhisena, et püsida konkurentsis ning pakkuda ettevõtetele paindlikumaid lahendusi tarkvaraga seotud küsimustes. Aeg, mil tarkvara oli paigaldatud ettevõtte poolt omatavasse serverisse, on ümber saamas. Lokaalsete lahenduste miinuseks on nende arendamise keerukus olukorras, kus ettevõte vajab täiendavat funktsionaalsust oma eesmärkide poole liikumisel.
Pilvepõhise tarkvara suureks eeliseks on nende pidev areng. Partnerid, kes tarkvara pakuvad, annavad pidevalt välja tarkvarauuendusi uue funktsionaalsusega ning tihtipeale ei tähenda need ettevõtte jaoks täiendavat investeeringut, vaid sisalduvad juba tarkvara kuutasus. Kõige värskem näide pilvepõhiste tarkvarade hulgas on kindlasti Microsoft Dynamics 365 Business Central, mis lanseeriti Eestis ametlikult 27. märtsil. Business Centrali kasutajatel on võimalus esitada arenduste ettepanekuid otse Microsoftile ning saada ka otsest tagasisidet soovitud arenduse potentsiaali kohta.
Samuti tasub märkida, et arendused on asendumas rakendustega, mis võimaldavad tarkvara vastavalt vajadustele kergelt laiendada.
Väljakutsetele leidub lahendus
Raamatupidamine on kahtlemata üks ettevõtte toimimise alustalasid ning tänast protsessi - isegi kui see tundub väga hästi toimivat - on võimalik efektiivsemaks muuta. Kui teil on väljakutse, siis tasub kindlasti uurida võimalusi ja leida uusi lahendusi.
Oleme loonud Microsoft Dynamics 365 Business Central majandustarkvarale oma mugavuslahenduse nimega Suno365, mille eesmärk on pakkuda parimat juhtimisaruandlust ja automatiseeritud raamatupidamist. Suno365 mugavuslahendus sisaldab tasuta eArveid, krediidiriskide hindamist Infopanga Riskifaktoriga, Envoice kuludokumentide digiteerimist baaslahenduses jpm.
Kõige lihtsam viis lahendusega tutvumiseks on tellida personaalne 30-päevane majandustarkvara Suno365 demo. Demokonto on kohustustevaba ning saad selle enda kasutusse vähem kui 4-tunniga!
