<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Miks on vajalik äriprotsesside modelleerimine?

Efektiivsed protsessid on iga ettevõtja eesmärk ja unistus, kuid kahjuks peavad ligi 90% juhtidest igapäevaselt tegelema suuremal või vähemal määral ebaefektiivsuse tagajärgedega, kirjutab Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Indrek Sabul.

Ärikonsultandina olen tihti kokku puutunud firmajuhtide murega, et ebaefektiivsed protsessid söövad ära märgatava osa kasumist. 

Eriti torkab see silma tootmisettevõtetes, kus väärtusahel on pikk ja koosneb väga paljudest erinevatest protsessidest ja töövoogudest.

Protsesside kaardistamine aitab vältida ebaefektiivsust

Isegi kui igas protsessis ja etapis toimub raiskamist kasvõi mõne protsendi ulatuses, siis kogu ahela peale kokku võib ebaefektiivsuse kahju moodustada väga märkimisväärse summa.

Protsesside kaardistamine aitab tuua need kahjud päevavalgele.

Probleem on seda teravam, et välistest teguritest tingituna on kasumimarginaal niigi surve all.

Näiteks jätkuv palgakasv, tooraine hinnatõus või konkurentsist tulenev surve müügihindadele.

Seda valusamalt mõjub ettevõtte sisemiste protsesside ebaefektiivsuse tõttu tekkinud kahju. Siin on lahenduseks äriprotsesside kaardistamine.

Kui on tehtud äriprotsesside kaardistamine, kas siis on simulatsioon vajalik?

Äriprotsesside kaardistamine on väga oluline samm efektiivsuse tõstmiseks, sest kaardistatud protsessid annavad hea (visuaalse) ülevaate, milliseid tegevusi (ja mis järjekorras) keegi teeb.

Analüüsides protsesse läbi protsessikaartide, on võimalik ebaefektiivseid tegevusi kas automatiseerida või optimeerida läbi tööjõu kasutuse koordineerimise.

Milleks veel äriprotsesside modelleerimine kui protsessid on juba kaardistatud?

Protsesside kaardistamine ei asenda siiski protsesside simulatsiooni. Seda isegi siis mitte, kui lisaks protsesside kaardistamisele on teostatud väärtusvoo analüüs.

Sel juhul on küll protsessikaarte täiendatud väärtusloome karakteristikaga (näiteks väärtust loovate- ja mitteloovate tegevuste ajad, tootmise tsükliajad, toodangu hulk vms.), kuid puudub vastus küsimusele: „Mis juhtub, kui…?“.

Mida simulatsioon meile annab?

Oleme ootamatusteks valmis - protsesside simulatsiooni eesmärk on läbi mängida erinevaid stsenaariume protsesside teostamiseks.

Traditsiooniliselt kõige levinumad stsenaariumid on nõudluse järsk suurenemine või vähenemine. Mõlemaks olukorraks on vaja valmis olla.

Simulatsiooni kasutamine võimaldab mõlemad muutused läbi mängida ja luua konkreetne tegevuskava, mida rakendatakse siis, kui päriselus üks või teine stsenaarium realiseerub.

Tuvastame pudelikaelad

Simulatsioon mängib üheaegselt läbi kõik üksikud protsessid ja tegevused. Seega, läbi simulatsiooni saame tuvastada ahela kõige nõrgemad kohad ehk „pudelikaelad“.

Tihtipeale selgub simulatsiooni käigus, et tegelik pudelikael ei ole alati seal, kus ta esmapilgul paistab olevat.

Inimsilmal ja –tajul on teatud piirid ning me ei suuda kõikide protsesside omavahelisi seoseid peast läbi arvutada. Siinkohal aitab meid vastav simulatsiooni tarkvara.

Teenime rohkem raha

Simulatsioonile saab lisada protsesside teostamise kulunäitajad ning väärtusloomega loodud tulunäitajad.

Seega, saame simuleerida protsesside toimimist kasumlikkuse vaates. Saame kontrollida, kas lisades rohkem töötajaid või seadmeid ettevõtte kasumlikkus kasvab või kahaneb.

