Kuluaruande esitamine on töötaja jaoks tihti tüütu lisakohustus. Columbus lõi oma töötajatele kasutamiseks Checkify äpi, mis teeb kogu protsessi ülimalt lihtsaks.
Lisaks kuludokumentide esitamisele, saab rakenduse abil dokumendid paari nupuvajutusega saata edasi ettevõttesisesele kinnitusringile. Osapoolte kinnituste järgselt liiguvad dokumendid ja nendel olev info kohe otse raamatupidamisse. Uus lahendus aitab säästa kõikide aega ja teeb töötajate elu märkimisväärselt lihtsamaks.
Checkify sünnilugu
Rakendus kasvas välja Columbuse enda vajadusest senisest mugavamalt ja operatiivsemalt kuludokumente esitada. Kui varasemalt sai kuluaruandeid esitada vaid arvutis, siis nüüd saab seda teha ka nutiseadmest. Lisaks kuluaruannetele saab rakenduse abil esitada sõiduaruandeid ja hetkel on testimisel lähetusaruannete esitamise võimalus. Tulevikus on plaanis siia juurde liita veel puhkusetaotluste esitamine, et töötaja saaks kõik vajalikud toimingud teha ühest kohast.
Tehnilise poole pealt on Checkify puhul tegemist Microsoft Power Appsiga. See on low-code tehnoloogia, mis on piisava võimekusega, kuid samal ajal odav, paindlik ja skaleeritav. Enamasti jäädakse ettevõttes harjumuspärastesse lahendustesse ja töövoogudesse kinni, sest kardetakse, et uue tarkvara arendamine ja juurutamine on kallis.
Võrdluseks, kui kuluaruandluse esitamine erilahendusena sisse osta, siis võib selline rakendus tõepoolest minna maksma 3-4 kuu tööraha suurusjärgus 20 000 eurot. Kasutades Microsofti Power Apps tehnoloogiat, juurutas Columbus endale vajaliku rakenduse, mis töötab nii veebis, mobiilis kui ka Teamsis ca kahe nädalaga.
Columbuses on kõikidel töötajatel olemas Office 365 litsentsid, nii ei pidanud juurde soetama mingisuguseid lisalitsentse või õigusi, vaid Microsoft Power Apps on kõikidele töötajatele läbi Microsoft Office’i kättesaadav.
Checkify töötab nii arvutis kui mobiilis
Rakendus töötab nii arvutis kui nutiseadmes. Kui dokumendid on arvutis olemas, saab need esitada arvutist. Mobiilis on rakendust mugav kasutada siis, kui paberdokumente on esitamiseks vaja pildistada. Siis saab otse äpist teha dokumendist foto ja selle kohe ära esitada.
Süsteem ise toimib väga lihtsalt. Töötaja skaneerib oma kuludokumendid sisse ja esitab aruande. Seejärel liiguvad andmed edasi kasutusel olevasse ERP-i, mis tuvastab automaatselt, kes dokumendid esitas ja otsib juhid(d), kellele dokumendid või dokumendiread kinnitamiseks saata.
Checkify rakenduse üks eeliseid on kindlasti see, et tegemist pole lihtsalt dokumentide skaneerimis-programmiga, vaid iga töötajaga on rakenduses vaikimisi seotud kindlad andmed. 
Töötajale avaneb juba eeltäidetud lahtritega väli, mis hõlbustab andmete esitamist ning vabastab korduvate andmete sisestamisest. Aruande esitaja vaates on eelseadistatud näitekskuludokumentide kinnitajate nimed ja neid ei pea iga kord uuesti lisama.
Microsoft Power Apps ja selle eelised
Microsoft Power Apps on pilvepõhine tehnoloogia, mis võimaldab meil lihtsalt ja kiirelt luua endale vajalikke veebi- ja mobiilirakendusi ilma tarkvara arendaja oskusi kasutamata.
Lisaks, vaatamata oma lihtsusele, ei jää tehnoloogia võimekuse poolest kuidagi alla traditsioonilisele tarkvaraarendusele, Microsoft Power Appsiga on meil võimalik luua täisfunktsionaalseid rakendusi mida seejärel näiteks ühendada meie olemasolevate või kolmanda osapoolte süsteemidega.
Peamised eelised mida low-code platvormid täna pakuvad on:
- Kiirus – erilahenduste loomine traditsiooniliste tarkvaraarendusvõtetega on suhteliselt keeruline ja ajamahukas protsess.
Low-code platvormid aitavad neid piiranguid vältida ja oluliselt vähendada rakenduste loomiseks kuluvat aega, keskmiselt on low-code arendused ca 5-7x kiiremad. - Hind – võrreldes traditsioonilise tarkvaraarendusega on low-code rakenduste loomine kuni 70% odavam.
- Turvalisus – Rollipõhised õigused muudavad rakenduste halduse ja jagamise paindlikuks ning turvaliseks.
Kokkuvõttes on Checkify suurepärane näide sellest, kuidas kasutades low-code tehnoloogiat, on võimalik teha suhteliselt vähese vaevaga huvitavaid ja kasulikke asju.
Loe Power Apps lahenduste kohta pikemalt edasi siit.
Kui Sul tekkis mõtteid ja soovid arutada, kuidas ettevõttes äriprotsesside automatiseerida või luua kiirelt vajalikke veebi- ja mobiilirakendusi, võta meiega julgesti ühendust:
