Info ja andmed muutuvad järjest olulisemaks - see on tänaseks väärtuslikum kui nafta. Paraku info vananeb kiiresti ja kaotab väärtust, seega on oluline, et info voolaks ettevõtte süsteemides reaalaja lähedaselt ja oleks õige.
Väärtuse kaole aitab kaasa näiteks see, kui info on eraldatud süsteemides (ERP, CRM, Excel, paber) ning selle käsitlemine on aeganõudev ja vigaderohke andmete dubleerimise tõttu.
Kõige olulisem
Tõdeme, et infot on palju. Seepärast tuleb infot liigitada – näiteks alusandmeteks ja tehinguandmeteks. See on väga lihtsustatud lähenemine, sest andmeliike on tegelikult veel, kuid eesmärgiks on tuua välja kõige olulisem.
Alusandmed jaguneva omakorda: kliendiandmed, tooteandmed, asukoha andmed, partnerite andmed, töötajate andmed, jms.
Võib väita, et alusandmed (master data, põhiandmed, võtmeandmed) on kõige olulisemad andmed üldse, kuna nendeta ei saa ettevõtte tehingud toimuda.
Võrreldes tehinguandmetega on alusandmete maht väiksem. Samas on tegemist komplekssete andmetega, mis vajavad eraldi tähelepanu, et vältida vigu. Alusandmete tähelepanu alla võtmine annab suurima efekti. Pealegi, erinevad süsteemid kasutavad samu alusandmeid - see on üks tõde üle kõikide süsteemide.
Probleemid
Mis viitab sellele, et alusandmetes on probleemid?
Tihtipeale avalduvad probleemid alles tarneahela lõpus ja mitte seal, kus need algselt tekkisid. Sümptomiteks on näiteks see, kui liiga sageli tuleb tegeleda vigade parandamisega - saadetud vale kaup, tarne valele aadressile. Või võtavad tegevused liiga kaua aega - kaupa on laos keeruline leida, andmesisestus võtab kaua aega, jne.
Mida teha?
Töö alusandmetega võimaldab vältida vigu ja parandada efektiivsust. Eelkõige on vaja teadvustada, mis on ettevõttes alusandmeteks. Kõige parem viis on kaardistada alusandmete sisenemispunktid ja andmevood üle kõikide protsesside ja süsteemide ning see visualiseerida. Taoline lähenemine annab hea ülevaate andmete tekkimisest, kontrollimisest ja tarbimisest.
Näiteks selguvad need kohad, kus on vaja muuta või täiendada tegevusi, et saaks kohe alguses kätte piisaval määral õiged alusandmed ja hiljem ei peaks nende uuendamisega ja parandamisega vaeva nägema. Samuti võib selguda, et samu andmeid sisestatakse erinevatesse süsteemidesse, kuna puudub tervikpilt.
Kaardistusse kuuluvad rollid ja vastutused – need töötajad, kes tegelevad alusandmetega. Asi on selles, et alusandmete haldus ei ole ainult tehnoloogiline, vaid ka protsesside juhtimise probleem.
Ainult tarkvarale keskendumine ei anna soovitud tulemuse ja sageli tuleb muuta ka tööprotsesse. Eesmärgiks on tagada alusandmete õigsus, mis omakorda võimaldab ühtlast tõrgeteta töövoogu ja vigadeta tehinguandmeid.
Kokkuvõtteks
Kasulik on pühendada veidi rohkem aega alusandmete kvaliteedile, näiteks teha topelt kontroll sisendpunktides, sest alguses tehtud väike viga võimendub ja selle hilisem parandamine nõuab suuremaid jõupingutusi. Seepärast - alusandmete kaardistamine ja korrastamine annab suurima efekti.