<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Finantsjuhtimise seminaril „Finants vabaks“ rääkisime, kuidas automatiseerida oma tööd ja murda välja Excelite rägastikust

24. novembri hommikupoolikul kogunesid Columbuse kontorisse finantsjuhid ja teised finantstöötajad, kellega rääkisime sellest, milliste lahenduste abil saab täna oma ettevõttes käsitööd vähendada, kuidas on võimalik eelarvestamine ja juhtimisaruandlus kiiremaks ja täpsemaks muuta ning kuidas finantside juhtimine oma ettevõtte kasuks päriselt tööle panna.

Osalejad said ülevaate uuenduslike tarkvaralahenduste Microsoft Power BI, Power Apps ja Power Automate võimalustest ja hulga inspiratsiooni, kuidas oma ettevõttes finants vabaks muuta.

Paljudes Eesti ettevõtetes käib eelarvestamine jätkuvalt Exceli tabelite abil ja juhtimisaruandlus tähendab finantsjuhi jaoks igakuist käsitööd.

PwC hiljuti läbiviidud uuring näitas, et 9 Eesti finantsjuhti 10st peab digitaliseerimise teemat väga oluliseks. Uuringus osalenud Eesti finantsjuhtidel kulub igas kuus keskmiselt 6 tööpäeva, et andmed juhtide jaoks kokku panna, mida on selgelt palju. 

Kuidas automatiseerida oma igapäevategevusi low-code rakendustega?

Lisaks võimekatele tarkvaradele ja kallitele eriarendustele on tänapäeval absoluutselt igal töötajal võimalik kuust kuusse korduvaid tegevusi ise automatiseerida. 

Columbuse Power Apps konsultant Kaspar Saarmann rääkis, et low-code rakendused on tulnud, et jääda ja et ettevõtetes tehakse jätkuvalt palju käsitsi tööd, mida tegelikult on võimalik ise ja suhteliselt väikese aja- ja ressursikuluga automatiseerida. 

Näiteks saab automatiseerimiseks kasutada Microsoft Power Platform lahendusi, millel on andmeühendused ligi 700 erineva tarkvaraga (nende seas Microsofti enda tooted ja enamlevinud pilveteenused, samuti ka näiteks Google Drive, Dropbox, Pipedrive jne).  

Power Platformi kõige tuntum tööriist on Power BI, mis võimaldab lihtsal viisil aruandeid visuaalsete tabelite ja joonistena genereerida.

Power Apps-i abil saad ilma tarkvaraalaste eelteadmisteta luua ise oma ettevõtte jaoks äppe, mis on igast seadmest ligipääsetavad. Power Automate võimaldab andmed panna automaatselt liikuma. Power Virtual Agents toel saad ehitada chatbote ja roboteid oma e-poele või kodulehele. Power Pages, võimaldab luua rakendusi ja veebilehti välistele osapooltele. 

Mida Power Platformi abil automatiseerida?

Automatiseerida tasub neid tegevusi, kus töö on kõige rutiinsem. 

Kõige mõistlikum on esialgu võtta üks selge tükk või töölõik oma tööprotsessist. Näiteks nagu failide liigutamine, kinnitusringide automatiseerimine, automaatkirjade saatmine, kuludokumentide esitamine, andmete edastamine, töötajate puudumiste märkimine või mõni kontrolltegevus 

Kuidas alustada low-code rakenduse loomisega: 

  1. Kaardista rutiinsed ja aeganõudvad tegevused. 
  2. Vali üks konkreetne tükk, mida oma ettevõttes automatiseerida, ära mine kohe suure süsteemi kallale. 
  3. Vali välja tööriist. Meie kasutame Microsoft Power Platformi, sest see ühildub teiste Microsofti toodetega ja väga paljude teiste lahendustega.
    Kui oled täna juba Office 365 kasutaja, siis on Platform-i mõned tööriistad sulle teatud piirides tasuta kasutada. 
  4. Low-code programmeerimine ei eelda koodi kirjutamist, vaid käib visuaalselt – vali välja sobilikud tükid, tõsta need ekraanile, anna sisend ja käivita.  

Ühe rutiinse ja selgelt piiritletud tööülesande automatiseerimine Power Platform-i abil võtab aega ligikaudu 0,5 h. Igaüks saab sellega hakkama, vaja on vaid pealehakkamist.

Kui jääd omal käel hätta, jäta meile oma andmed ja oleme Columbuses valmis sind aitama. 

