Miks on vajalik äriprotsesside modelleerimine?
Efektiivsed protsessid on iga ettevõtja eesmärk ja unistus, kuid kahjuks peavad ligi 90% juhtidest igapäevaselt tegelema suuremal või vähemal määral ebaefektiivsuse tagajärgedega, kirjutab Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Indrek Sabul.
Ärikonsultandina olen tihti kokku puutunud firmajuhtide murega, et ebaefektiivsed protsessid söövad ära märgatava osa kasumist.
Eriti torkab see silma tootmisettevõtetes, kus väärtusahel on pikk ja koosneb väga paljudest erinevatest protsessidest ja töövoogudest.
Protsesside kaardistamine aitab vältida ebaefektiivsust
Isegi kui igas protsessis ja etapis toimub raiskamist kasvõi mõne protsendi ulatuses, siis kogu ahela peale kokku võib ebaefektiivsuse kahju moodustada väga märkimisväärse summa.
Protsesside kaardistamine aitab tuua need kahjud päevavalgele.
Probleem on seda teravam, et välistest teguritest tingituna on kasumimarginaal niigi surve all.
Näiteks jätkuv palgakasv, tooraine hinnatõus või konkurentsist tulenev surve müügihindadele.
Seda valusamalt mõjub ettevõtte sisemiste protsesside ebaefektiivsuse tõttu tekkinud kahju. Siin on lahenduseks äriprotsesside kaardistamine.
Kui on tehtud äriprotsesside kaardistamine, kas siis on simulatsioon vajalik?
Äriprotsesside kaardistamine on väga oluline samm efektiivsuse tõstmiseks, sest kaardistatud protsessid annavad hea (visuaalse) ülevaate, milliseid tegevusi (ja mis järjekorras) keegi teeb.
Analüüsides protsesse läbi protsessikaartide, on võimalik ebaefektiivseid tegevusi kas automatiseerida või optimeerida läbi tööjõu kasutuse koordineerimise.
Milleks veel äriprotsesside modelleerimine kui protsessid on juba kaardistatud?
Protsesside kaardistamine ei asenda siiski protsesside simulatsiooni. Seda isegi siis mitte, kui lisaks protsesside kaardistamisele on teostatud väärtusvoo analüüs.
Sel juhul on küll protsessikaarte täiendatud väärtusloome karakteristikaga (näiteks väärtust loovate- ja mitteloovate tegevuste ajad, tootmise tsükliajad, toodangu hulk vms.), kuid puudub vastus küsimusele: „Mis juhtub, kui…?“.
Mida simulatsioon meile annab?
Oleme ootamatusteks valmis - protsesside simulatsiooni eesmärk on läbi mängida erinevaid stsenaariume protsesside teostamiseks.
Traditsiooniliselt kõige levinumad stsenaariumid on nõudluse järsk suurenemine või vähenemine. Mõlemaks olukorraks on vaja valmis olla.
Simulatsiooni kasutamine võimaldab mõlemad muutused läbi mängida ja luua konkreetne tegevuskava, mida rakendatakse siis, kui päriselus üks või teine stsenaarium realiseerub.
Tuvastame pudelikaelad
Simulatsioon mängib üheaegselt läbi kõik üksikud protsessid ja tegevused. Seega, läbi simulatsiooni saame tuvastada ahela kõige nõrgemad kohad ehk „pudelikaelad“.
Tihtipeale selgub simulatsiooni käigus, et tegelik pudelikael ei ole alati seal, kus ta esmapilgul paistab olevat.
Inimsilmal ja –tajul on teatud piirid ning me ei suuda kõikide protsesside omavahelisi seoseid peast läbi arvutada. Siinkohal aitab meid vastav simulatsiooni tarkvara.
Teenime rohkem raha
Simulatsioonile saab lisada protsesside teostamise kulunäitajad ning väärtusloomega loodud tulunäitajad.
Seega, saame simuleerida protsesside toimimist kasumlikkuse vaates. Saame kontrollida, kas lisades rohkem töötajaid või seadmeid ettevõtte kasumlikkus kasvab või kahaneb.
Erinevatest stsenaariumitest saab välja valida parima ning see ka reaalses elus teostada. Loe lähemalt Columbus Eesti postitust, kuidas protsesside simulatsioon hoiab kokku raha ja aega.
