Digiauditid tootmisettevõtetes: Peamised leiud 1/2

Digiauditid on olnud tänu EASi toetusmeetmele tootmisettevõtete seas 2019. aastal populaarsed. Columbus Eesti ärikonsultantide meeskond on töötanud mitmekümne Eesti tootmisettevõttega ja kuigi igaüks on eripärane, ei saa märkamata jätta seda, et ühised jooned jooksevad väga polariseeruvalt välja. Selles artiklis keskendub digitaliseerimisekspert Marko Seier ühele väga valdavale väljakutsele – ettevõtte andmed pole kättesaadavad ja usaldusväärsed.

Igikestev väljakutse tootmisettevõtetes - andmed

Kui andmed ei ole tootmisettevõttes kättesaadavad, usaldusväärsed ja reaalajas nähtavad - mida see endaga on kaasa toonud? Seda proovime mõne elulise näitega meie läbiviidud digidiagnostikatest avada. Järgnevalt mõned lood, kus andmete keeruline kättesaadavus ja ebausaldusväärsus põhjustab probleeme.

Valed andmed ja ebamõistlikud investeeringud

Ühes materjali töötlevas ettevõttes toimub kogu tootmise planeerimine ja arvepidamine Excelis. Vahemärkusena tuleb öelda, et Excel on hea tööriist, kuid mingil hetkel ammenduvad tema võimalused. Temasse on lihtne vigu tekitada ja Exceli tabelid ei taha kuigi edukalt üksteisega suhelda. Tulles tagasi ettevõtte juurde, siis seal on järgmine näide: kui ühes osakonnas on vaja koostada töötlemisplaan, siis peab töötaja andmeid taga otsima nägemaks, milline partii on parasjagu töötluseks valmis ja milline on lubatud kiirema tarneajaga. Sellest lähtuvalt planeerib ta oma töövoo. Samas on käsitsi planeerimise ja pidevate erandite lubamise üks tagajärg see, et lattu kogunevad pooltooted. Lisaks esineb olukordi, et tabelis on tellimuste täitmise ajad valed. Seda osaliselt ka tarnijate süül. Selle kõige tulemusena on ehitatud ja ehitatakse veel juurde ladustamisalasid, selle asemele, et hoida protsess efektiivsena.

Käsitöö kukutab müügitulemused

Ühes toiduaine valdkonna ettevõttes on tootmine mitmeetapiline ja iga päeva lõpuks sisestab meister paberile kirja pandud toodetud kogused ja muud kommentaarid Excelisse. Selles Excelis oleva info trükib teine töötaja ümber omakorda majandustarkvarasse. Samas, kui on suuremahuline tootmisperiood või mõnel tootel kampaania, siis jõuab info tootmisest ja seal ilmnenud puudustest pika viitega ettevõtte tooraine ostjate ja müügijuhtideni. Seetõttu ei saa nemad edukalt tellimusi ja müüke planeerida. Tulemus on meeletu käsitöö ajakulu, hilinemised tootmises ja tarnes ning müügipotentsiaali mitte ärakasutamine.

Killustunud andmetabelid jätavad juhid pimedusse

Ühes trükiettevõttes saadab klient tellimuse täitmiseks vajalikud andmed ja need sisestatakse ühte Excelisse. Sealt Excelist vaatavad osakonnajuhatajad tellimusi, kuid ometi peab iga üksus omaette Excelit. Selle tulemusel pole ettevõttel kuigi head ülevaadet sellest, millises faasis on tellimus. Info on killustunud ja tihtipeale mitte-relevantne. Juhul, kui on vajalikud mingid täiendused või muutused, siis ka need ei kajastu kusagil. Juht saab info toodete valmimisest ja tähtaegsusest kätte alles kuu lõpus raamatupidamise müügiarvetest. Lisaks pole ka teada, kui mitu sisse tulnud tellimust üldse tootmistellimuseks vormistati. Ettevõttel puudub ülevaade toimunust ja info saabub alles siis, kui reageerida enam ei õnnestu.

Mitme osakonna käsitöö, mis kunagi klappima ei saa

Ühes tootmisettevõttes on kasutusel erinevad rakendused, millest raporteerimiseks koondavad erineva valdkonna töötajad inseneridest müügijuhini info ühte suurde Excelisse. Samas keegi ei kontrolli, kas sinna sisestatud andmed on õiged ja osalt peab igaüks oma eraldi arvestust oma andmete üle. Selle tulemusel ei klapi enam andmed raamatupidamise ja müügiandmetega ning iga kord on raporti kokkupanemine paras peavalu. Viga otsimine ja parandamine võtab enda alla meeletu ajamahu, kuid usaldusväärsus jääb ka sellest olenemata saavutamata.

Väljakutsed – jah! Aga lahendused?

Nende näidete ühisosa on alguses mainitud andmete keeruline ja ajamahukas otsimine ning nende ebausaldusväärsus. Viimane tähendab tülikaid kontrollimisi ja võrdlemisi. Selle kõik saab omakorda taandada ettevõttes rahaks ehk saamata tuluks. See on ebaefektiivsus, mis tõeliselt laastab. Töötajad ei tegele väärtusloovate asjadega, vaid info tagaotsimise ja võrdlemisega. Ja seda kahjuks kuust kuusse.

Millised on aga lahendused nendele väljakutsetele? Ühest lihtsat võluvitsa kõigile ei ole, kuid need sünnivad enamasti erinevate lahenduste sümbioosist – protsessikaardistamisest, tarkvaralahendustest, mis loovad andmete automaatse liikumise ja ärianalüütika lahendustest, mis aitavad kuvada vaid olulisi andmeid ja näitajaid. On olemas kiireid ja soodsaid lahendusi, mis ei tähenda alati ka uue tarkvara juurutamist, vaid võib seisneda protsessiparandus.

Leiame koos sobiva lahenduse 

Kui tunned, et oled valmis andmetega seonduvad väljakutsed pöörama enda ettevõtte edulooks ja efektiivsuse võidukäiguks, siis Columbuses on tootmisettevõtetele keskendunud ärikonsultantide meeskond, kes on igapäevaselt pühendunud just sellele. Võta julgesti meiega ühendust ja vahetame mõtteid! 👇