Muudatuste ellu kutsumisel kerkib tihti üles küsimus, kas ettevõte suudab projekti ellu viia sisemiste ressursside abil või tuleks kaasata väline konsultant.
Esimese võimaluse kasuks räägivad faktid, et ettevõtte töötajad tunnevad protsesse sügavuti, mõistavad kolleegide arvamuste põhjuseid ning tehes seda kõike oma tavapärase tööaja sees ei kaasne täiendavaid kulusid.
Väline konsultant toob värske vaate ja uue kompetentsi
Kuna igal medalil on kaks külge, räägivad sarnased põhjused ka välise konsultandi kaasamise poolt:
- Väline konsultant näeb ettevõtet ja selle võimalusi värske pilguga;
- Tal on kogemuste pagas teiste ettevõtete näidetel;
- Välist konsultanti ei sega traditsioonid ja kirjutamata reeglid- „me pole kunagi nii teinud“ ei ole tema jaoks argument;
- Konsultant tegutseb projektiga põhitegevusena, tal ei ole projekti ajakavaga paralleelselt kiireloomulisi muid tööülesandeid;
- Konsultant on kursis muudatuste juhtimise teooriate ja praktikaga;
- Konsultant ei karda, et tema tulemuslik töö võib kaotada tema töökoha.
Samas tuleb tunnistada, et välise konsultandi kaasamise korral esitatakse arve ning väline konsultant ei tea ettevõtte siseelu ja ajalugu. Kuid millist lähenemist siiski eelistada?
Alusta otsustamist olukorra hindamisega
Siinkohal on oluline ausalt vastata kahele küsimusele:
- Kas ettevõtte töötajad on täis tahtmist muudatusi ellu viia?
- Kas ettevõtte töötajatel on vaba ajalist ressurssi tööaja sees?
Kui vastus mõlemale küsimusele on „jah“, võib oskuste omamisel rahuliku südamega töö oma kolleegidele usaldada.
Juhul, kui vastus ühele neist küsimustest on „ei“ ning projekti elluviimise tähtaeg terendab, on mõistlik sisemiste ressursside kasutamine vähemalt mõnda aega edasi lükata ning leida sobiv väline konsultant.
Välise konsultandi kasutamise tulemuslikkus väljendub sellisel juhul, lisaks varasemalt toodud oskustele ja teadmistele, eelkõige efektiivsuses – projekt saab suure tõenäosusega ellu viidud kokkulepitud ajaraamides, mis tähendab ka projektist loodetavate kasude kiiremat ilmnemist.
Kõik taandub ratsionaalsetele teguritele
Antud küsimuses aitab muuhulgas otsustada lihtne arvutus:
Eeldades, et projekti elluviimise töömaht on 2 kuud ja planeeritud töötajal on kasutada projekti huvides 30% tööajast. Näeme, et sellisel viisil kuluks projekti elluviimiseks 200%/30%=6-7 kuud. Kui töötaja pole motiveeritud, siis võib arvestada täiendava ajakuluga. Enamasti pole projektide elluviimiseks kolmekordset ajapuhvrit arvestatud ning mõistlik on rakendada välist konsultanti.
Olukorras, kus projekti elluviimisega ei ole väga kiire ning töötajatel ajalist ressurssi on, kuid puudub motiveeritus, on kindlasti kasulik esmajärjekorras uurida motivatsiooni kadumise põhjuseid, sest välise konsultandi kaasamisel ellu viidud projektist on vähe abi, kui töötajatel silm ei sära. Taastades töötajate motivatsiooni, saavad töötajad ise projekti ellu viia, olla otsustajateks ning tunda uhkust oma töö tulemuste üle.
Kokkuvõtlikult - ei ole olemas üht kindlat juhendit, kas kasutada välist konsultanti või mitte. Lähtuda tuleb ettevõtte sisekliimast ja võimalustest, projekti ajakavast, töötajate motiveeritusest ning olemasolevast ajaressursist.
Columbuse eksperdid aitavad muudatusi sujuvalt ellu viia
Columbuse konsultandid on töötanud aastaid Eesti juhtivate ettevõtetega aidates läbi viia nii tarkvara, erinevate digilahenduste, kui ka äriprotsesside muudatusi ettevõtetes. Kui olete ettevõttega astumas uutele muudatustele vastu, siis julgutatame ühendust võtma.