Paljud digitaliseerimise projektid ebaõnnestuvad vaatamata sellele, et kasutusele on võetud hulgaliselt uusi digilahendusi nagu e-pood, mobiilsed rakendused või vahetatud välja kogu serveripark, kirjutab Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Indrek Sabul.
Probleem seisneb selles, et ettevõtjad ei keskendu äri sisulisele muutmisele, vaid ainult üksikutele IT-lahendustele. Kui nendega aga loodetud ärikasu ei saavutata, võib jääda ekslik mulje, et digitaliseerimise kasulikkus on vaid poliitikute populistlik sõnakõlks ja IT firmade müügiargument.Teame oma muresid, kuid ei tunne oma klientide tegelikke vajadusi
Klient on see, kes meile töö või teenuse eest maksab. Kõik, mida me oma ettevõttes teeme, peaks olema suunatud klientide tegelike vajaduste rahuldamisele ja ootuste ületamisele. Lahendused, mida me soetame ja juurutame ei teeni aga tihtipeale väärtusloome suurendamise eesmärki, vaid on mõeldud vaid mõne üksiku osakonna lokaalse probleemi lahendamiseks.
Näiteks võime soetada projektijuhtimise tarkvara, et meie projektijuhtidel oleks parem ülevaade oma töödest ja osakonna juhil parem kontrollivõimalus. Kuid kui me ei seosta seda oma klientide protsessidega, siis me ei suurenda väärtust kliendile vaid tegeleme ainult sisemiste probleemidega. Kui seaksime fookusesse kliendikogemuse, siis me suudaks luua lahenduse, mis oleks kahekordselt väärtuslik. Ühelt poolt aitaks see meil endal oma projektitöid juhtida ja teiselt poolt annaks ka kliendile täiesti uue, digitaalse suhtluskanali koos operatiivse ülevaatega oma tellimustest. Selliselt mõeldes saame püüda kaks kärbest ühe hoobiga - suurendada klientide lojaalsust ning parandada ka oma ettevõtte stabiilsust ja efektiivsust.
Kui päris täpselt ei tea, siis teeme irratsionaalseid otsuseid
Meedias räägitakse digitaliseerimise vajalikkusest palju. Me kõik saame aru, et see on vältimatu ja vajalik. Kuid kuna me päris täpselt ei tea, kuidas seda läbi viia, siis satume paratamatult laiaulatusliku lobitöö mõju alla ning teeme tihtipeale irratsionaalseid otsuseid. Eriti veel olukorras, kus sageli viiakse ettevõttes läbi muudatusi "vastavalt vajadusele", ehk kustutatakse "tulekahjusid".
Üheks selliseks "tulekahjuks" on tavaliselt ajapuudus. Avastame, et me ei lihtsalt ei jõua... Kuna meil pole aega, siis me sageli ei suuda ka rahulikult analüüsida, miks meil aega ei ole. Seega lööme risti esimese ettejuhtuva põhjuse - näiteks Exceli tabelid, mille täitmine võtab tohutult aega ja võtame üllaks eesmärgiks Exceli asemele hankida uue ja moodsama digilahenduse. Ühel hetkel aga võime avastada, et oleme teinud täiesti irratsionaalse valiku ja panustanud hulgaliselt aega ja raha uue veebipõhise lahenduse juurutamiseks, mis teeb täpselt sedasama, mida tegi vana Excel. Lihtsalt uus näeb parem välja. Töötajad peavad ikka käsitsi andmeid koguma ja sisestama. Aega meil ikka ei ole ja ka ettevõtte tulemuslikkus ei ole muutunud.
Selliste olukordade vältimiseks on ainult üks võimalik tee - peab teadma probleemide tegelikke põhjuseid ja need likvideerima. Tagajärgede leevendamine ei vii meid edasi. Eelmise näite puhul ei olnud ju Excel iseenesest probleem. Tegelik probleem oli andmete kogumises. Digitaliseerima oleks pidanud hoopis seda protsessi, mille tulemusi või andmeid meie töötajad sinna Excelisse sisestasid. Vahest oleks Exceli võinud alles jätta ja automatiseerida sinna andmete kogumist algallikatest? Näiteks panustama elektroonilise töö tagasiside rakendusse, mille abil andmeid koguda ja edastada.
