Columbuses on eelarvestamiseks kasutusel mugav ja pilvepõhine eelarvestamise ja prognoosimise lahendus. Columbuse finantsjuht Kristjan Roosileht räägib, kuidas Columbus on 20 aastaga jõudnud sinna, kus ta täna on ning milliste väljakutsetega on ettevõte pidanud sel teekonnal silmitsi seisma.
Varasem ajalugu
Enne 2006. aastat käis Columbuses kogu eelarvestamine ühes Exceli tabelis.
2006. a, kui loodi tulemusüksused, sai ühest Excelist seitse, mis tõi kaasa palju lisatööd ja sellele lisaks ka vigu.
Näiteks ei tohtinud töötajad ühel ja samal ajal faili muuta, sest sel juhul muudatused ei salvestunud. Valemite ja linkide haldus oli keeruline ja iga muudatus tähendas, et muuta oli vaja kõiki Exceleid.
Finantsaruandlus tõi finantsjuhi jaoks kaasa palju käsitööd ja õiguseid failides piirata ei saanud.
2009. aastal võtsime kasutusele Atlase ja hakkasime Excelis eelarveid ja prognoose importima Microsoft AX-i, et andmed oleksid ühes andmebaasis.
Aruandlus kolis Microsoft Sharepointi. Eelarvestamine läks oluliselt detailsemaks ja ettevõtte tulemustest tekkis parem ülevaade.
Kohe ilmnes aga praktiline probleem – andmete import ja muudatuste tegemine oli ERPis üsna tülikas. Ettevõtte tulemusi oli küll võimalik automaatselt näha, kuid siiski ei olnud see päris reaalajas vaade, sest aruandlust uuendati viitega.
2015. ja 2016. a oli maailmas põnev periood, mil hakkasid tärkama uued ja võimekad lahendused nagu Power BI ja Power Query.
2017. a otsustasime ka meie Columbuses ajaga kaasas käia ja esimest korda konsolideerisime oma eelarved Power Queryga ning analüüsisime neid Power BI-s.
Samal ajal lõpetas Atlas oma töö ja vajasime uut lahendust. Jätkuvalt olid meil tiimieelarvete ja üldkulude jaoks kasutusel eraldi Excelid.
Tänu Power Queryle oli nende koondamine juba veidi lihtsam. Aruandlus kolis SQL reporting service`i pealt Power BI portaali, mis tõi endaga kaasa paremad analüüsimise võimalused.
Viimane katsetus Exceliga
2018. aastal ütlesime, et aitab nüüd küll ja ehitame omale uue ägeda eelarvestamise lahenduse!
Meie BI tiim müüs meile maha idee, et tegelikult saab ka Excelis kõike lahendada ja nii saame oma kulusid hoida kontrolli all.
Seega otsustasime 2018. a teha ühe kõikehõlmava Exceli tabeli kogu ettevõtte peale, mis iseenesest nägi juba täitsa kena välja.
Excel oli andmete muutmiseks, andmed ise olid andmebaasis. Uus lahendus vähendas oluliselt finantsjuhi koormust ja lihtsustas ka ärisuunajuhtide tööd.
Eelarvetabel oli jagatud õigustega ja inimesed said seal paralleelselt toimetada. Samuti oli lihtsam prognoosimist delegeerida. Tekkis õiguste süsteem ja töötajad said näha ja muuta vaid neid andmeid, millele neil oli antud ligipääs.
Igapäevane aruandlus koondus ReportÄppi, mis on Power BI baasile loodud sisukorralahendus.
Siiski oli ka selle lahendusega jätkuvalt probleeme – makrod ei olnud töökindlad ja andmed läksid tihti kaduma. Probleemiks oli ka see, et lahendus töötas vaid lokaalselt arvutis ja nõudis installeerimist.
Jõudsime lõpliku tõdemuseni – Excelis suurele hulgale inimestele töökindlat rakendust teha on peaaegu võimatu.
Uus ajajärk ehk milline näeb meie eelarvestamine välja täna
Läks kõigest ca 20 aastat, et jõuda oma teekonnal siia, kus me oleme täna.
Kui varasemalt tuli koondeelarve kokkupanekuks Excelite rägastikus navigeerida, siis nüüd on kõik andmed mugavalt ühes kohas ja puudub vajadus erinevate failide vahel liikumiseks. Kogu eelarve jookseb nüüd kokku automaatselt
2022. aasta veebruaris võtsime müügieelarve jaoks kasutusele eelarvestamise lahenduse, mida me ka oma klientidele pakume.
