Ettevõtjate jaoks on äri kõige olulisemad elemendid rahavoog, kasum, rahulolu, tööohutus ja riskid, kuid nendest tähtsaimaks peetakse siiski rahavoogude juhtimist. Ehituse projektijuhtimine tähendabki kogenud ehitusfirma juhi sõnul pigem rahavoogude juhtimist, kirjutab Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Toomas Olli.
Tulemusmõõdikud (KPI – Key Performance Indicators) on olulised iga ettevõtte juhtimises. Võib öelda, et need on sama olulised nagu erinevad näidikud auto armatuurlaual, mis annab hea ülevaate süsteemi olukorrast ja ohtudest. Elupõlisele autojuhile piisab auto seiskorra hindamiseks ilmselt mootori häälest, kuid sellest hoolimata on hea, kui vea korral armatuurlaual mõni punane tuluke süttib – see aitab õigel ajal midagi ette võtta.
Paljud ettevõtete juhid suhtlevad aktiivselt eri tasandi töötajatega ja ütlevad, et saavad nõnda kogu vajaliku juhtimisinfo. Teised jälle kombineerivad mõõdikuid ja suhtlemist.
Selles loos keskendume paarile Eesti ehitusettevõttele (peatöövõtjale), kes olid nõus avaldama, milliseid KPI-sid nad kasutavad, kuidas nad just nende mõõdikuteni jõudsid ja kuidas nad mõõdikuid jälgivad. Olgu siinkohal ka öeldud, et mõni juht ei nimeta jälgitavaid mõõdikuid KPI-deks, kuigi sisu on sama. Mis puudutab ehitusettevõtteid, siis nende kasumimarginaalid on üsna õhukesed – seega tuleb erinevaid näitajaid ja nende ajas muutumist hoolikalt jälgida.
Loo autor kohtus paari ehitusettevõttega ja vestluste käigus selgus muuhulgas, et juhtkonna strateegianõupidamistel selgitati tavaliselt välja see, millised on ettevõtte eesmärgid ja vahendid eesmärkide saavutamiseks. KPI-d on aga seotud ettevõtte eesmärkidega ning oluliste ärielementidega, sest see aitab mõõta eesmärkide täitmist. Lisaks selgus vestlustes, et ettevõtte allüksustes võib olla täiendavaid mõõdikuid, mis näitavad, kuidas allüksus panustab läbi oma sisemise eesmärgi ja rolli kogu ettevõtte eesmärkidesse.
Rahavoogude erinevad tasandid
Üks vestlusel osalenud 20-aastase töökogemusega ehitusfirma juht ütles, et ehituse projektijuhtimine tähendab sisuliselt rahavoogude juhtimist. Rahavoogude juhtimiseks kasutavad need ettevõtted aga mitmeid mõõdikuid. Näiteks tasub kogenud juhtide sõnul meeles pidada, et firma võib olla küll kasumis, aga kui raha lihtsalt ei jätku, siis püsib ka pankrotioht.
Üks rahavoo mõõdik, mida ehitusettevõtted jälgivad, on jääk pangakontol iga päeva lõpus. Sellest moodustub graafik, mis annab visuaalse ülevaate rahalisest seisust. Samamoodi kehtestavad ettevõtted endale ka raha miinimumjääke ehk rahareserve, mis peavad päeva lõpuks olema teatud tasemel – kui on vähem, hakkab tööle n-ö punane tuluke.
Veel jälgivad ettevõtjad rahavoogusid ka projekti tasandil – projektid ning juhtimis- ja finantskulud summeeritakse ettevõtte rahavooks. Nii on rahavoogusid võimalik prognoosida vastavalt projekti pikkusele. Ühtlasi paraneb ka projektijuhi teadlikkus rahavoo juhtimisest ja maksetähtaegadest.
Kui rahavoogusid jälgitakse aga ainult ettevõtte tasandil ja mitte projekti tasandil, siis see töötab lühiajalise rahavoo korral ja maksetähtaegadest sõltuvalt kuni üks kuu. Rahavoogusid saab mõjutada ka juba kliendi ja alltöövõtjatega lepinguid sõlmides. Rahavood seotakse projekti tasandil seotud tulemustasudega.
Kindlasti loe Columbus Eesti artiklit, kus selgitame, kui oluline on rahavoogude planeerimine ettevõttele.
Kasumit tuleb pidevalt jälgida
Üks oluline KPI ehitusfirmade jaoks on ka projektide kasum, mille pidev jälgimine aitab ära tunda probleemseid projekte ning suunata juhtkonna tähelepanu ja ressursse lahenduste leidmisele. Juhtkond vaatab projektide finantstulemused korra kuus üle ja võrdleb tulemusi eesmärgiga. Samamoodi võrdlevad ehitusettevõtted jooksvaid tulemusi eelmise kuu või mõne muu perioodi kasumiga ning vaatavad ka kogu projektiportfelli kasumit.
Oluline on ehitusfirmade jaoks ka ettevõtte kogukasum ning eraldi ka allüksuste, tegevusvaldkondade ja tootegruppide kasumid. Tähelepanu pööratakse ka tööohutusele – seda jälgitakse pidevalt, sest see on nii töötajate kui ka alltöövõtjate huvides.
Ka riskid ja võimalused on ehitusfirmade jaoks olulised, sest riskide ja võimaluste jälgimine projekti pakkumusfaasist kuni lõpuni võimaldab neid pidevalt fookuses hoida ja mõjutada nii kogu projekti terve eluea jooksul. Oluline on ka aeg – ehitusfirmad jälgivad täpselt ajagraafikuid ja võrdlevad neid algselt tehtud ajagraafikuga.