Soovin rohkem teada äppide loomisest ja Power Platformist 

Värba roBOTid ja tee ära 2x rohkem tööd 

Finants- ja raamatupidamisosakonnas kulub palju aega rutiinsetele tegevustele, mis tegelikult ei ole otseselt raamatupidamise või finantsidega seotud. Üks hea näide on meeldetuletuste saatmine. 

  • „Palun esita lähetuse kuludokumendid.“ 
  • „Palun kinnita arve.“ 
  • „Palun täida oma tööajatabel.“ 
  • „Palun kinnita puhkuseavaldus.“ 

Tuleb tuttav ette? Suuremas ettevõttes on vaja selliseid e-kirju, sõnumeid ja kõnesid teha üpriski sageli.  

Läbi Power Automate platvormi ja roBOTi kasutuselevõtmise on võimalik neid meeldetuletusi automatiseerida. Columbuses on selle lahenduse nimeks FinantsBot, mida tutvustas seminaril Columbuse finantsjuht Kristjan Roosileht. 

FinantsBot ehk Columbuse finantsosakonna Power Automate kasutaja teeb peaasjalikult tööd kuu lõpetamise perioodil, tuletades töötajatele meelde vastava päeva tegevusi. Samuti viib FinantsBot läbi kontrolli ERP-i sisestatud ja sisestamata andmete osas.

Kui Bot leiab, et midagi on tegemata, siis võtab ta ise vastava töötajaga ühendust ja palub selle ära teha. 

Olenevalt ettevõttest võib sarnase roBOTi värbamine kaasa tuua ajavõitu 20-200 h aastas. Microsoftil on olemas baasmallid, mille peale neid lahendusi ehitada. Kõige lihtsam näide on manuste automaatne salvestamine e-kirjadest. Võimalik on automatiseerida ka näiteks sünnipäeva õnnitluste või tulemustasude kalkulatsiooni saatmist igale töötajale. 

Proovi ära! Kui jääd hätta, siis võta meiega ühendust. 

Soovin rohkem kuulda roBOTist

Power BI võimalused sinu ettevõttele 

Power BI abil saad luua oma andmetest ilusaid visuaalseid jooniseid ja graafikuid ning lisaks neid ka live-formaadis PowerPointi eksportida. Kuidas genereerida endale sobivaid vaateid ja lõpetada kuvatõmmiste kasutamine juhtimisaruandluses, rääkis seminaril Columbuse BI konsultant Taavo Akk. 

Tänapäevane juhtimisaruandlus ei ole staatiline, vaid võimaldab otse aruandest edasi liikuda vastavale reale. Näiteks debitoorse võlgnevuse aruande puhul saad lahti võtta kliendi, kellel on võlgnevus, kirjutada sinna juurde kommentaari ja panna kohe kliendile teele ka meeldetuletuse.  

Samasugust lahendust on võimalik kasutada näiteks 20 hinnapakkumise küsimiseks vaid ühe näpuliigutusega. 

Kuvatõmmiste asemel on võimalik PowerPoint esitlusse lisada live-graafikuid.

Selleks tuleb need esmalt Power platvormil järjehoidjana salvestada. Seejärel tuleb anda käsk, et luua live-vaade ja PowerPointis õigesse kohta lisada vastav viide. 

Kui soovid rohkem teada või vajad abi POWER BI lahendustega, võta ühendust!

Soovin rohkem teada Power BI lahendustest 

Juhtimisaruandluse ja eelarvestamise lahendus ettevõtetele 

Juhtimisaruandlus peaks andma vastuse küsimusele, kuidas meil siis tegelikult ikkagi läheb ehk mis on selle kuu käive, kuidas ärisuundade ja tooteliinide lõikes müük edeneb, kas ja milliste ärisuundade lõikes jäime kasumisse, kuidas meil läheb võrreldes eelmiste perioodidega ja palju muud. 

Andmed olid meil ka varem. Nüüd aga leiame me need ka päriselt üles ja saame neid kasutada

Columbus on aastaid pakkunud klientidele erilahendusi finantsteemal. Nüüd oleme need pakendanud ühte tootesse.

Columbuse poolt ettevõtjatele välja töötatud juhtimisaruandluse lahendust tutvustas seminaril Columbuse BI arenduste arhitekt Kristen Pugi, kes tõi lahenduse iseloomustamiseks välja ühe kliendi tagasiside: „Andmed olid meil ka varem. Nüüd aga leiame me need ka päriselt üles ja saame neid kasutada.“ 

Columbuse juhtimisarvestuse lahenduse puhul on tegemist Power BI baasile loodud lahendusega, mis koosneb:

  • Report Äppist ehk sisukorrast,
  • juhtimisaruandluse moodulist,
  • eelarvestamise ja prognoosimise moodulist ning
  • kulude jagamise lahendusest. 

