<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Kas ja kuidas digitaliseerida kuni 10 töötajaga ettevõtet?

Paari töötajaga ettevõtte omanik ja juht Maris vaatab murelikult oma postkasti, kus seisab kliendilt tulnud kurjas toonis kiri. Kirjast selgub, et kauba tarnetähtaeg oli eile, kuid mida polnud, oli kaup. Aga samas pole Marisel aimugi kes, mida ja millal on kliendile lubanud? Mõneti tüüpiline olukord, mille kohta saab küsida - kas ja kuidas sellist olukorda saaks vältida, arutab Columbus Eesti digitaliseerimise ekspert Marko Seier.

Mikroettevõtted, kui levinuim liik Eestis

Marise firma on mikroettevõte[1]. Mikroettevõtted on levinuim ettevõtete liik Eestis, moodustades 94% Eestis tegutsevates ettevõtetest. Tüüpilised väikeettevõtted on:

  • Teenindusettevõtted – nt kaubandus (kauplused, internetipoed), raamatupidamine, ehitus
  • Väiketootmised – nt remonditöökojad, pruulikojad, eritellimusmööbli valmistajad

Lisaks näitavad Statistikaameti andmed, et iga teine alustav mikroettevõte luuakse teenindusvaldkonnas.

Kuid tuleme tagasi Marise mure juurde. On ilmne, et selliste sündmuste kordudes saab kannatada ettevõtte maine ja lõpptulemusena kaovad ka kliendid.

Mis on probleemi põhjuseks?

Ilma detailidesse minemata on tõenäoliselt tegemist halva infoliikumisega. Halb infoliikumine puudutab Marise puhul vähemalt kolme teemat:

  • kliendibaasi haldamine;
  • tellimuste jälgimine;
  • andmete otsimine.

Siia võib veel lisada arvete koostamise ja laekumiste jälgimise.

Halb infoliikumine on mitmetahuline probleem. Ja mida suurem ettevõte, seda suuremaks võib paisuda sasipundar.

Kuidas sellist olukorda saaks vältida?

Üks viis probleemi leevendamiseks oleks üle vaadata töökorraldus ja kontrollida kokkulepitud reeglite jälgimist. Peale seda, kui protsess on korrastatud, tasub aktiivsemalt vaadata erinevate digitaalsete lahenduste suunas. Protsessi korrastamist saab teha loomulikult ka samaaegselt digilahendusi otsides.

Digilahendusi otsides on mõistlik otsida alustuseks tasuta rakendusi. Nende funktsionaalsus ei pruugi üks ühele juba väljakujunenud töökorraldusega sobida, kuid nad on tasuta. Väga levinud on Google kasutamine. Nt Google Drives on mitmeid rakendusi nagu Google Sheets, mis toimivad ka mobiilselt. Google´i headus seisneb selles, et andmed on pilves ja kui jälgida andmeturbe hügieeni, siis on andmekao risk madalam, kui isiklikus serveris. Samas ei pruugi Google sobida, kui on vaja kaitsta isikuandmeid. Seda eriti uue isikuandmete kaitse üldmääruse vaates, mis paneb andmevaldajale täiendavad kohustused.

Tasuliste lahenduste osas läheb pilt juba märksa laiemaks. Sõltuvalt vajadusest saab taaskord Googlest abi. Seekord küll otsides omale sobivaid lahendusi. Vaja on ainult teada õiget märksõna.

Marise probleemile edasi mõeldes eeldame, et protsess toimis ja tänu heale tööle oli kasvanud oluliselt klientide arv. Sellisel juhul peab ta probleemi leevendamiseks kaaluma müügi- ja kliendihaldustarkvara soetamist. Spetsiifiline kindlat funktsiooni täitev tarkvara leevendab kõiki kolme teemat, mis Marise probleemi põhjustavad. Võimalikku andmete dubleerimise vältimiseks tasub vaadata, kas on võimalik sama tarkvaraga teha ka muid asju, nt raamatupidamist. Kui rääkida edasi kliendihaldustarkvaradest, siis on mitmeid pakkujaid, kes pakuvad miinimumpaketti tasuta. Juhul, kui on soov kasutada rohkemaid võimalusi, siis saab tavaliselt ca paarisaja euro eest aastas juba laiemate võimalustega toote. Googlet kasutades saab leida erinevaid pakkujaid ja võrrelda nende toodete võimalusi ning hindu.