Erinevatest stsenaariumitest saab välja valida parima ning see ka reaalses elus teostada. Loe lähemalt Columbus Eesti postitust, kuidas protsesside simulatsioon hoiab kokku raha ja aega

Kas simulatsioon on ainult tootmisettevõtetele kasulik?

Simulatsiooni saab kasutada väga erinevates valdkondades. Tootmisest juba rääkisime, kuid lisaks on palju näiteid ka teenindusvaldkondadest.

Näiteks on võimalik optimeerida klienditeenindusega seotud protsesse.

Hea näide on meditsiini valdkonnast, kus simulatsiooni abil on võimalik:

  • optimeerida patsientide vastuvõtul ootejärjekordi,
  • planeerida vajalike ooteruumide suurust,
  • istekohtade arvu,
  • vastuvõtuga seotud personali hulka,
  • eriarstide vastuvõtu aegu
  • jms.

Teine näide on pärit kaubandusest. Kassapidajate ja saalitöötajate töögraafikuid saab teha (ja ka tehakse) ilma simulatsioonita. Simuleerides kaupluste külastatavuse ja ostukorvide suuruse muutust erinevatel päevadel ja kellaaegadel, on võimalik välja töötada optimaalseim mudel klienditeeninduseks:

  • mitu kassat peaks olema,
  • millistel kellaaegadel ja mitu töötajat peaks olema saalis,
  • millistel kellaaegadel ja mitu töötajat peaks olema kassas,
  • jms.
Infosüsteemis on selleks andmed olemas ning simulatsioon võimaldab andmeid kasutades luua erinevaid stsenaariume erinevate päevade ja kellaaegade jaoks.

 

Kuidas simulatsiooniprojekti läbi viiakse?

  1. Esmalt algab ikkagi kõik lähteülesandest. Ettevõttel peab olema probleem või eesmärk ning selle põhjal koostatakse simulatsiooni lähteülesanne.
  2. Seejärel kogutakse vajalikke andmeid. Kui täpsed andmed ei ole kättesaadavad, siis kasutatakse matemaatilisi ja tuletatud suhtarve.
  3. Kui vajalikud andmed on koos, siis modelleeritakse uuritav protsess simulatsioonitarkvaras ning hakatakse läbi mängima erinevaid stsenaariume. Seda tehakse seni, kuni tulemus täidab eesmärgi.
  4. Tulemuste põhjal luuakse tegevuskava või algatatakse parendustegevus, millega hakatakse simulatsiooniga saavutatut tegelikkuses ellu viima.

Allolevast videtos saad paariminutiline ülevaate ühe projekti algfaasist, kus probleemiks on pudelikaelte likvideerimine ja tootmise väljatuleku suurendamine.

Mõlema eesmärgi saavutamiseks oli vaja tuvastada raiskamise kohad ja põhjused ning välja töötada meetmed parendusteks.

 

 

 

 

Videost on näha, et juba kaks esimest parendust andsid juba märgatava tulemuse.

Protsessiahela kasumlikkus (kuue kuu vaates) paranes pea 92 000 EUR võrra.

Koostöö kliendiga simulatsiooniprojektiga jätkub kuni kõik probleemid on ühekaupa lahendatud ning protsessiahelast on eraldatud kõik raiskamise kohad.

Kes simulatsiooniprojekti teostab? 

Üks võimalus on osta protsesside kaardistamise simulatsioonitarkvara ning õpetada välja keegi oma ettevõtte töötajatest.

Ilmselt oleks see jõukohane ülesanne kas tarneahela-, arendus-, tootmis- või logistikajuhile. Mõnel pool on eraldi olemas ka protsessijuht.

Alternatiiv on ka kasutada simulatsiooniks ettevõttevälist eksperti 

Meie kogemuste ja praktika kohaselt on see oluliselt kulusäästlikum ning projektile annavad lisandväärtust välise ärikonsultandi kogemused protsessijuhtimise valdkonnas.

