<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Ütlus, et ettevõtte suurim vara on selle töötajad, kuulub juba aegade hämarusest enamike juhtide loosungivaramusse ning ei oma tihti enam reaalset sisu. Kõik, kes vähemalt viimasel kümnendil tööturul aktiivselt osalenud, teavad olukordi, kus kuu alguses on nii ettevõtte palgaarvestajad kui personaliosakond silmnähtavalt hõivatud ja närvilised. Samas saaks olukorda erinevate tarkvaralahenduste abil edukalt vältida, leiab Columbus Eesti müügijuht Rauno Raid.

Kiired muutused ning defitsiit mitmetes valdkondades tööjõuturul eeldavad personali- ja raamatupidamistöötajatelt hoopis laiema pildi nägemist ning sisulisemaid tegevusi, kui vaid töötajate andmete arhiveerimine või palgasummade väljaarvutamine. Paraku näevad personalijuhid ja palgaarvestajad töötajatega seotud informatsiooni efektiivse haldamisega suurt vaeva, kulutades igakuiselt palga- ja personaliarvestusele võrdlemisi palju aega.
Sellel on mitmeid põhjuseid: suur hulk töötasumudeleid, sadadesse ulatuv töötajate arv, vähene protsessi automatiseeritus, andmete killustatus, aruandluse keerukus ja palju muud. Pole harvad ka juhtumid, kus otsustajad soovivad tänapäevast analüüsi ja statistikat, kuid ei mõtle, millise koormuse nad läbi oma soovide töötajate õlule panevad.
Kuna enamike ettevõtete tööprotsessi lihtsustaks oluliselt võimekas tarkvara, toon välja olulised aspektid, mida ettevõtte esindajana uue palga- ja personaliarvestuse tarkvara valikul arvesse võtta võiksid.

Teadvusta väljakutset ja leia motivatsioon

Tarkvara vahetus ei ole lihtne samm. Enne otsuse langetamist võiksid vastata kolmele alljärgnevale küsimusele:

1. Kas mulle kui lõppkasutajale on tarkvaravahetust vaja?
2. Milliste väljakutsetega ma praegust tarkvara kasutades silmitsi seisan?
3. Millist kasu ettevõte tarkvara vahetusest saab?

Senistele kogemustele tuginedes võin etteruttavalt öelda, et esimesele küsimusele vastab ligikaudu 90% tarkvara kasutajatest eitavalt. Aga mis saab siis, kui jätame esimese küsimuse viimaseks? Näeme, et eitavate vastuste protsent langeb märgatavalt. Väljakutsete teadvustamise järel on järgmise sammu astumiseks motivatsiooni leidmine oluliselt suurem.

Kompetentne partner pakub turvatunnet

Eesti turul on kümneid tugeva ja konkurentsivõimelise palga- ja personaliarvestuse tarkvara pakkujaid. Eri partnerite vahel valiku langetamine on raske, ent väga oluline. Kompetentse partneri valiku puhul aitab avatus: ole valmis kohtuma eri partneritega, tutvuma tarkvara demodega ning uurima nende tausta. Kahtlemata peaksid omama ülevaadet partnerite senisest turul oldud ajast, selle vältel saadud kogemustest ning olemasolevatest klientidest. Oluline on mõista, et valitud partner ei ole ettevõtte jaoks mitte ainult teenusepakkuja vaid ka pikaaegne koostööpartner, kes hoolitseb tarkvara eest ka pärast seda, kui see on ettevõttes edukalt tööle rakendatud. Juurutustööde järgne tehniline tugi, kindlal platvormil töötav tarkvara ning seda pakkuv kompetentne partner aitavad tagada tuleviku turvatunde.

Kasutajamugavus ja paindlikkus

Eri tarkvarapakkujate kodulehekülgesid ja tootetutvustusi sirvides jääb silma märksõna  mugavus. Mis see mugavus on? Kas sama tarkvaraga viis või enam aastat töötada on mugav? Kindlasti on, sest kõik funktsioonid on kasutajal käe sees, ent teadvustamata jäetakse tarkvara puudused — nendega ollakse lihtsalt harjunud.

Paraku ei mõelda kõige selle juures asjaolule, et tõeline mugavus algab käesoleva hetke mugavustsoonist välja astudes. Nii võime töötada tarkvaraga, milles palga- ja personaliarvestuse moodulid ei ole omavahel integreeritud. See tähendab meile andmete topelt sisestamist ja suurenevat andmevigade arvu ajal, mil mõnes alternatiivses tarkvaras piisab andmete sisestamisest vaid ühte moodulisse ning andmed kantakse automaatselt üle ka teise.

Paljude palgaarvestajate jaoks on tänapäeval üheks suurimaks väljakutseks igakuine kinnipidamiste — elatiste, krediidivõlgnevuste, koolituskokkulepete — käsitsi arvutamine. Miks kulutatakse endiselt tunde, kui mitte päevi protsessile, mida üks kaasaegne palga- ja personaliarvestuse tarkvara suudab igakuiselt automaatselt teha?

Palga- ja personaliarvestuse tarkvara valiku puhul on oluline ka tähtsamate funktsioonide lihtne kättesaadavus, selle arendamise paindlikkus ning automaatsete meeldetuletuste seadistamine lõppkasutaja poolt. Kasutajale mugav ja paindlik tarkvara võimaldab tööd teha senisest efektiivsemalt ja suunata vabanenud ajaressurss teistele olulistele protsessidele.

Oma kogemusest saan tuua näiteid ettevõtetest, kus kaasaegset palga- ja personaliarvestuse tarkvara kasutama hakates on ettevõtte palgaarvestusele igakuiselt kulunud aeg vähenenud neljalt päevalt neljale tunnile. See tähendab ettevõtte jaoks üle ööpäeva vabanenud ajalist ressurssi.