Oktoobris läksime samale lahendusele üle palga- ja üldkulude osas.
Kui enne olid meil müügieelarve ja palgad ühes kõikvõimsas Excelis ning üldkulude eelarve eraldi vaid finantsjuhile ligipääsetavas Excelis, siis nüüd asendusid need ühe lahendusega, said otsekui võluväel kokku üheks eelarveks ja kõigile korraga ligipääsetavaks.
Columbuses käib eelarvestamine tiimide kaupa.
Kuna meie puhul on tegemist teenusettevõttega, siis eelarvestame töötaja põhiselt, jagades normtunnid klientide peale ära. Lisades sinna töölt eemalolekud ja koosolekud, siis on meil kohe näha, kas töötajale jääb vabu sisustamata töötunde, kuhu oleks vaja juurde leida klienditööd.
Siit edasi on lihtne liikuda palgaeelarve juurde. Meil on teada töötaja normtunnid ja palk. Kui oodata on palgatõusu, siis saame ka selle eelarvesse planeerida ja kommentaari sinna lisada.
Üldkulude eelarve planeerimine käib kooskõlas töötaja vastutusalaga. Iga osakonnajuht toimetab siin paralleelselt ja igal vastutajal on oma vaade. Üldkulude alla käivad reisimiskulud, kontorikulud, IT.
Alles siis, kui kõik teised töötajad on oma numbrid sisestanud, on käes finantsjuhi kord eelarve kallal tööle asuda.
Kui varasemalt tuli koondeelarve kokkupanekuks Excelite rägastikus navigeerida, siis nüüd on kõik andmed mugavalt ühes kohas ja puudub vajadus erinevate failide vahel liikumiseks. Kogu eelarve jookseb nüüd kokku automaatselt.
Uue eelarvestamise ja prognoosimise lahenduse suurimad eelised
Oma kogemusest saame välja tuua kuus suurimat eelist ja kasu, mida me uut lahendust kasutades oleme Columbuses tunda saanud:
1. Tegemist on turvalise, lihtsa ja mugava lahendusega
Kõik andmed on alati salvestunud, midagi ei lähe rändama ega kaduma.2. Finantsjuht saab igal ajahetkel ise andmeid korrigeerida
Finantsjuhil on võimalus valemeid, õiguseid, dimensioone jms vastavalt ettevõtte vajadustele korrigeerida.
3. Automaatne konsolideerimine ja võrdlus teiste perioodidega
Numbrid jooksevad automaatselt kokku ja neid saab ridade ja tiimide lõikes analüüsida, samuti kiirelt võrrelda eelmiste aastate, eelarvete ja prognoosidega.4. Kasutajaliides on lihtne ja loogiline
Iga kasutaja saab oma vaadet ise seadistada ja selleks ei ole vaja IT-inimest appi kutsuda.5. Lahendust saavad kasutada kõik töötajad
Igale töötajale saab määrata rollipõhised õigused ja eelarvega saab tööd teha samaaegselt palju kasutajaid.6. Lahendus on täielikult pilvepõhine
Puudub vajadus eraldi programmi arvutisse installida.
Jah, uuele lahendusele üleminekul on olnud omajagu tööd ja seadistamist. Ning jätkuvalt esineb ka mõningaid vigu. Kuid tekkinud väärtus ja kasu on juba üles kaalunud ajalise investeeringu, mis kulus meil lahenduse juurutamiseks.
Mida see teekond on meile õpetanud
Tänu pikale ja värvikale Exceli-ajaloole ning omal nahal järeleproovitud lahendustele teadsime Columbuses väga täpselt, millist lahendust me vajame ja millist me ei vaja.
Tänu sellele oskame me ka oma klientidele anda paremat nõu, kuidas muuta eelarve protsess kiiremaks ning milliseid meie tehtud vigasid ja ämbreid tasub kindlasti vältida.
Iga asi on millekski hea ja kogu sellest ämbrite „kolistamisest“ tekkis toode, mida me saame ka oma klientidele pakkuda.
Loe lähemalt eelarvestamise ja prognoosimise lahenduse kohta
Soovime, et Sina ei peaks samasugust kadalippu oma ettevõttes läbima.
Kui tahad välja murda Excelite rägastikust ja muuta eelarvestamine oma ettevõttes mugavamaks ja kiiremaks, siis võta meiega ühendust, et saaksime sulle sellest lahendusest lähemalt rääkida.