Lisaks on kasulik see, et eksperti kaasates pole vaja ettevõttesse osta eraldi simulatsiooni tarkvara, vaid saab kasutada konsultandi oma.

Kuna ettevõtjad on simulatsioonide vastu üles näidanud suurt huvi, siis oleme Columbuse ärikonsultatsiooni tiimis vastava kompetentsi välja arendanud.

Spetsiaalse simulatsioonitarkvara abil saame ettevõtetele teostada nüüd ka protsesside simulatsiooniprojekte.

Äriprotsesside kaardistamise ja modelleerimisega seotud küsimustega palume julgesti Columbus Eesti professionaalse tiimiga ühendust võtta!

Võtan ühendust

 

TEEMAD

Blogi

Konsultatsiooniettevõtte Gartner nimetas taas 2023. aasta raportis Microsoft Power BI juhtivaks analüütika ja ärianalüüsi platvormiks. Eraldi tõsteti esile Microsofti teenuse kõikehõlmavat nägemust ja sooritusvõimet. See on ettevõttele liidrite edetabelis juba 16. järjestikune aasta. Tunnustatud Microsoft Power BI lahendust pakume oma klientidele ka meie Columbuses. Microsoft Power BI eesmärk on pakkuda kõige mitmekülgsemat ja intuitiivsemat ärianalüüsi (BI - business intelligence) kogemust turul. Sellele on märkimisväärselt kaasa aidanud miljonite Power BI kogukonna liikmete tagasiside, mille põhjal on Microsoft platvormi pidevalt täiustanud. Viimane aasta on olnud Power BI jaoks põnev ja innovaatiline: lisandunud on sadu uusi funktsioone ja täiendusi, mis aitavad veelgi tõhusamalt toetada iga kasutajat, meeskonda ja organisatsiooni, kes soovib oma andmeid maksimaalselt ära kasutada. Lahendused meeskonnale Andmed on mõjusad ainult siis, kui neid saab võtta aluseks otsuste tegemisel. Seetõttu on Microsoft veelgi parandanud kasutajate võimalusi jagada meeskonnaga aruandeid ja visuaale. Tänu Microsoft PowerPointi, Outlooki, OneDrive'i, SharePointi, Office Hubi ja Teamsi uute integratsioonidele saavad organisatsioonid kasutada Microsoft 365 rakendusi andmepõhise asutusekultuuri tugikeskusena. Näiteks on kasutajatel võimalus lisada otse PowerPointi interaktiivseid Power BI aruandeid või ka üksikuid visuaale, samuti saab lisada andmegraafikat otse Outlooki e-kirjadesse. Power BI faile on võimalik salvestada ka otse OneDrive'i ja SharePointi ning neid seal muuta, et lihtsustada ühiste aruannete koostamist. Eri organisatsioonide vahelise pilvepõhise koostöö hõlbustamiseks on Microsoft märkimisväärselt parandanud andmekomplektide, aruannete jms jagamissüsteemi. Meeskondade vahelise töö ühtlustamiseks on loodud Power BI-sse ka mõõdikud, mille abil ühiseid eesmärke seada ja saavutada. Lahendused organisatsioonile Ettevõtte andmepõhiseks juhtimiseks on Microsoft välja töötanud mitu uut funktsiooni, mis keeruka süsteemi haldamist toetavad. Näiteks saavad Power BI Embedded kasutavad organisatsioonid nüüd automaatselt luua Power BI põhiaruandeid nende andmete põhjal, mida nad parasjagu vaatavad. Uute Power BI API-dega on võimalik kasutada ka kolmanda osapoole rakenduste andmeid. Power BI on võimeline genereerima automaatselt raporteid, mida kasutajad saavad vajadusel hiljem muuta. Uuri järele, miks Microsoft taas edetabelit juhib Microsofti analüütika ja ärianalüüsi lahendusi kasutavad teiste seas ka paljdue Columbuse kliendid. Meie andmeanalüütika tiim on juba alates 2015 aastast meie klientidele ägedaid analüütika lahendusi loonud just Power BI baasil ja meie tugevuseks on pikaajalise kogemusega fanaatikutest spetsialistid. Siin mõned näited tehtud töödest: Barrus, Eesti Gaas ja RMK. Power BI on aidanud neil muuta oma organisatsiooni andmestik mõjusaks. Kirjeldatud funktsioonid ja võimalused on vaid mõned kogu paketist, mida Power BI pakub. Kui soovid uurida süvitsi, miks Power BI juba 16. korda konkurendid seljatas, siis loe lähemalt Gartneri ärianalüüsi platvormide võrdlust.
