<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Columbus Eesti AS ja Envoice on strateegilised partnerid Microsofti majandustarkvarade edasiarendamisel raamatupidamise automatiseerimise vallas. Koostöös on välja arendatud ka Dynamics 365 Business Centrali ja Envoice liidestamise rakendus, mis on kõikidele Business Centrali kasutajatele kättesaadav Microsofti rakendustepoes Appsource.

Envoice on raamatupidaja parim sõber oma ettevõtte efektiivsemaks muutmisel

Enim mõju ettevõtte tulemuslikkusele on kõikvõimaliku rutiinse käsitöö kaotamine. Erinevatele küsitlustele tuginedes saab väita, et suurima osa raamatupidajate töökoormusest moodustavad rutiinsed tegevused ostuarvetega. Sõltuvalt uuringust leitakse, et 50-80% raamatupidamise tööajast kulub ettevõtte ostuarvete ja kuluaruannete käsitlemisele. Dokumentide vastuvõtmine, kontrollimine, kulude jaotamine, printimine, raamatupidamistarkvarasse sisestamine ja lõpuks ka arhiveerimine. Mida suurem on ettevõte, seda suurem on tõenäosus, et loetletud tegevuste jadasse lisandub veel õige töötaja leidmine, kes midagi sellest arvest teab ja juhtkonnalt võetavad kinnitused enne, kui selle dokumendi saab raamatupidamises arvesse võtta.

Envoice on veebipõhine rakendus, mis võimaldab koondada kõik ettevõtte ostu- ja kuludokumendid ühte keskkonda ja seejärel automatiseerida edasised tegevused.

Microsoft Dynamics 365 Business Central on võimekas tööriist ettevõtte tööprotsesside optimeerimiseks, tootlikkuse suurendamiseks ja juhtimisinfo paremaks haldamiseks. Envoice lisab Business Centralile uue taseme raamatupidamise kõige aeganõudvamate tegevuste vähendamiseks.

 Kõigepealt aitab Envoice koguda kõik ettevõtte ostu- ja kuludokumendid ühte pilvepõhisesse keskkonda olenemata formaadist (e-arve, pdf või paberarve). Seejärel muudetakse pdf ja paberarved digitaalseteks dokumentideks. Kviitungite muutmiseks elektroonsele kujule on Envoicel oma mobiilirakendus.

Envoice kasutab uue põlvkonna andmete tuvastamise lahendust, mis muudab dokumendid digitaalseks infoks ühe minutiga

Järgmise sammuna aitab Envoice muuta automaatseks kulude jaotamise ja konteerimise. Selleks on võimalik luua reegleid, mis otsivad arvetelt kindlaid märksõnu või kasutada iseõppivat konteerimisabilist SmartRecord.

 Konteerimismallid on suureks abiks näiteks kütuse- ja elektriarvete ning ka paljude teiste saabuvate dokumentide konteerimisel, et vajadusel iga arverea kulu leiaks kiireima tee õige kulukeskuse, osakonna või töötaja arvestusse.

Tehisintellektil põhinev SmartRecord aga õpib ise, kuidas raamatupidaja ostuarve konteerib ning juba järgmise sama tarnija arve korral pakub ise välja, kuidas sellise arvega võiks edasi toimida. Raamatupidajale jääb veel võimalus otsustada, kas iseõppiva abilise soovitus salvestada reegliks, mis iga järgmise arve korral ise rakenduks või ei.

Mida suurem ettevõte, seda rohkem peavalu kuluaruannetega

 Envoice’i mobiilirakendusega saavad töötajad pildistada oma kviitungid ja muuta need paari nupuvajutusega kulu- või lähetusaruandeks – kas või reisil olles. Nutikas andmete tuvastamise lahendus leiab kviitungitelt kogu vajaliku info, vabastab seeläbi raamatupidaja andmete käsitsi sisestamisest ja aitab vältida vigu kviitungite dešifreerimisel. Envoice mobiilirakendusega lisatud kviitungid ei saa ära kaduda, ega kortsu minna.

Kuluaruannete lisavõimalused nagu isikliku sõiduki kompensatsioon, ostude osaline hüvitamine või grupiaruannete koostamine aitavad veelgi raamatupidaja aega kokku hoida.