Kaardista vajadused ja alusta vabavara võimalustest

Marise mure saab kindlasti digilahenduste abil leevendada. Mõistlik on alustada tasuta lahendustest ja vajaduste kasvades tasub vaadata tasuliste digilahenduste poole. Tasulised lahendused pakuvad rohkemaid võimalusi, kliendituge, andmeturvet ja mugavamat andmehaldust. Samas tuleb nende puhul hoolikalt vaatama sobivust vajadustele ja võimalustele.

Artiklis puudutasime ainult kitsast kliendiandmete probleemi. Samas digilahenduste abil hõlbustatavaid valdkondi laialdaselt alates müügitoru haldamisest kuni puitplaadi optimaalse väljalõike planeerimiseni. Aga nagu alati on iga olukord oma nüanssidega.

Kui protsessid on korras ja digilahendustega toetatud, siis järgmisena tasub hakata mõtlema, kuidas saada rohkem infot, et kas mu ettevõttel läheb hästi? Kas ja mida peaks mikroettevõttes lisaks käibele ja kasumile veel mõõtma? Aga sellest juba edaspidi. 

[1] OECD ja Statistikaameti definitsiooni järgi on mikroettevõtted kuni 10 töötajaga ettevõtted.

Lugu on avaldatud ka tööstusuudised.ee digitaliseerimise teemaveebis

TEEMAD

Arutage seda postitust

Blogi

Tarneahela juhtimine on teema, mida ei ole võimalik üle tähtsustada. Ei kujuta ettegi, et keegi võtaks poole oma teenitud kasumist sularahaautomaadist välja ja süütaks rahatähed lihtsalt põlema. Juhtimata tarneahel on sageli põhjuseks nähtamatute kulude tekkimisele. Samas, ettevõtluses lepitakse tihtipeale liiga kergekäeliselt sellega, et varjatud (või ootamatud) kulud tarneahelas poole kasumist ära söövad, kirjutab digitaliseerimisekspert Indrek Sabul.
Puiduettevõtte tegevus on üsna spetsiifiline ja tihti kasutatakse erinevates töölõikudes erinevaid tarkvarasid, mis teeb ülevaate saamise ja analüütika raskemini kättesaadavaks.
Puidukoda OÜ on 1997. aastal loodud ettevõte, mis tegeleb kõrge lisandväärtusega okaspuust höövelmaterjali tootmise ja turustamisega. Ettevõtte tootmine asub Viljandimaal Karksis ja lisaks on neil kontor Tartus. Puidukoda annab tööd enam kui 125 töötajale. Ettevõte kuulub Prantsuse puiduettevõtete gruppi Rose Group ja Puidukoja tooteid turustatakse enam kui 35 riigis. Viimased aasta aega on Puidukoda kasutanud majandustarkvara Microsoft Dynamics 365 Business Central. Lisaks Business Centralile võeti kasutusele COLTimber – Columbuse poolt välja töötatud puidulahendus, mis pakub puiduettevõtjatele vajalikku funktsionaalsust, alates palgi vastuvõtust ja mõõtmisest läbi saagimise, kuivatamise, sorteerimise ning järeltöötluse kuni müügi ja väljastuseni.
Alates 2021. aasta lõpust on GlobalReader Connector Microsoft Business Centralile kõigile kättesaadav Microsoft AppSources. GlobalReader pakub tarka pilvepõhist ja reaalajas toimivat tootmistarkvara. Kasutades reaalajas kogutud andmeid, aitab GlobalReaderi tarkvara tootmisettevõtetel vähendada masinate seisakuid (kuni 30% esimese kolme kuuga) ning võita seeläbi aega ning raha. GlobalReader Connector võimaldab liigutada tootmisteavet märkamatult ühest tarkvarast teise - automaatselt ja mis põhiline - reaalajas. GlobalReaderi ökosüsteem kaasab tootmisse kogu meeskonna ja on hõlpsasti kasutatav mistahes asukohas ja ükskõik millisest nutiseadmest.
Tööstusettevõtte juhtimises osaleva võtmeisikuna tead unepealt, et lisaks osavatele töötajatele ja tarkadele seadmetele, on võtmeteguriteks tark planeerimine. Nagu tootmise puhul ikka, omavad võtmetähtsusega rolli ka kõik sinu ettevõtte tarneahela lülid, sisseostust logistikani. Olete puitmaterjali väärindamises suurepärased, kuid mõned protsessid ettevõttes tekitavad aeg-ajalt peavalu, on tüütud, kipuvad korduma ning võtavad liigselt aega? Muutunud olud ja ressursside kallinemine on piisav põhjus leidmaks uusi lahendusi.