<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Ühe hiljuti asutatud ettevõtte juht kurtis, et firma kasvab liiga kiiresti - ei jõua enam kõike ise ära teha ja tööpäevad venivad väga pikaks. Ärge saage valesti aru - see juht teadis väga hästi, et ei pea kõike ise ära tegema ja et tema ülesandeks on luua hästitoimiv süsteem. Kuid tema arvates ei olnud töötajad valmis vastutust võtma, kirjutab meie digitaliseerimisekspert Toomas Olli.

Töötajatelt aga tuleb vastuolulisi signaale. Mõned kurdavad selle üle, et ettevõte muutub liiga kiiresti ja nad tunnevad end seetõttu ebakindlalt. Teised jälle kiidavad, et vabadust on palju, otsused tulevad kiiresti ja bürokraatiat praktiliselt polegi.

Süsteemi arendamiseks peab aega olema - seda tal paraku polnud. Juht otsustas tekkinud nõiaringist välja murda sellega, et keskendus paarile võtmealluvale, kes tegelevad omakorda ülejäänud organisatsiooniga. Kui temaga viimati kohtusin, siis ta ütles, et kirjutab olude sunnil tööprotseduure.

Vältimatult on tekkinud bürokraatia, kuid see aitab vältida segadust ja koordineerida tegevust kiire kasvu olukorras. Mikrojuhtimine võib lühiajaliselt vajalik olla, et aidata alluvad järje peale, kuid seejärel peab juht kõrvale astuma ja lubama süsteemil toimetada.

Tüüpiliseks kasvava ettevõtte väljakutseks on vähene bürokraatia

Kiiresti kasvav ettevõte vajab kontrollimehhanisme. Ilma nendeta tekivad probleemid klientidega, kiirustamisest tingitud kvaliteediprobleemid, kasvavad kaod, jms. Protsesside kirjeldamine aitab ära hoida ajaraiskamist, ebaselgust tööjaotuses ja hoida kulusid kontrolli all. Koordineeritud töökorraldus aitab ära hoida töötajate rahulolematust.

Võimekus teha kiireid otsuseid (iseloomulik vähese bürokraatiaga ettevõttele) on küll vajalik operatiivse tegevuse juhtimisel, kuid võib hakata vastu töötama strateegiliste küsimuste lahendamisel.  Strateegilised otsused vajavad üldjuhul hoolikat läbimõtlemist ning analüüse. Pealegi, sagedased suunamuutused tekitavad töötajates segadust ning ebakindlustunnet.

Kui ettevõtte kasv on stabiliseerunud ja kontrollimehhanismid olemas – kas nüüd on süsteem valmis?

Tüüpilisteks stabiilse ettevõtte väljakutseteks on tehnoloogiliselt ja moraalselt vananenud koormav bürokraatia

Stabiilsuse saavutanud ettevõttes võib aga ilmneda teistpidine probleem – milleks on liiga palju bürokraatiat ja vananenud süsteemid (näiteks – palju Excelit). Paberi- ja Exceli-bürokraatia on koormav ja tekitab töötajates pöördumatu vajaduse otsida endale uus töökoht, kus on vähem mehhaanilist sisestamist. Taolisel ettevõttel on järjest raskem leida töötajaid, sest nutipõlvkond tuleb peale.

Sageli ei vasta kirjeldatud protsessid tegelikule elule – sümptomiks on näiteks ebaühtlane tööjaotus, koordineerimist vajavad töölõigud. Sel juhul tuleks põhiprotsessid koos võtmeisikutega uuesti üle käia ja kirjeldust uuendada. Selle käigus saab tuvastada kitsaskohad ja samuti fikseerida huvitavad arendusideed. Protsesside ülevaatamine aitab juurutada vajalikke tarkvarasid.