Me ei ole valmis muutma oma organisatsiooni kultuuri?
Ettevõtjatena on meil reeglina kaks suurt ja peamist eesmärki: suurendada käivet ja kasvatada kasumit. Käibe suurendamiseks peame muutma oma olemasolevad kliendid lojaalseks ja leidma uusi juurde. Kasumi kasvatamiseks peame oma sisemised protsessid muutma kulusäästlikumaks. Mõlema eesmärgi saavutamisel on digitaliseerimisest abi, kuid ainult siis, kui seda teha targalt ja läbimõeldult.
Digitaliseerimine mõjutab kõike ja kõiki kogu meie organisatsioonis. Kas me oleme selleks valmis? Kas meie organisatsioonis leidub piisavalt usku ja eestvedamist, et läbi viia edukaid digitaliseerimise projekte? Kas meil on piisavalt püsivust ja kannatlikkust nende ellu viimisel? Isegi kui meie ettevõttes on olemas initsiatiivgrupid, kelle algatusel võetakse projekte ette, leidub igas organisatsioonis alati ka vastuseisu. Osad pelgavad digitaliseerimist, sest kardavad oma positsiooni või töö pärast. Osad on aga loomu poolest konservatiivsed ja ei usu digitulevikku. Paljud arvavad, et see ei ole minu jaoks - et digitaliseerimine on ainult suurte mängumaa. Kuidas selliste vastutöötamistega toime tulla?
Digitaalne eestvedamine ja muudatuste juhtimine ongi peamiseid võtmeküsimused. Nii nagu enamikke asju saab teha mitmel moel, saab ka digiteekonda juhtida erinevalt. Erialased teadusartiklid viitavad peamiselt kahele enamlevinud meetodile, kuidas võiks organisatsiooni juhtida läbi digitaalse teekonna:
Üks võimalus on orkestreerimise meetod, kus kujundatakse välja kindel tuumikgrupp, kes veab ettevõttes digirongi ja kaasab teisi osakondi ja huvigruppe nii vajaduste välja selgitamisel, kui ka lahenduste ellu viimisel. Üldiselt sobib selline meetod rohkem suurtele ja keskmise suurusega ettevõtetele.
Teine lähenemine on loomingulise turu meetod, kus ettevõttes on palju väiksemaid ideelaboreid ja initsiatiivgruppe. Kõik nad pakuvad välja erinevaid lahendusi ja oma nägemusi, milledest pannakse kokku suur pilt ja terviklahendus. Seda meetodit on mõistlik kasutada pigem väiksemates ettevõtetes ja start-up tüüpi kollektiivides. Suures organisatsioonis võib "loominguline turg" kergesti "juhitamatuks laadaks" muutuda.
Me ei kasuta spetsialistide abi
Kuigi viimasel ajal on paljud ettevõtted tihendanud koostööd digitaliseerimise spetsialistidega, siiski ei ole see veel kahjuks väga laialdane praktika. Julgemalt võiks ära kasutada innovatsioonispetsialiste ja IKT ettevõtteid, et arutada nendega oma ideid ja väljakutseid ning luua uusi ja innovaatilisi lahendusi. Ekspertide kogemused võimaldavad tihtipeale näha oma probleeme näha veidi teise vaatenurga alt ja saada uusi ideid lahenduseks.
Tegu on kolmanda osaga artiklite sarjast "Digitaliseerimise ekspert murrab müüte".
Lugege ka sarja esimest osa, kus murrame müüti: "Digitaliseerimine on vaid projekt kulude kokkuhoiuks" ja teist osa, kus murrame müüti: "Digitaliseerimine tähendab uue tehnoloogia kasutuselevõttu ja töötajate vähendamist".
Hoidke kindlasti pilk peal - sari jätkub!
Artikkel on avaldatud ka tööstusuudised.ee digitaliseerimise teemaveebis.