Tootmise planeerimisel on oluline täppisplaneerida ja pidevalt jälgida, et tehtaks õiget asja, õigel ajal ja õiges järjestuses. Opcenter APS on tootmisplaneerimise tarkvara, mis täpselt just seda võimaldab. Tööstuse digitaliseerimine on suur väljakutse nii seeriatootmise kui projektitootmise alal. Standard AS kogemus hotellimööbli tööstusliini digitaliseerimisel näitab, et tootmise digitaliseerimine Opcenter APS-i abil aitab kasvatada tarnekindlust, hõlbustada tootmise planeerija, tootmisjuhi ja meistrite igapäevatööd ning optimeerida tootmisprotsessi tervikuna.
Tööstuses on käsil pingelised ajad. Tellimuste arv on languses, samal ajal on tooraine sisendhinnad kasvanud mõnes sektoris pea mitmekordseks. Kuidas tööstusettevõttes homseks valmis olla? Sellest ja paljust muust rääkisime 13. oktoobril Columbuse uhiuues kontoris toimunud hommikuseminaril, kus oli koos enam kui 30 tööstusettevõtte esindajat. Seminari avas Columbus Balti tegevjuht Ivo Suursoo, kes tõi välja, et tööstuse tänased suurimad väljakutsed on tooraine ja energia hinnad ning palkade kasv. Et pakkuda konkurentsivõimelist hinda, tuleb kasvatada efektiivsust, mida on võimalik teha läbi automatiseerimise ja digitaliseerimise. Kui majanduslanguses ei kipu ettevõtjad digitaliseerimiseks suuri investeeringuid ette võtma, siis täna on tööstusettevõtjatel harukordne võimalus taotleda raha efektiivsuse kasvatamiseks riigilt.
Alanud on ühe turbulentse ajastu järjekordne keeruline sügis, kus majanduskeskkonna ebastabiilsus on ainus teadaolev stabiilne olek. Olukord on sedavõrd keeruline, et enam pole mõtet sel teemal halada, aeg on küps tegutsema hakata! Reaalsus on, et väliskeskkonda meist keegi muuta ei saa. Saame aga muuta seda, kuidas meie neis oludes otsustame ja reageerime. Kuidas tõsta tootlikkust ja kust leida efektiivsust? Kulude ja sisendhindade kasvus keskkonnas on võtmeküsimuseks „kuidas tõsta tootlikkust?“ ehk kuidas teha sama tulemus vähemate sisenditega. Siin tulevad mängu innovatsioon ja digitaliseerimine. Kriisides eralduvad terad sõkaldest ja see on põhjus, miks julgustame oma kliente tegema keerulistel aegadel konkreetseid kiireid samme. Columbusel on eelolevaks sügiseks kolm soovitust, kuidas kriisi ära kasutades jõuda uuele konkurentsivõime tasemele.
Tarneahela juhtimine on teema, mida ei ole võimalik üle tähtsustada. Ei kujuta ettegi, et keegi võtaks poole oma teenitud kasumist sularahaautomaadist välja ja süütaks rahatähed lihtsalt põlema. Juhtimata tarneahel on sageli põhjuseks nähtamatute kulude tekkimisele. Samas, ettevõtluses lepitakse tihtipeale liiga kergekäeliselt sellega, et varjatud (või ootamatud) kulud tarneahelas poole kasumist ära söövad, kirjutab digitaliseerimisekspert Indrek Sabul.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down