KPI-d ja tulemustasud tuleb siduda
Lisaks eelpool kirjeldatud pidevalt jälgitavatele KPI-dele on ehitusettevõtjatel ka harvemini – näiteks kord aastas või projekti lõpus – jälgitavaid mõõdikuid. Üks nendest on kliendirahulolu, mida mõõdetakse küsimustike või intervjuude abil läbi indekssüsteemi. Soovituslikult võiks mõõta aga kliendikogemust, sest see annab parema arusaamise kliendi protsessidest eri etappides. Näiteks on ühes elamuarendusega tegelevas ehitusfirmas praktiseeritud ka kliendiprotsessi kaardistamist – seda küll välismaise osalusega firmas.
Harva uuenevate mõõdikute hulka kuulub ka töötajarahulolu, sest heade töötajate hoidmine on järjest olulisem. Ka seda mõõdetakse küsimustike abil.
Oluline KPI on ka arenduste efekt ehk tegemist on olukorraga, kus ettevõte tahab kaasaegsete tehnoloogiate (BIM, Lean ehitus) abil oma tegevust efektiivsemaks ja paindlikumaks muuta. Olulised on ka korduvtellimused, mis näitab, et samad kliendid tulevad tagasi uute tellimustega.
Kaod, kulud, aeg ja muudatused
Vestlustest selgus, et mõni ettevõte otsib tulemusmõõdikut kadude, vigade ja ümbertegemiste mõõtmiseks, kuid seda infot on erinevatel põhjustel keeruline saada. Lepingutest tulenevaid trahve on küll võimalik tuvastada, aga see on siiski pigem jäämäe veepealne osa. Ehituskaod tekivad kõige enam projektijuhtimise vigade tagajärjel, mis omakorda on seotud ettevõtte juhtimisvigadega. Siin on asi aga juba mõttemaailmas, sest keegi ei taha vigu tunnistada, veel vähem näidata.
Mõõta tuleb kadusid, kulusid, aega ja muudatusi – see on kompleksne ning aeganõudev ülesanne. Kõiki kadusid on raske mõõta. Mõnede uuringute kohaselt on kuni 30-35% ehituskuludest seotud ümbertegemistega ja vigade parandamistega.
Kadude ajakulu on väga suur, kui võrrelda näiteks tootmisega. Tootmises on see keskmiselt 12%, kuid ehituses tervelt 57% (Lean Construction Institute). Keskmiselt 70% ehitusprojektidest läheb üle eelarve ja ajakava (Lean Construction Institute).
Siia sobib hästi n-ö Lean Design and Construction ideoloogia. Ehitusettevõtted, kes soovivad kadusid vähendada ja oma kasuminäitajaid parandada, võiksid kaaluda lean-põhimõtete juurutamist. Ühe kitsaskohana võib näha suhteliselt agressiivset hoiakut partnerite vahel ehitusmaastikul üldiselt. See pole ainult Eesti probleem. Lean-mõtteviis nõuab koostööd ja usaldust. Tuleb oma vigu tunnistada ja seega end näidata haavatavana. Loodetavasti lean’i juurutamisest tulenevad kasud aitavad üle kirjutada praeguse valdava hoiaku.
TASUB TEADA
Juhtkond on tulemusmõõdikute süsteemi algataja.
Olulisteks ärielementideks peetakse valdavalt rahavoogusid, kasumit, rahulolu, tööohutust ja samuti riske. Kui küsida, milline nendest ärielemendist on kõige olulisem, siis sageli nimetatakse rahavoogude juhtimist.
Administreerimiskoormust peetakse KPI-de puhul oluliseks – info kogumine mõõdikute arvestamiseks ei tohiks nõuda ülearu palju tööd.
KPI-d ja tulemustasude süsteem peavad olema seotud.
Mida ja kuidas ehitusfirmad mõõdavad?
- Rahavoo KPI on raha jääk pangakontol iga päeva lõpus.
- Kehtestatakse tinglikke raha miinimumjääke (rahareserv) iga päeva lõpuks, millest alla ei tohi langeda.
- Rahavoogu on võimalik jälgida ka projekti tasandil - projektid ja juhtimis- ning finantskulud summeeritakse ettevõtte rahavooks.
- Kui rahavoogu jälgitakse ainult ettevõtte tasandil, siis see töötab lühiajalise rahavoo korral maksetähtaegadest olenevalt kuni üks kuu.
- Rahavoogu saab mõjutada juba kliendi ja alltöövõtjatega lepinguid sõlmides.
- Rahavood seotakse projekti tasandil seotud tulemustasudega.
- Projektide kasumi jälgimine aitab näha probleemseid projekte ning suunata juhtkonna tähelepanu ja ressursse probleemide lahendamiseks.
- Jälgitakse ettevõtte kogukasumit ning allüksuste, tegevusvaldkondade ja tootegruppide kasumeid.
- Tööohutust jälgitakse pidevalt - see on töötajate ja alltöövõtjate huvides.
- Riskide ja võimaluste jälgimine projekti pakkumusfaasist kuni lõpuni võimaldab neid pidevalt fookuses hoida ja mõjutada kogu projekti eluea jooksul.
- Ajagraafik – võrdlus algselt arvestatud ajagraafikuga.