Kas ja kuidas digitaliseerida kuni 10 töötajaga ettevõtet?

Paari töötajaga ettevõtte omanik ja juht Maris vaatab murelikult oma postkasti, kus seisab kliendilt tulnud kurjas toonis kiri. Kirjast selgub, et kauba tarnetähtaeg oli eile, kuid mida polnud, oli kaup. Aga samas pole Marisel aimugi kes, mida ja millal on kliendile lubanud? Mõneti tüüpiline olukord, mille kohta saab küsida - kas ja kuidas sellist olukorda saaks vältida, arutab Columbus Eesti digitaliseerimise ekspert Marko Seier.

Mikroettevõtted, kui levinuim liik Eestis

Marise firma on mikroettevõte[1]. Mikroettevõtted on levinuim ettevõtete liik Eestis, moodustades 94% Eestis tegutsevates ettevõtetest. Tüüpilised väikeettevõtted on:

• Teenindusettevõtted – nt kaubandus (kauplused, internetipoed), raamatupidamine, ehitus
• Väiketootmised – nt remonditöökojad, pruulikojad, eritellimusmööbli valmistajad

Lisaks näitavad Statistikaameti andmed, et iga teine alustav mikroettevõte luuakse teenindusvaldkonnas.

Kuid tuleme tagasi Marise mure juurde. On ilmne, et selliste sündmuste kordudes saab kannatada ettevõtte maine ja lõpptulemusena kaovad ka kliendid.

Mis on probleemi põhjuseks?

Ilma detailidesse minemata on tõenäoliselt tegemist halva infoliikumisega. Halb infoliikumine puudutab Marise puhul vähemalt kolme teemat:

• kliendibaasi haldamine;
• tellimuste jälgimine;
• andmete otsimine.

Siia võib veel lisada arvete koostamise ja laekumiste jälgimise.

Halb infoliikumine on mitmetahuline probleem. Ja mida suurem ettevõte, seda suuremaks võib paisuda sasipundar.

Kuidas sellist olukorda saaks vältida?

Üks viis probleemi leevendamiseks oleks üle vaadata töökorraldus ja kontrollida kokkulepitud reeglite jälgimist. Peale seda, kui protsess on korrastatud, tasub aktiivsemalt vaadata erinevate digitaalsete lahenduste suunas. Protsessi korrastamist saab teha loomulikult ka samaaegselt digilahendusi otsides.

Digilahendusi otsides on mõistlik otsida alustuseks tasuta rakendusi. Nende funktsionaalsus ei pruugi üks ühele juba väljakujunenud töökorraldusega sobida, kuid nad on tasuta. Väga levinud on Google kasutamine. Nt Google Drives on mitmeid rakendusi nagu Google Sheets, mis toimivad ka mobiilselt. Google´i headus seisneb selles, et andmed on pilves ja kui jälgida andmeturbe hügieeni, siis on andmekao risk madalam, kui isiklikus serveris. Samas ei pruugi Google sobida, kui on vaja kaitsta isikuandmeid. Seda eriti uue isikuandmete kaitse üldmääruse vaates, mis paneb andmevaldajale täiendavad kohustused.

Tasuliste lahenduste osas läheb pilt juba märksa laiemaks. Sõltuvalt vajadusest saab taaskord Googlest abi. Seekord küll otsides omale sobivaid lahendusi. Vaja on ainult teada õiget märksõna.

Marise probleemile edasi mõeldes eeldame, et protsess toimis ja tänu heale tööle oli kasvanud oluliselt klientide arv. Sellisel juhul peab ta probleemi leevendamiseks kaaluma müügi- ja kliendihaldustarkvara soetamist. Spetsiifiline kindlat funktsiooni täitev tarkvara leevendab kõiki kolme teemat, mis Marise probleemi põhjustavad. Võimalikku andmete dubleerimise vältimiseks tasub vaadata, kas on võimalik sama tarkvaraga teha ka muid asju, nt raamatupidamist. Kui rääkida edasi kliendihaldustarkvaradest, siis on mitmeid pakkujaid, kes pakuvad miinimumpaketti tasuta. Juhul, kui on soov kasutada rohkemaid võimalusi, siis saab tavaliselt ca paarisaja euro eest aastas juba laiemate võimalustega toote. Googlet kasutades saab leida erinevaid pakkujaid ja võrrelda nende toodete võimalusi ning hindu.

Kaardista vajadused ja alusta vabavara võimalustest

Marise mure saab kindlasti digilahenduste abil leevendada. Mõistlik on alustada tasuta lahendustest ja vajaduste kasvades tasub vaadata tasuliste digilahenduste poole. Tasulised lahendused pakuvad rohkemaid võimalusi, kliendituge, andmeturvet ja mugavamat andmehaldust. Samas tuleb nende puhul hoolikalt vaatama sobivust vajadustele ja võimalustele.

Artiklis puudutasime ainult kitsast kliendiandmete probleemi. Samas digilahenduste abil hõlbustatavaid valdkondi laialdaselt alates müügitoru haldamisest kuni puitplaadi optimaalse väljalõike planeerimiseni. Aga nagu alati on iga olukord oma nüanssidega.

Kui protsessid on korras ja digilahendustega toetatud, siis järgmisena tasub hakata mõtlema, kuidas saada rohkem infot, et kas mu ettevõttel läheb hästi? Kas ja mida peaks mikroettevõttes lisaks käibele ja kasumile veel mõõtma? Aga sellest juba edaspidi. 

[1] OECD ja Statistikaameti definitsiooni järgi on mikroettevõtted kuni 10 töötajaga ettevõtted.

Lugu on avaldatud ka tööstusuudised.ee digitaliseerimise teemaveebis.