<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Columbuses on eelarvestamiseks kasutusel mugav ja pilvepõhine eelarvestamise ja prognoosimise lahendus. Columbuse finantsjuht Kristjan Roosileht räägib, kuidas Columbus on 20 aastaga jõudnud sinna, kus ta täna on ning milliste väljakutsetega on ettevõte pidanud sel teekonnal silmitsi seisma.

Varasem ajalugu

Enne 2006. aastat käis Columbuses kogu eelarvestamine ühes Exceli tabelis.

2006. a, kui loodi tulemusüksused, sai ühest Excelist seitse, mis tõi kaasa palju lisatööd ja sellele lisaks ka vigu.

Näiteks ei tohtinud töötajad ühel ja samal ajal faili muuta, sest sel juhul muudatused ei salvestunud. Valemite ja linkide haldus oli keeruline ja iga muudatus tähendas, et muuta oli vaja kõiki Exceleid.

Finantsaruandlus tõi finantsjuhi jaoks kaasa palju käsitööd ja õiguseid failides piirata ei saanud.

2009. aastal võtsime kasutusele Atlase ja hakkasime Excelis eelarveid ja prognoose importima Microsoft AX-i, et andmed oleksid ühes andmebaasis.

Aruandlus kolis Microsoft Sharepointi. Eelarvestamine läks oluliselt detailsemaks ja ettevõtte tulemustest tekkis parem ülevaade.

Kohe ilmnes aga praktiline probleem – andmete import ja muudatuste tegemine oli ERPis üsna tülikas. Ettevõtte tulemusi oli küll võimalik automaatselt näha, kuid siiski ei olnud see päris reaalajas vaade, sest aruandlust uuendati viitega.

2015. ja 2016. a oli maailmas põnev periood, mil hakkasid tärkama uued ja võimekad lahendused nagu Power BI ja Power Query.

2017. a otsustasime ka meie Columbuses ajaga kaasas käia ja esimest korda konsolideerisime oma eelarved Power Queryga ning analüüsisime neid Power BI-s.

Samal ajal lõpetas Atlas oma töö ja vajasime uut lahendust. Jätkuvalt olid meil tiimieelarvete ja üldkulude jaoks kasutusel eraldi Excelid.

Tänu Power Queryle oli nende koondamine juba veidi lihtsam. Aruandlus kolis SQL reporting service`i pealt Power BI portaali, mis tõi endaga kaasa paremad analüüsimise võimalused.

 

Viimane katsetus Exceliga

2018. aastal ütlesime, et aitab nüüd küll ja ehitame omale uue ägeda eelarvestamise lahenduse!

Meie BI tiim müüs meile maha idee, et tegelikult saab ka Excelis kõike lahendada ja nii saame oma kulusid hoida kontrolli all.

Seega otsustasime 2018. a teha ühe kõikehõlmava Exceli tabeli kogu ettevõtte peale, mis iseenesest nägi juba täitsa kena välja.

Excel oli andmete muutmiseks, andmed ise olid andmebaasis. Uus lahendus vähendas oluliselt finantsjuhi koormust ja lihtsustas ka ärisuunajuhtide tööd.

Eelarvetabel oli jagatud õigustega ja inimesed said seal paralleelselt toimetada. Samuti oli lihtsam prognoosimist delegeerida. Tekkis õiguste süsteem ja töötajad said näha ja muuta vaid neid andmeid, millele neil oli antud ligipääs.

Igapäevane aruandlus koondus ReportÄppi, mis on Power BI baasile loodud sisukorralahendus.

Siiski oli ka selle lahendusega jätkuvalt probleeme – makrod ei olnud töökindlad ja andmed läksid tihti kaduma. Probleemiks oli ka see, et lahendus töötas vaid lokaalselt arvutis ja nõudis installeerimist.

Jõudsime lõpliku tõdemuseni – Excelis suurele hulgale inimestele töökindlat rakendust teha on peaaegu võimatu.

Uus ajajärk ehk milline näeb meie eelarvestamine välja täna

Läks kõigest ca 20 aastat, et jõuda oma teekonnal siia, kus me oleme täna.

Kui varasemalt tuli koondeelarve kokkupanekuks Excelite rägastikus navigeerida, siis nüüd on kõik andmed mugavalt ühes kohas ja puudub vajadus erinevate failide vahel liikumiseks. Kogu eelarve jookseb nüüd kokku automaatselt

2022. aasta veebruaris võtsime müügieelarve jaoks kasutusele eelarvestamise lahenduse, mida me ka oma klientidele pakume.

Oktoobris läksime samale lahendusele üle palga- ja üldkulude osas.

Kui enne olid meil müügieelarve ja palgad ühes kõikvõimsas Excelis ning üldkulude eelarve eraldi vaid finantsjuhile ligipääsetavas Excelis, siis nüüd asendusid need ühe lahendusega, said otsekui võluväel kokku üheks eelarveks ja kõigile korraga ligipääsetavaks.

