Ühe hiljuti asutatud ettevõtte juht kurtis, et firma kasvab liiga kiiresti - ei jõua enam kõike ise ära teha ja tööpäevad venivad väga pikaks. Ärge saage valesti aru - see juht teadis väga hästi, et ei pea kõike ise ära tegema ja et tema ülesandeks on luua hästitoimiv süsteem. Kuid tema arvates ei olnud töötajad valmis vastutust võtma, kirjutab meie digitaliseerimisekspert Toomas Olli.
Töötajatelt aga tuleb vastuolulisi signaale. Mõned kurdavad selle üle, et ettevõte muutub liiga kiiresti ja nad tunnevad end seetõttu ebakindlalt. Teised jälle kiidavad, et vabadust on palju, otsused tulevad kiiresti ja bürokraatiat praktiliselt polegi.
Süsteemi arendamiseks peab aega olema - seda tal paraku polnud. Juht otsustas tekkinud nõiaringist välja murda sellega, et keskendus paarile võtmealluvale, kes tegelevad omakorda ülejäänud organisatsiooniga. Kui temaga viimati kohtusin, siis ta ütles, et kirjutab olude sunnil tööprotseduure.
Vältimatult on tekkinud bürokraatia, kuid see aitab vältida segadust ja koordineerida tegevust kiire kasvu olukorras. Mikrojuhtimine võib lühiajaliselt vajalik olla, et aidata alluvad järje peale, kuid seejärel peab juht kõrvale astuma ja lubama süsteemil toimetada.
Tüüpiliseks kasvava ettevõtte väljakutseks on vähene bürokraatia
Kiiresti kasvav ettevõte vajab kontrollimehhanisme. Ilma nendeta tekivad probleemid klientidega, kiirustamisest tingitud kvaliteediprobleemid, kasvavad kaod, jms. Protsesside kirjeldamine aitab ära hoida ajaraiskamist, ebaselgust tööjaotuses ja hoida kulusid kontrolli all. Koordineeritud töökorraldus aitab ära hoida töötajate rahulolematust.
Võimekus teha kiireid otsuseid (iseloomulik vähese bürokraatiaga ettevõttele) on küll vajalik operatiivse tegevuse juhtimisel, kuid võib hakata vastu töötama strateegiliste küsimuste lahendamisel. Strateegilised otsused vajavad üldjuhul hoolikat läbimõtlemist ning analüüse. Pealegi, sagedased suunamuutused tekitavad töötajates segadust ning ebakindlustunnet.
Kui ettevõtte kasv on stabiliseerunud ja kontrollimehhanismid olemas – kas nüüd on süsteem valmis?
Tüüpilisteks stabiilse ettevõtte väljakutseteks on tehnoloogiliselt ja moraalselt vananenud koormav bürokraatia
Stabiilsuse saavutanud ettevõttes võib aga ilmneda teistpidine probleem – milleks on liiga palju bürokraatiat ja vananenud süsteemid (näiteks – palju Excelit). Paberi- ja Exceli-bürokraatia on koormav ja tekitab töötajates pöördumatu vajaduse otsida endale uus töökoht, kus on vähem mehhaanilist sisestamist. Taolisel ettevõttel on järjest raskem leida töötajaid, sest nutipõlvkond tuleb peale.
Sageli ei vasta kirjeldatud protsessid tegelikule elule – sümptomiks on näiteks ebaühtlane tööjaotus, koordineerimist vajavad töölõigud. Sel juhul tuleks põhiprotsessid koos võtmeisikutega uuesti üle käia ja kirjeldust uuendada. Selle käigus saab tuvastada kitsaskohad ja samuti fikseerida huvitavad arendusideed. Protsesside ülevaatamine aitab juurutada vajalikke tarkvarasid.
Tarkvarad peavad toetama äriprotsesse ja töötama koos ladusalt – näiteks ettevõtte ressursiplaneerimise süsteem (ERP), planeerimistarkvara, tooteinfo süsteem (PIM), laotarkvara (WMS), tootmise juhtimise süsteem (MES), palga- ja personaliarvestuse süsteem, ärianalüütika (BI), kvaliteediinfo süsteem, kliendiinfo haldus (CRM), kliendiportaal, jms. Üks tarkvara ei suuda kõiki vajalikke funktsioone hallata.
Kokkuvõtteks
Ettevõtete arengus on tüüpilised kriisid, kus põrkuvad kokku strateegia ja ettevõtte struktuur. Liiga palju või liiga vähe bürokraatiat ei ole kumbki hea variant. Bürokraatia ei ole ilmtingimata paha ja aitab kiiret kasvu kontrollida. Stabiilses ettevõttes võib bürokraatia aga ajale jalgu jääda ja töötajates pahameelt tekitada, kui süsteeme ei uuendata.
Mõned fookusteemad, mida tasub silmas pidada nii kiirelt areneva. kui ka stabiilse ettevõttel:
- Ettevõtte strateegiliste eesmärkide määratlemine
- Strateegiliste eesmärkide täitmise jälgimine mõõdikute abil
- Ärianalüütika – ülevaate saamiseks ja tuleviku prognoosimiseks
- Protsesside kirjeldamine ja nende uuendamine, kui tegevustik muutub
- Omavahel suhtlevate tarkvarade kooslus
Vaheta mõtteid välise konsultandiga
Kui tunned, et vajad välist nõu kuidas ettevõtet arendada ning kasvule kaasa aidata, siis Columbuses on tootmisettevõtetele keskendunud ärikonsultantide meeskond, kes on igapäevaselt pühendunud just sellele. Võta julgesti meiega ühendust ja vahetame mõtteid!