Aruandlus ja raporteerimine

Palga- ja personaliarvestuse üks ajakulukamaid protsesse on eri aruannete ning raportite koostamine ning esitamine. Ettevõtte juhtkond, Maksu- ja Tolliamet ning Statistikaamet ootavad meilt korrektse sisuga ja õigeaegselt esitatud aruandeid. Kaasaegne palga- ja personaliarvestuse tarkvara ei sisalda enam sadu erinevaid, vaid ainult kõige standardiseeritumaid ja enam levinud aruandeid ning raporteid.

Ettevõtte spetsiifilisemaid aruandeid on võimalik koostada erinevaid päringuid kasutades. Päringud võimaldavad koostada raporti või aruande vastavalt kasutaja vajadusele. Riikliku aruandluse efektiivsemaks korraldamiseks tuleks turult leida partner, kes võimaldab vajalike aruannete automaatset genereerimist ja edastamist vastavatele institutsioonidele. Maksu- ja Tolliameti või Statistikaameti kodulehekülgedel asuvate ekraanivormide täitmine jääb palga- ja personaliarvestuse osas ettevõtte töötajate jaoks ajalukku.

Hind ja väärtus

Kas oleme valmis maksma rohkem, et saavutada turvatunnet ja efektiivsust pikaks ajaks või otsustame hoida kokku ja lepime vaid väljakutsete ajutise lahendamisega? Küsimusele vastamine võtab omajagu aega, ent otsus tuleb langetada. Siin oleks mõistlik lasta partneril selgitada oma toote hinnastamise põhimõtteid ja seda, mis väärtust pakutud hinnaga ettevõtte tulevikku silmas pidades Sulle kui kliendile kaasneb. Tihtipeale kaldutakse otsuseid tegema vaid hinnasilti vaadates, jättes analüüsimata, kui suurt väärtust kaasaegne tarkvara ettevõttele tervikuna pakub — vabanev ajaline ressurss, tõusev palga- ja personaliarvestajate motivatsioon ning miks mitte ka töötajate üldine rahulolu. Peamise väärtusena tuleks siiski välja tuua töötasude korrektne ja õigeaegne arvestus.

Astu esimene samm

Tarkvara vahetamine nõuab julgust: keegi ei tule Sind urust otsima ja aitama, pead endast ise märku andma. Julge astuda esimene samm tõelise mugavustsooni poole, lase eelneval arvamusel end aidata ning pea meeles — eelista hinnasildile väärtust! 

Tutvu kindlasti Columbus Eesti palga- ja personalilahendustega

TEEMAD

Blogi

Green Marine on Tallinna Sadama sidusettevõte, mis tegutseb keskkonnateenuste alal ja panustab puhta Läänemere hoidmisse läbi uuendusmeelse ning jätkusuutliku jäätmekäitluse.
Töö inimestega on alati põnev. Ning isegi kui tundub, et kõik on paigas, siis tuleb tervisekriis, mis lööb kaardid sassi ja toob kaasa uutmoodi väljakutsed. Ramirendis tunnetati muudatuste vajadust personalivaldkonnas tegelikult juba varem. Millised on viimased paari aasta suuremad arengud ja millist väärtust need Ramirendile ja ettevõtte töötajatele on loonud, räägib Ramirent Baltikumi personalijuht Kristi Velbaum. Ramirent Baltic AS on suurim ehitusseadmete rendi- ja müügifirma Eestis ja Balti riikides. Tegevust alustati 25 aastat tagasi. Täna töötab Eestis 135 ja Baltikumis koos tütarettevõttega Ramirent Modular Factory AS kokku 430 töötajat. Neist valdav osa on nii-öelda eesliinitöötajad – klienditeenindajad, laotöötajad ja mehaanikud. Tervisekriisist tuldi läbi edukalt. Töötajaskond suudeti säilitada ning pigem tuli töötajaid isegi juurde värvata. „Aasta alguses avasime uue rendipunkti Tallinnas Tähesaju tänaval. Kevadel ehitusturu aktiviseerudes värbasime aktiivselt ka hooajatöölisi suveks ning täiendust olemasolevatesse meeskondadesse, et kõik renditellimused saaksid täidetud ja kliendid teenindatud. Me pole juba ammu nii palju inimesi korraga värvanud kui sel kevadel. Meie töötajaskond on püsinud stabiilsena ja voolavus on madal,“ selgitas Velbaum.
Iga ettevõtte väärtuslikuim vara on inimesed. Aga kuidas leida ja hoida neid kõige säravamaid teemante, on juba omaette teadus. On tõsiasi, et värbamine on Eestis muutunud aasta-aastalt keerukamaks. Kahe peamise tegurina, mis värbamist raskendavad võiks välja tuua väikese vabade töökäte hulga ja muutuvad ootused tööandjatele. Alljärgnevalt selgitab Columbus Eesti värbamislahenduse konsultant Piret Essenson, kuidas viia värbamine ja töötajate hoidmine ettevõttes uuele tasemele.
Iga värbaja tahaks ju olla see perfektne ametiesindaja, kes suudab näha igat värbamist suures plaanis – kui tükikest ettevõtte edust ja imagost. See, kes kõnetab just kõige sobivaimad kandidaate ja lepib mängleva kergusega kokku uusi intervjuusid kõikidele avatud positsioonidele, valmistudes samal ajal eesootavateks kohtumisteks ja andes väärilist tagasisidet mittesobinud kandidaatidele. See värbaja, kes on alati sõbralik ja tähelepanelik ning leiab alati meeskonda ideaalselt sobivad inimesed. Anname ülevaate, kuidas digilahendused loovad võimaluse värbamist viia uuele tasemele.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down