Erinevatel koolitustel tuuakse tihti näidet konna keetmisest, kus konn vee pideva soojenemise korral ei taipa õigel hetkel potist välja hüpata. Ka inimene on just täpselt samavõrra mugav – seni, kuni ei põleta, muudatusi ei otsita ega soovita. Eriti, kui sellega kaasnevad täiendavad töökohustused, ebaselgus ning muud võimalikud ebamugavused.
Seetõttu on üsna tavapärane, et kuuldes juhtkonna otsusest midagi muuta või ümber korraldada, siis osa töötajatest ignoreerib uudist, osa alustab vaikset või häälekamat vastutöötamist ning vaid vähesed asjasse pühendatud tunnevad entusiasmi muudatuste elluviimisest.
Ilmselgelt toob selline info käsitlus kaasa projekti ajalise venimise ja muudatuste elluviimise vastu töötajate tahtmist. See omakorda tekitab rahulolematust, mis on aga soodne pind kõikvõimalike konfliktide tekkimiseks.
Tihtipeale on tekkinud olukorra põhjuseks vähene informatsiooni jagamine ja ebapiisav pühendumus muudatuste protsessi juhtimisele organisatsioonis. Sellega on kõik muudatuste tegijad kokku puutunud.
Muudatuste juhtimise eripärad tarkvara vahetusel
Muudatuste juhtimine on oma üldolemuses sarnane, kuid tarkvara vahetuse projektiga kaasnevad mõningad eripärad.
Enamasti on tarkvara, mida hakatakse välja vahetama, ligikaudu 10-aasta vanune. Sellest tulenevalt tuleb kindlasti tegeleda järgmiste teemadega:
- sellesse kogunenud andmed on osaliselt vananenud ja need vajavad korrastamist;
- aja jooksul on märgatavalt muutunud tööprotsessid;
- uus lahendus ja tööprotsessid tuleb planeerida arvestades tehnoloogia järjest kiiremat arengut;
- vajatakse võtmeisikute (laojuhataja, tootmisjuht, raamatupidamine jne) panust lahenduse väljatöötamisel ja testimisel;
- uus lahendus näeb välja hoopis teistsugune;
- uus lahendus on vähemalt osaliselt automatiseeritud ning suudab edastada andmeid reaalajas;
- kaasneb märgatav töökoormus andmete korrastamiseks ja uute protsesside läbimõtlemiseks ning testimiseks;
- on vajalik omandada uusi oskusi uue lahenduse kasutuselevõtuks;
- mõned inimesed võivad kaotada töö.
Kuna need muudatused on tavaliselt vältimatud, siis on vajalik neid muudatusi selgitada. See tähendab muudatuste põhjuste väljatoomist, organisatoorse ja korraldusliku info süsteemset esitamist.
Informatsiooni jagamine on võtmetegur
Muudatuste juhtimise juures on üks olulisimaid teemasid õigeaegne ning piisav informatsiooni jagamine. Oluline on ka järjekord, kuidas infot jagatakse.
Edukaks muudatuste juhtimiseks ja selle käigus efektiivseks projekti elluviimiseks tuleb info jagamisel esmajärjekorras keskenduda just olukordadele, mis panevad inimesi muretsema.
Eelkõige tuleks maandada töötaja jaoks kõige olulisemad mureküsimused:
- selgitada, kas ja kuidas mõjutab projekt töökohtade arvu;
- selgitada, kuidas korraldatakse uute oskuste õppimine;
- anda ülevaade töökoormuse muutustest.
Antud teemad on olulised just seepärast, et mittetäieliku info korral on inimestel omadus karta halvimat ning eeldada, et midagi head antud muudatus kaasa ei too.
Vähemtähtis ei ole ka projektist saadavate kasude osas info jagamine:
- suuremad tootmismahud sama ressursiga võimaldavad tõsta palka;
- vähem käsitööd vabastab aega uute oskuste omandamiseks;
- paremad aruandlusvõimalused võimaldavad sisse seada juhtimisarvestuse jne.
Saadavaid kasusid võiks võimaluse korral tuua välja mõõdikutega. Nt tänu muudatusele tõuseb tarnetäpsus hinnanguliselt 40%.
Hirme maandades luuakse koostöö
Olles lahendanud nii mured kui tutvustanud ka uusi võimalusi ja kasu, suureneb iga projekti õnnestumistõenäosus. Töötajad, kellele on muudatusi selgitatud, ja kelle hirmude põhjused on maandatud oskavad paremini näha muudatuse kasusid. Samuti on nad ka vastuvõtlikumad jagatavatele ülesannetele ja rollid täituvad lihtsamini.
Seega, planeerides tarkvaravahetust või muid muudatusi, mõelge alati läbi ka muudatuste juhtimine. Olulised küsimused, millele tähelepanu pöörata on
- millal ja milline info peab jõudma töötajani, et ei saaks tekkida teadmatust;
- mis on see motivaator või kasu, miks töötajal võiks olla huvi muudatus ellu viia.
Samuti peaks mõtlema tagasiside saamisele, vaid nii võib kindel olla, et antud sõnum on korrektselt kohale jõudnud ning üheselt mõistetud.
Columbuse eksperdid aitavad muudatusi sujuvalt ellu viia
Columbuse konsultandid on töötanud aastaid Eesti juhtivate ettevõtetega aidates läbi viia nii tarkvara, erinevate digilahenduste, kui ka äriprotsesside muudatusi ettevõtetes. Kui olete ettevõttega astumas uutele muudatustele vastu, siis julgutatame ühendust võtma.