Kas simulatsioon on ainult tootmisettevõtetele kasulik?
Simulatsiooni saab kasutada väga erinevates valdkondades. Tootmisest juba rääkisime, kuid lisaks on palju näiteid ka teenindusvaldkondadest.
Näiteks on võimalik optimeerida klienditeenindusega seotud protsesse.
Hea näide on meditsiini valdkonnast, kus simulatsiooni abil on võimalik:
- optimeerida patsientide vastuvõtul ootejärjekordi,
- planeerida vajalike ooteruumide suurust,
- istekohtade arvu,
- vastuvõtuga seotud personali hulka,
- eriarstide vastuvõtu aegu
- jms.
Teine näide on pärit kaubandusest. Kassapidajate ja saalitöötajate töögraafikuid saab teha (ja ka tehakse) ilma simulatsioonita. Simuleerides kaupluste külastatavuse ja ostukorvide suuruse muutust erinevatel päevadel ja kellaaegadel, on võimalik välja töötada optimaalseim mudel klienditeeninduseks:
- mitu kassat peaks olema,
- millistel kellaaegadel ja mitu töötajat peaks olema saalis,
- millistel kellaaegadel ja mitu töötajat peaks olema kassas,
- jms.
Kuidas simulatsiooniprojekti läbi viiakse?
- Esmalt algab ikkagi kõik lähteülesandest. Ettevõttel peab olema probleem või eesmärk ning selle põhjal koostatakse simulatsiooni lähteülesanne.
- Seejärel kogutakse vajalikke andmeid. Kui täpsed andmed ei ole kättesaadavad, siis kasutatakse matemaatilisi ja tuletatud suhtarve.
- Kui vajalikud andmed on koos, siis modelleeritakse uuritav protsess simulatsioonitarkvaras ning hakatakse läbi mängima erinevaid stsenaariume. Seda tehakse seni, kuni tulemus täidab eesmärgi.
- Tulemuste põhjal luuakse tegevuskava või algatatakse parendustegevus, millega hakatakse simulatsiooniga saavutatut tegelikkuses ellu viima.
Allolevast videtos saad paariminutiline ülevaate ühe projekti algfaasist, kus probleemiks on pudelikaelte likvideerimine ja tootmise väljatuleku suurendamine.
Mõlema eesmärgi saavutamiseks oli vaja tuvastada raiskamise kohad ja põhjused ning välja töötada meetmed parendusteks.
Videost on näha, et juba kaks esimest parendust andsid juba märgatava tulemuse.
Protsessiahela kasumlikkus (kuue kuu vaates) paranes pea 92 000 EUR võrra.
Koostöö kliendiga simulatsiooniprojektiga jätkub kuni kõik probleemid on ühekaupa lahendatud ning protsessiahelast on eraldatud kõik raiskamise kohad.
Kes simulatsiooniprojekti teostab?
Üks võimalus on osta protsesside kaardistamise simulatsioonitarkvara ning õpetada välja keegi oma ettevõtte töötajatest.
Ilmselt oleks see jõukohane ülesanne kas tarneahela-, arendus-, tootmis- või logistikajuhile. Mõnel pool on eraldi olemas ka protsessijuht.
Alternatiiv on ka kasutada simulatsiooniks ettevõttevälist eksperti
Meie kogemuste ja praktika kohaselt on see oluliselt kulusäästlikum ning projektile annavad lisandväärtust välise ärikonsultandi kogemused protsessijuhtimise valdkonnas.
Lisaks on kasulik see, et eksperti kaasates pole vaja ettevõttesse osta eraldi simulatsiooni tarkvara, vaid saab kasutada konsultandi oma.
Kuna ettevõtjad on simulatsioonide vastu üles näidanud suurt huvi, siis oleme Columbuse ärikonsultatsiooni tiimis vastava kompetentsi välja arendanud.
Spetsiaalse simulatsioonitarkvara abil saame ettevõtetele teostada nüüd ka protsesside simulatsiooniprojekte.
Äriprotsesside kaardistamise ja modelleerimisega seotud küsimustega palume julgesti Columbus Eesti professionaalse tiimiga ühendust võtta!