Tarkvarad peavad toetama äriprotsesse ja töötama koos ladusalt – näiteks ettevõtte ressursiplaneerimise süsteem (ERP), planeerimistarkvara, tooteinfo süsteem (PIM), laotarkvara (WMS), tootmise juhtimise süsteem (MES), palga- ja personaliarvestuse süsteem,  ärianalüütika (BI), kvaliteediinfo süsteem, kliendiinfo haldus (CRM), kliendiportaal, jms. Üks tarkvara ei suuda kõiki vajalikke funktsioone hallata.

Kokkuvõtteks

Ettevõtete arengus on tüüpilised kriisid, kus põrkuvad kokku strateegia ja ettevõtte struktuur. Liiga palju või liiga vähe bürokraatiat ei ole kumbki hea variant. Bürokraatia ei ole ilmtingimata paha ja aitab kiiret kasvu kontrollida. Stabiilses ettevõttes võib bürokraatia aga ajale jalgu jääda ja töötajates pahameelt tekitada, kui süsteeme ei uuendata.

Mõned fookusteemad, mida tasub silmas pidada nii kiirelt areneva. kui ka stabiilse ettevõttel:

  • Ettevõtte strateegiliste eesmärkide määratlemine
  • Strateegiliste eesmärkide täitmise jälgimine mõõdikute abil
  • Ärianalüütika – ülevaate saamiseks ja tuleviku prognoosimiseks
  • Protsesside kirjeldamine ja nende uuendamine, kui tegevustik muutub
  • Omavahel suhtlevate tarkvarade kooslus

Vaheta mõtteid välise konsultandiga

Kui tunned, et vajad välist nõu kuidas ettevõtet arendada ning kasvule kaasa aidata, siis Columbuses on tootmisettevõtetele keskendunud ärikonsultantide meeskond, kes on igapäevaselt pühendunud just sellele. Võta julgesti meiega ühendust ja vahetame mõtteid!

Vahetame mõtteid!

 

Tekkis mõtteid? Jaga meiega!

Blogi

Info ja andmed muutuvad järjest olulisemaks - see on tänaseks väärtuslikum kui nafta. Paraku info vananeb kiiresti ja kaotab väärtust, seega on oluline, et info voolaks ettevõtte süsteemides reaalaja lähedaselt ja oleks õige.
Muutuvas ärikeskkonnas tähendab paigal seismine paratamatult tagasi liikumist. Selleks, et ümbritsevaga sammu pidada, peab ka ise olema pidevas muutuses. Kes aga soovib teistest ette jõuda, peab suutma muutusi juhtida konkurentidest kiiremini ja tõhusamalt. Digimuutused ei ole selles osas erandiks - pigem vastupidi. Digitaliseerimine nõuab täiesti uut tüüpi muudatuste juhtimise kompetentsi, milleks võiks kasutada ettevõtteväliste ekspertide kogemusi. 
Mööblitootjad on selgelt eristuv kogukond Eesti tootmismaastikul. Nad panustavad oluliselt tööhõivesse ja näitavad eeskujulikku ekspordivõimekust, kuid selle juures on neil kõigil oma väljakutsed. Huvitavad kombel on need väljakutsed üsna tugevate sarnasustega. Millised need väljakutsed on ja kuidas neid lahendada kirjutab digitaliseerimisekspert Marko Seier.  
Piret on inimene, kes ruumi sisenedes paneb energia alati liikuma. Kui küsida tema käest midagi kaubanduse ja logistika või digitaliseerimise kohta, siis löövad silmad kohe särama. Kust tuleb see kirg selle valdkonna vastu, mida ta näeb hetkel suurimateks väljakutseteks ja ka võitudeks kaubanduses ning mida soovivad nad oma meeskonnaga järgmiste aastate jooksul ära teha, just sellest me temaga ühe hommikukohvi kõrvale rääkisimegi.
Viimasel ajal on meedias elav arutelu, kuidas ergutada koroonaviirusest räsitud Eesti majandust. Lauasahtlis seisab suur hulk odavat laenuraha, mistõttu esimest korda pärast taasiseseisvumist on ka reaalselt võimalik midagi suurt ette võtta. Kuid nüüd on selgunud, et valitsusel puudub suur plaan kuidas seda teha.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down