Selleks, et töötajad saaksid luua iseseisvalt kuluaruandeid ilma raamatupidamist koormamata, on töötajate lisamine Envoice kasutajateks tasuta ning kulu- ja lähetusaruannete moodul sisaldub kõikides Envoice pakettides.

Koostöö ja kinnitusring

Endiselt on ettevõtteid, kes prindivad välja kõik ostuarved. Põhjuseks on harjumus või kokkulepitud töökorraldus, mis kohustab arvete kinnitamise ja/või vajaduse saada antud dokumendi kohta töötajatelt rohkem infot korrektseks juhtimisarvestuseks.

Kasutatakse ka võimalust saada vajalikud kinnitused ja kommentaarid e-postiga. Ka see on raamatupidamisele ajamahukas käsitöö, keeruliselt jälgitav ning vähe automatiseeritav. Omaette väljakutse on sellisel juhul ka kogu kooskõlastuse arhiveerimine ning ostudokumentidega sidumine.

Ka selliste väljakutsete jaoks on lahendus. Envoice Business paketis on võimalus saata kõik ostudokumendid ja kuluaruanded ettevõtte töötajatele kontrollimiseks, kinnitamiseks või kommenteerimiseks. Lisaks on võimalik anda töötajatele õigus määrata ostudokumentidele ka kulukoht, osakond või mõni teine nõutud dimensioon.

Praegusel nutiajastul kasvab peale põlvkond töötajaid, kes sooviksid kõik oma tegevused teha taskutelefoniga ja “jooksu pealt”. Envoice'ga saavad sinu ettevõtte töötajad teha kõiki eelpoolmainitud tegevusi ka lisaks arvutiekraanile oma nutitelefonist.

Loomulikult on võimalik ka kinnitusringiga seotud tegevusi automatiseerida. Raamatupidajad saavad luua reegleid, mille järgi liiguvad ostuarved alati õigetele inimestele kinnitamiseks ja kinnitajad saavad luua omale reegleid, mille järgi näiteks regulaarsed arved, mis jäävad teatud summa piiridesse, saavad automaatsed kinnitused.

E-arved

Populaarsust koguvad e-arved on samuti eelduseks töövoo automatiseerimisel. Lisaks e-arvete vastuvõtmisele on Envoice kaudu võimalik saata e-arveid ka oma klientidele. Müügiarved, mis koostatakse Business Centralis, saadetakse Envoice kaudu Eesti e-arve operaatorite võrgustikku ja sealtkaudu õige kliendini.

Liidestus Microsoft Dynamics 365 Business Centraliga

 Columbus on loonud liidestuse Business Centraliga (BC), mis on tasuta kättesaadav ja paigaldatava kõikidele BC juurutustele. Liidestuse peamine ülesanne on küll dokumentide edastamine Envoice’st BC-sse aga automatiseerimise seisukohast ei ole vähemtähtis ka algandmete importimine ning muudatuste kajastamine Envoice’is. Dynamics 365 BC ja Envoice liidestamisel imporditakse Envoice’i ettevõtte kontoplaan, käibemaksukoodid, tarnijate register ja dimensioonid. Kui teed oma majandustarkvaras muudatusi mainitud registrites, kajastuvad muutused automaatselt ka Envoice’is.

Envoice liidestuse rakendus on heaks kiidetud Microsofti poolt ja on kõikidele tasuta kättesaadav Microsofti rakendustepoes Appsource.

Lisaks Dynamics 365 Business Centralile on Columbus Eesti konsultantidel kogemused Envoice juurutamisel ka Microsoft Dynamics Navision klientidele, Dynamics 365 for Finance and Operations’it (FO) ja vanemaid Dynamics AX’i (Axapta) kasutatavates ettevõtetes.

Vaata videost, kuidas Business Central ja Envoice koos töötavad


Täpsemat infot kuidas ühildub Envoice teiste Microsofti majandustarkvaradega, küsi julgelt siit.

Personaalne tutvustus

Kui soovid personaalset Envoice tutvustust või arutada võimalusi, kuidas Enoice sinu ettevõtte tööprotsessidesse sobituks? Broneeri veebikohtumine siin!

 

Tekkis mõtteid? Jaga meiega!

Blogi

right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down