Millal on õige aeg muutusteks? Kas peaks raskemateks aegadeks valmistuma ka siis, kui meie äril läheb hästi? Või võiks headel aegadel lihtsalt nautida edu vilju ja tegeleda probleemidega alles siis, kui nad ühel päeval peaks ilmnema?
Usun, et enamik meist teab, et edu ei püsi ilma pingutuseta ja stabiilse edu tagamiseks on vaja pidevalt teha parendusi ja muudatusi. Kuid paljud meist seda teadmist ka päriselus rakendavad? Sageli ollakse olukorras, kus stabiilse arendustegevuse asemel peab pidevalt tegelema päevaprobleemidega ja tulekahjude kustutamisega, mis koormab mõttetult ressursse, sööb kasumit, tekitab stressi ja õhkkond organisatsioonis meenutab elu paanikatoas.
Sümptomid, mis viitavad, et ettevõtte stabiilne areng on ohus:
- Tarnetega hilinemised või probleemid tarnekvaliteedis
Praegustel aegadel läheb ettevõtetel hästi ja tellimusi on palju. Kuid kui planeerimisvõimekus on nõrk, infovahetus ja tarneahela jälgitavus puudulik, siis probleemid kuhjuvad ja viivad paratamatult hilinemisteni, kvaliteediprobleemideni ja lubaduste mittetäitmiseni.
Sellistes olukordades on lihtne laskuda paanikasse ja hakata igat projekti päästma iga hinna eest. Hilinevas tootmisgraafikus hakatakse valima, mida ja kellele edasi lükata. Samal ajal püütakse teisi tellimusi kiirustades kuidagimoodi valmis saada. See aga rikub süsteemi veelgi enam. Kasutama hakatakse "hädavalesid" ja "kombineerimist". Töötajad muutuvad närviliseks, kiirustades tekib vigu juurde, rahulolematus klientide seas kasvab. Loomulikult toob see kaasa ka kvaliteedikulude kasvu.
Lõppkokkuvõtteks kannatab ettevõtte maine, töötajad lahkuvad ja ka kliendid hakkavad oma tellimusi ümber suunama konkurentidele.
- Olulise kliendi kaotamine või ootamatud konkurendid
Ettevõtte püsimiseks ja arenguks vajame häid ja lojaalseid kliente. Kui aga mõni suurklientidest peaks kaduma, siis mõjutab see nii ettevõtte tulemuslikkust kui ka kahjustab ettevõtte kultuuri ja töömoraali. Halvimal juhul on ohus kogu äritegevus. Ei ole harvad juhused, kus pikka aega väga lojaalne klient kaotatakse ootamatult konkurendile, sest ta suutis pakkuda täpsemat tarnet või paremat kliendikogemust.
Paanikareaktsioon sellisele olukorrale teeb aga asja veelgi hullemaks. Selle asemel, et objektiivselt põhjuseid analüüsida ja põhjused likvideerida, panustatakse kõigi jõududega uuele müügitegevusele, et tekkinud eelarveauku lappida või lahkunud klient tagasi võita. Tihti viib see dumpinghindadeni, millega probleem vaid süveneb, sest liiga madalad marginaalid söövad omakorda ka kasumit ja kahjustavad efektiivsust.
- Tööprotsessid ja infovahetus ei toimi
Kui mõnes protsessis ilmneb probleem, siis on üsna tavapärane, et seda asutakse koheselt likvideerima. Ilma sügavama analüüsita on aga lihtne minna "parandama" asju, mis tegelikult katki ei ole. Näiteks kui ilmnevad vead valmistoodete pakendamises või väljastuste komplekteerimises, siis ei pruugi probleemi tegelik põhjus sugugi peituda nendes protsessides. Ehk on hoopis tegu probleemiga tootmise planeerimises, mistõttu hilinevaid tarneid tuleb ülemäära kiirustades viimasel hetkel pakkida ja välja saata? Või äkki on viga ostujuhtimises, et vajalikku materjali ei olnud laos ja tootmist ei saanud alustada õigel ajal?
Asendame elu paanikatoas põneva ellujäämismänguga
Parim viis paanika vältimiseks on valmisolek ootamatusteks. See aga eeldab plaani olemasolu. Kuna paljud probleemid on tingitud informatsioonist, õigemini selle puudumisest, andmete viletsast kättesaadavusest või nende ebausaldusväärsusest, siis olulisel kohal on just digitaliseerimise tegevuskava. Digitaalse arengu plaan võimaldab probleeme ennetada ja suunata IT-investeeringuid valdkondadesse, kus on kõige tõenäolisemalt võimalik probleeme proaktiivselt lahendada ja saavutada reaalset ärikasu.
Digitaliseerimise teekonda võib võrrelda põneva ellujäämismänguga. Videomängudes kogutakse relvi ja varandust elus püsimiseks ja uute "levelite" saavutamiseks. Päriselus lisab aga iga väikseimgi edukas digitaliseerimise projekt ettevõttele uusi võimalusi, mitte ainult ellujäämiseks ja konkurentsis püsimiseks, vaid loob ka eeldusi äri kasvatamiseks ja uute turgude vallutamiseks.
Entusiasm toodab innovatsiooni
Eraldi väärtusena võib välja tuua ka arengukava koostamise protsessi enda. Olen viimase viie aasta jooksul läbi viinud mitukümmend analüüsiprojekti ja aidanud koostada digitaliseerimise arengukavasid väga erinevatele ettevõtetele. Vaatamata sellele, et nad on erineva suurusega ja tegutsevad eri valdkondades, julgen väita, et neid ühendab üks sarnasus - juba analüüsi käigus muutub ettevõte sisemiselt innovaatilisemaks. Võtmeisikud, kes analüüsi töötubades osalevad, avastavad protsessides uusi seoseid ning arutelude käigus tekivad uudsed ja huvitavad lahendusettepanekud. Paljudel juhtudel on analüüsi lõpuks ettevõtte juhtkond ja võtmefiguurid endas avastanud uut energiat ja entusiasmi innovatsiooni loomiseks.
Ettevõtte digivisioon kui arengu narratiiv
Digitaliseerimine ei ole ühekordne projekt, vaid osa ettevõtte kultuurist. Digivisiooni ja tegevuskava olemasolu võimaldab nii tippjuhtkonnal kui ka keskastme juhtidel kasutada seda narratiivina muudatuste juhtimisel ja ettevõtte kultuuri kujundamisel. See motiveerib töötajaid kaasa lööma, sest digitaalselt innovaatilise ettevõtte kuvand on tööturul atraktiivne. Ka klientidele meeldib koostööd teha partneritega, kes püüdlevad digitaalselt kõrgel tasemel tarneahela poole.
Soodne aeg alustamiseks
Uuendusmeelsed ja digitaalselt kõrgel tasemel ettevõtted on ka riigi arengu jaoks olulised. Näiteks toetab EAS Digidiagnostika läbiviimist ja digitaliseerimisega alustamist 70% ulatuses. Lähemalt toetuse kohta saab vaadata EAS-i kodulehelt.