Columbuses käib eelarvestamine tiimide kaupa.

Kuna meie puhul on tegemist teenusettevõttega, siis eelarvestame töötaja põhiselt, jagades normtunnid klientide peale ära. Lisades sinna töölt eemalolekud ja koosolekud, siis on meil kohe näha, kas töötajale jääb vabu sisustamata töötunde, kuhu oleks vaja juurde leida klienditööd.

Siit edasi on lihtne liikuda palgaeelarve juurde. Meil on teada töötaja normtunnid ja palk. Kui oodata on palgatõusu, siis saame ka selle eelarvesse planeerida ja kommentaari sinna lisada.

Üldkulude eelarve planeerimine käib kooskõlas töötaja vastutusalaga. Iga osakonnajuht toimetab siin paralleelselt ja igal vastutajal on oma vaade. Üldkulude alla käivad reisimiskulud, kontorikulud, IT.

Alles siis, kui kõik teised töötajad on oma numbrid sisestanud, on käes finantsjuhi kord eelarve kallal tööle asuda.

Kui varasemalt tuli koondeelarve kokkupanekuks Excelite rägastikus navigeerida, siis nüüd on kõik andmed mugavalt ühes kohas ja puudub vajadus erinevate failide vahel liikumiseks. Kogu eelarve jookseb nüüd kokku automaatselt.

Uue eelarvestamise ja prognoosimise lahenduse suurimad eelised

Oma kogemusest saame välja tuua kuus suurimat eelist ja kasu, mida me uut lahendust kasutades oleme Columbuses tunda saanud:

1. Tegemist on turvalise, lihtsa ja mugava lahendusega

Kõik andmed on alati salvestunud, midagi ei lähe rändama ega kaduma.

2. Finantsjuht saab igal ajahetkel ise andmeid korrigeerida

Finantsjuhil on võimalus valemeid, õiguseid, dimensioone jms vastavalt ettevõtte vajadustele korrigeerida.

3. Automaatne konsolideerimine ja võrdlus teiste perioodidega

Numbrid jooksevad automaatselt kokku ja neid saab ridade ja tiimide lõikes analüüsida, samuti kiirelt võrrelda eelmiste aastate, eelarvete ja prognoosidega.

4. Kasutajaliides on lihtne ja loogiline

 Iga kasutaja saab oma vaadet ise seadistada ja selleks ei ole vaja IT-inimest appi kutsuda.

5. Lahendust saavad kasutada kõik töötajad

Igale töötajale saab määrata rollipõhised õigused ja eelarvega saab tööd teha samaaegselt palju kasutajaid.

6. Lahendus on täielikult pilvepõhine

Puudub vajadus eraldi programmi arvutisse installida.

Jah, uuele lahendusele üleminekul on olnud omajagu tööd ja seadistamist. Ning jätkuvalt esineb ka mõningaid vigu. Kuid tekkinud väärtus ja kasu on juba üles kaalunud ajalise investeeringu, mis kulus meil lahenduse juurutamiseks.

Mida see teekond on meile õpetanud

Tänu pikale ja värvikale Exceli-ajaloole ning omal nahal järeleproovitud lahendustele teadsime Columbuses väga täpselt, millist lahendust me vajame ja millist me ei vaja.

Tänu sellele oskame me ka oma klientidele anda paremat nõu, kuidas muuta eelarve protsess kiiremaks ning milliseid meie tehtud vigasid ja ämbreid tasub kindlasti vältida.

Iga asi on millekski hea ja kogu sellest ämbrite „kolistamisest“ tekkis toode, mida me saame ka oma klientidele pakkuda.

Loe lähemalt eelarvestamise ja prognoosimise lahenduse kohta

Soovime, et Sina ei peaks samasugust kadalippu oma ettevõttes läbima. 

Kui tahad välja murda Excelite rägastikust ja muuta eelarvestamine oma ettevõttes mugavamaks ja kiiremaks, siis võta meiega ühendust, et saaksime sulle sellest lahendusest lähemalt rääkida.

Võtan ühendust

 

 

 

 

