Kaasaegses ühiskonnas on digitaalsete teenuste tarbimine meile kõigile iseenesestmõistetav. Me saame tellida soovitud tooteid e-poodidest, teostada makseid ning investeerida läbi internetipanga, esitada kord aastas tuludeklaratsiooni ja seda kõike koduseinte vahelt lahkumata. Erinevate iseteenindusportaalide kasutamine kuulub meie igapäevaste tegevuste hulka, aga mitte tööalaselt. Olukorras, kus tänu iseteenindusportaali kasutuselevõtule oleks võimalik ettevõtte personaliosakonna halduskoormust vähendada kolmandiku, mõningal juhul ka kuni poole võrra, on turul kahetsusväärselt väike hulk tööandjaid, kes sellele mõelnud või mõtlemas on.
Kasutame aega väärtuslikult
Tavapäraselt on iseteenindusportaali puhul tegemist veebilehega, mis võimaldab tarbijal muuta oma andmeid, otsida täiendavat infot ning saada tekkinud küsimustele kiireid vastuseid. Töötajale oleksime tööandjana alati olemas ja kõigest mõne hiirekliki kaugusel. Seda ka töövälisel ajal.
Miks see oluline on? Teenuse tarbijana soovime mugavust ja vabadust oma aega planeerida - soovi korral saab töötaja muuta oma andmeid või esitada puhkusetaotlusi just talle sobival ajal. Pakkudes tööandjana oma töötajatele iseteenindusportaali kasutamise võimalust, saame märkimisväärselt vähendada personaliosakonna töötajate halduskoormust. Võidab nii töötaja kui tööandja.
Võtame näiteks töötaja enda või temaga seotud isikute andmete uuendamise soovi. Sisenedes iseteenindusportaali on võimalik töötajal soovitud muudatused endal ära teha ja jääda ootama kuniks juht need läbi kinnitusringi heaks kiidab. Kinnitatud muudatused liiguvad automaatselt olemasolevasse palga- ja personaliarvestuse tarkvarasse, ilma et personalispetsialist peaks muudatusi käsitsi sisestama. Kogu protsess võtab aega vaid mõne minuti ja on seeläbi oluliselt kiirem, kui andmete muutmise soovi sisaldav kirjavahetus töötaja ja personaliosakonna töötaja vahel.
Kommunikatsioon on edu alus
Ei saa siiski eeldada, et ettevõtte personaliosakonna halduskoormus väheneb koheselt pärast iseteenindusportaali juurutamist. Tööandjana peame oma töötajatele edastama selge sõnumi iseteenindusportaali vajalikkusest ning millistel juhtudel on seda soovituslik kasutada.
On oluline, et töötaja mõistaks kui paljudele küsimustele ta ainuüksi iseteenindusportaali sisse logides lihtsad ja konkreetsed vastused saab. Puudumised, tervisekontrollid, kohustused, inventar, soodustused, koolitused, isikutõendid ja dokumendid, isikuandmed, palgainfo ning aruandlus on vaid lühike loetelu infost, mida võiks olla võimalik töötajal iseteenindusportaalist vaadata ja teatud määral ka muuta. Telefonikõned personaliosakonda peaksid olema kaduv nähtus.
Loeb andmete kvaliteet ja lihtsus
Kvaliteetset iseteenindusportaali iseloomustavad andmete põhjalikkus ning mugav ja lihtne kasutajaliides. Nimetatud omaduste puhul on oluline teatav tasakaal – info peab olema piisavalt põhjalik ja seejuures kiirelt ning mugavalt leitav.
Täiendavat mugavust loob kindlasti ka erinevate keelte kasutamise võimalus. Baltikumi regioonis on kindlasti oluline, et iseteenindusportaali oleks võimalik kasutada nii eesti, läti, leedu kui ka vene ja inglise keeles.
Lõpuks võidavad kõik
Kokkuvõtteks võib öelda, et iseteenindusportaali kasutuselevõtust võidavad lõpuks kõik osapooled. Töötajal tekib võimalus vaadata ja uuendada infot endale sobival ajal ja piisavas detailsuses. Juhtidel tekib parem ülevaade oma alluvatest ning paraneb aruandlus. Personaliosakond saab tegeleda andmete sisestamise ja uuendamise asemel nende tegevustega, mis reaalset väärtust loovad.
Loe lahenduste ja iseteenindusportaali kohta rohkem siin 👇
