Mis on eduka digitaliseerimise võti?

Ettevõtte eduka digitaliseerimise kõige olulisem faktor on muudatuste juhtimine ja kaasamine. Millest aga sõltub kõige rohkem digitaliseerimise elluviimine? Vahendame värsket MIT uuringut[1], mis võtab kokku ühe viisi digitaliseerimise edukaks elluviimiseks.

Ettevõtete juhtkonnad koostavad plaanid ja seavad eesmärgid digitaliseerimiseks, kuid nii mõnigi kord ei lähe kõik nii nagu plaanitud. Digitaliseerimine võib olla küllaltki valuline protsess, mille edukus sõltub vähem inspireerivast eesmärgist ja märksa rohkem kuidas eesliini töötajad uusi digilahendusi kasutama hakkavad.

Tüüpiliselt iseloomustab ühte enamvähem edukat digilahenduste kasutuselevõtu projekti järgmised viis etappi;

1. etapp – juhid müüvad digitaliseerimise ja muudatuse ideed

   Juhtkond seab selge eesmärgi ja edastab selle töötajatele. Nt võib see olla, et teeme uue digilahendusega töö kiiremini ja odavamalt. Oluline on sõnum sellest, mida digitaliseerimine kaasa toob ehk mida muudab? Sõnumi peab seadma lõppkasutaja vaates ehk see peab lahendama tema probleemi. Ja enamik juhte ei tea kahjuks, mis toimub eesliinil ehk nad ei oska sõnastada eesmärke eesliini/kasutajaid kõnetavalt.

2. etapp – töötajad otsustavad, kas kasutada uut tehnoloogiat

   Uuringud näitavad, et 40% kasutajatest ei hakka uut lahendust kasutama. Seda ka siis, kui juhid on määranud selle kohustuslikuks. Peamine põhjus selleks on eesmärkide ja lubaduste erinevus tegelikkusega, sest tihtipeale on uus digilahendus oma harjumatute riugastega. Samuti ei pruugi uus lahendus täita töötajale välja hüütud eesmärki nt kiiremini ja odavamalt, sest asju tuleb nüüd teha teistmoodi. Seda eriti veel siis, kui töötajal on oma tasemel enda mured ja sellest tulenevalt ka erinev eesmärk nt vähem andmete otsimist.
3. etapp – töötajad otsustavad, kuidas nad uut tehnoloogiat kasutavad
   Isegi, kui on suur osa töötajaid, kes ei hakka uut lahendust kasutama, leidub siiski neid, kes seda teevad. Nende puhul on kriitiline küsimus – kuidas nad seda teevad? Kui kasutusviis on plaanitust väga erinev, siis on ka keerukas tekitada ühtset parimat praktikat.
4. etapp – uut moodi infovahetus muudab töötajate käitumismustreid
   Digilahendusega tekkiv uus info loob uusi käitumismustreid ja info liikumise viise töötajate vahel. See on ühtlasi ka üheks peamiseks digitaliseerimisega kaasneva muutuse edufaktoriks. Nt andmete nähtavaks tegemine loob uusi sünergiaid
5. etapp – eesliinil paraneb töö efektiivsus
   Peale pikemat kasutamist ja mõningate edulugude tekkimist hakatakse saavutama eesmärke, kuid endiselt võib olla erinevusi ettevõtte eesmärkide ja eesliini töötajate eesmärkidega. Kui juhid kasutavad samu eesmärke, mis on olulised eesliini töötajaile, siis on ka tulemused kiiremini tulema.
6. etapp – eesliini efektiivsusnäitajad ühtivad ettevõtte eesmärkidega
   Digitaliseerimine saab hea hoo sisse siis, kui eesliini eesmärgid haakuvad lõpuks ettevõtte eesmärkidega. Nt vähenenud andmete otsimisaeg aitab teha tööd kiiremini ja odavamalt. 

Need on tüüpilised etapid, kuidas toimub muutus digitaliseerides protsesse. Nüüd, kus me teame seda protsessi, siis kuidas planeerida seda protsessi parimal viisil?

Digitaliseerimise projekti saab kiirelt käima, kui juhid vastavad kolmele küsimusele:

1. Millistel eesliini tegevustel on kõige suurem potentsiaal muuta ettevõtet?
   Paljud juhid teavad, kuhu oma ettevõte viia, kuid neil pole väga head ettekujutust kuidas sinna jõuda. Tuleb tuvastada eesliini tegevused, millel on kõige suurem potentsiaal muutuda digilahenduste abil. Selle tuvastamiseks on vaja vaadata ja otsida andmeid, millised eesliini tegevused aitavad kõige rohkem kaasa ettevõtte eesmärkide täitmisele ja alustada nendest.
2. Kuidas soodustada infoliikumist ja harjumuste muutust organisatsioonis?
   Selleks peab tuvastama omavahel suhtlevad grupid ja nende suhtluskanalid. Igasugused piirangud info liikumisele tuleb kõrvaldada. Nt moodustada ühiseid multifunktsionaalseid meekondi ühtse eesmärgi saavutamiseks ja toetada nendevahelist suhtlust. Üks põhjus, miks töötajad ei hakka digitaliseerimise projekti käigus omavahel suhtlema, on see, et töötajate formaalsed rollid ei kattu nende tegelike rollidega.
3. Kes on peamised suunamudijad ja kuidas nad aitavad kaasa ettevõtte kultuuri digivastuvõtlikumaks tegemisele?
   Kui tuvastada organisatsioonisisesed suunamudijad enne digitaliseerimise projekti ja neid eesmärgis veenda, siis on võimalik tõmmata kaasa ka teised töötajad. Üks viise selleks on küsida töötajatelt nt kellelt küsite nõu tehnilistes küsimustes? Selle tulemusel tekib ring suunamudijaid, kelle arvamusega arvestatakse. Samas peab arvestama, et kõiki suunamudijaid ei õnnestu ümber veenda, aga taaskord, kui kriitiline mass on saavutatud, on edasine lihtsam.

Kokkuvõtvalt tähendab igasugune digitaliseerimine ehk muudatuste juhtimine seda, et juhid peavad saama aru, milliseid käitumismustreid käivitab uute tehnoloogiate kasutuselevõtt. Ja ainult siis, kui see on selge, peavad nad muutma alt ülesse alustades oluliste muutustega eesliinil, kuna edukas muutus saab alguse nendest, kes uute lahendustega tööd hakkavad tegema.

Columbuses on just tootmisettevõtetele pühendunud ärikonsultantide meeskond, kes on igapäevaselt keskendunud digitaliseerimisele ja muudatuste juhtimisele ettevõtetes. Kui saame Sulle abiks olla, siis võta julgesti meiega ühendust ja vahetame mõtteid! 👇


[1] https://sloanreview.mit.edu/article/youre-going-digital-now-what/