Blogi

Konsultatsiooniettevõtte Gartner nimetas taas 2023. aasta raportis Microsoft Power BI juhtivaks analüütika ja ärianalüüsi platvormiks. Eraldi tõsteti esile Microsofti teenuse kõikehõlmavat nägemust ja sooritusvõimet. See on ettevõttele liidrite edetabelis juba 16. järjestikune aasta. Tunnustatud Microsoft Power BI lahendust pakume oma klientidele ka meie Columbuses. Microsoft Power BI eesmärk on pakkuda kõige mitmekülgsemat ja intuitiivsemat ärianalüüsi (BI - business intelligence) kogemust turul. Sellele on märkimisväärselt kaasa aidanud miljonite Power BI kogukonna liikmete tagasiside, mille põhjal on Microsoft platvormi pidevalt täiustanud. Viimane aasta on olnud Power BI jaoks põnev ja innovaatiline: lisandunud on sadu uusi funktsioone ja täiendusi, mis aitavad veelgi tõhusamalt toetada iga kasutajat, meeskonda ja organisatsiooni, kes soovib oma andmeid maksimaalselt ära kasutada. Lahendused meeskonnale Andmed on mõjusad ainult siis, kui neid saab võtta aluseks otsuste tegemisel. Seetõttu on Microsoft veelgi parandanud kasutajate võimalusi jagada meeskonnaga aruandeid ja visuaale. Tänu Microsoft PowerPointi, Outlooki, OneDrive'i, SharePointi, Office Hubi ja Teamsi uute integratsioonidele saavad organisatsioonid kasutada Microsoft 365 rakendusi andmepõhise asutusekultuuri tugikeskusena. Näiteks on kasutajatel võimalus lisada otse PowerPointi interaktiivseid Power BI aruandeid või ka üksikuid visuaale, samuti saab lisada andmegraafikat otse Outlooki e-kirjadesse. Power BI faile on võimalik salvestada ka otse OneDrive'i ja SharePointi ning neid seal muuta, et lihtsustada ühiste aruannete koostamist. Eri organisatsioonide vahelise pilvepõhise koostöö hõlbustamiseks on Microsoft märkimisväärselt parandanud andmekomplektide, aruannete jms jagamissüsteemi. Meeskondade vahelise töö ühtlustamiseks on loodud Power BI-sse ka mõõdikud, mille abil ühiseid eesmärke seada ja saavutada. Lahendused organisatsioonile Ettevõtte andmepõhiseks juhtimiseks on Microsoft välja töötanud mitu uut funktsiooni, mis keeruka süsteemi haldamist toetavad. Näiteks saavad Power BI Embedded kasutavad organisatsioonid nüüd automaatselt luua Power BI põhiaruandeid nende andmete põhjal, mida nad parasjagu vaatavad. Uute Power BI API-dega on võimalik kasutada ka kolmanda osapoole rakenduste andmeid. Power BI on võimeline genereerima automaatselt raporteid, mida kasutajad saavad vajadusel hiljem muuta. Uuri järele, miks Microsoft taas edetabelit juhib Microsofti analüütika ja ärianalüüsi lahendusi kasutavad teiste seas ka paljdue Columbuse kliendid. Meie andmeanalüütika tiim on juba alates 2015 aastast meie klientidele ägedaid analüütika lahendusi loonud just Power BI baasil ja meie tugevuseks on pikaajalise kogemusega fanaatikutest spetsialistid. Siin mõned näited tehtud töödest: Barrus, Eesti Gaas ja RMK. Power BI on aidanud neil muuta oma organisatsiooni andmestik mõjusaks. Kirjeldatud funktsioonid ja võimalused on vaid mõned kogu paketist, mida Power BI pakub. Kui soovid uurida süvitsi, miks Power BI juba 16. korda konkurendid seljatas, siis loe lähemalt Gartneri ärianalüüsi platvormide võrdlust.
24. novembri hommikupoolikul kogunesid Columbuse kontorisse finantsjuhid ja teised finantstöötajad, kellega rääkisime sellest, milliste lahenduste abil saab täna oma ettevõttes käsitööd vähendada, kuidas on võimalik eelarvestamine ja juhtimisaruandlus kiiremaks ja täpsemaks muuta ning kuidas finantside juhtimine oma ettevõtte kasuks päriselt tööle panna. Osalejad said ülevaate uuenduslike tarkvaralahenduste Microsoft Power BI, Power Apps ja Power Automate võimalustest ja hulga inspiratsiooni, kuidas oma ettevõttes finants vabaks muuta.
Hea finantsjuht! Columbuse 24.11 hommikuseminaril anname finantsvaldkonna esindajatele ülevaate, kuidas automatiseerida  rumal  käsitöö  finantsprotsessides, kasutada juhtimisaruandlust ettevõtte rahadest hetkeülevaate saamiseks ning panna tüütu eelarve koostamine ja jälgimine mugava juhtimisinstrumendina enda kasuks tööle. Tule koos kolleegidega kuulama ja kaasa rääkima!
Ja pealkirja lõpus ei olegi küsimärki. See turul hästi hoitud saladus on reaalsus – tänapäevased ärianalüütika võimalused annavad ettevõtetele võimaluse väga kiirelt jõuda andmetest tegudeni. Reeglina ei ole majandustarkvara disainitud äri analüüsimiseks, vaid on mõeldud tehingute tegemiseks. Selleks, et saada aimu ärianalüütika tõelisest võimekusest, on vaja astuda samm edasi, kirjutab Columbus Eesti ärianalüütika peakonsultant Kristen Pugi.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down