Pilvepõhine juhtimisaruandlus on põhimõtteliselt erinev pdf-kujul aruandlusest.

Kui pdf aruande puhul tuleb iga numbri kohta lähemat infot küsida raamatupidajalt, kes otsib vastavad kanded käsitsi programmist välja, siis siin saab iga lahtri lahti klikkida ja soovi korral minna süvitsi detailideni välja, kust üks või teine number kuuaruandesse on tekkinud. 

Võimalik on seadistada erinevaid vaateid – müügijuhi vaade, raamatupidaja vaade, omaniku vaade. 

Eelarvestamise moodul võimaldab välja murda Exceli rägastikust. Lisaks võimaldab lahendus vaid ühe klikiga reageerida väliskeskkonna muutustele – näiteks tõsta kõiki hindu 10%, suurendada marginaali 2x või siis vastupidi.

Eelarve lahendusest rääkis seminaril Columbuse BI lahenduste arhitekt Ivo Haamer, kes näitas, millised on pilvepõhise lahenduse eelised ja kuidas see aitab finantsjuhtimist tervikuna paremaks muuta. 

Äsja valmis ka eelarvelahenduse koondvaade, mis toob kõik eelarved nagu müük, tootmine, palgakulud, üldkulud ja finantsid kokku ühte vaatesse, näidates ära, kui kaugel on eelarvete koostamine – mitu töötajad on oma numbrid sisestanud ja mis staatuses eelarve koostamine on.  

Kulude jagamise lahendus aitab projektide ja osakondade vahel laiali jagada kulusid, mida tavaliselt raamatupidamises ei jagata, näiteks nagu juhatuse liikme palk või üldkulud. 

Juhtimisaruandlust on võimalik tellida täislahendusena või osade kaupa. Hea meelega räägime sulle kõigist võimalustest lähemalt, kuidas see täpsemalt sinu ettevõtte jaoks kasu loob. 

Soovin tutvuda juhtimisaruandluse lahendusega  

Wolf Group kogemus eelarvestamise lahendusega 

Rahvusvaheliselt tegutsev Eesti ehitusvahtude ja hermeetikute tootja Wolf Group meenutas, et enne uue eelarvestamise lahenduse kasutusele võtmist võttis eelarvestamine igal aastal grupis tervikuna aega ligi kolm kuud. 

Tänu kaasaegsele Columbuse  eelarvestamislahendusele suutsime eelarvestamise protsessi lühendada kolmelt kuult ühele kuule

Kui 2019. aastal hakati otsima uut sobivat lahendust, siis jõuti Columbuse eelarvestuslahenduseni, mis ristiti Wolf Groupis Tablixiks.

2022. eelarve koostamisel testiti lahendust 6 ettevõtte lõikes. Käesoleval aastal käis 2023. aasta eelarve koostamine juba terve grupi lõikes uue lahenduse abil. 

Tänu kaasaegsele Columbuse  eelarvestamislahendusele suudeti eelarvestamise protsessi lühendada kolmelt kuult ühele kuule.

Ettevõtte kogemust seminaril tutvustanud Wolf Groupi finantsjuhi Eddi Joosti sõnul saaks eelarvestamiseks kuluvat aega tegelikkuses veelgi kokku tõmmata. 

Kasutuselevõetud lahenduse tugevuseks on, et protsess liigub riikide üleselt palju kiiremini ja on tänu pilvelahendusele alati jälgitav.

Ettevõtte juhtkond näeb kohe tervikpilti ja kui Prantsusmaa müügijuht teeb eelarvet, siis liigub sisend vaid hetkega Hispaania tehasesse, et tootmist planeerida.

Igale eelarve koostajale saab määrata eraldi õigused ja eelarve parameetreid on lihtne muuta.

Mis peamine, enam ei pea Excelite vahel navigeerima. Kõik numbrid, mida müügijuhid sisestavad, kajastuvad kohe ka koondeelarves. 

Kuidas kingsepp ise kingad jalga sai

Seminari lõpetuseks tutvustas Columbuse finantsjuht Kristjan Roosileht Columbuses kasutatavat eelarvestamise lahendust.

Roosileht rääkis, kuidas Columbus on jõudnud ca 20 aastaga Excelis eelarvestamisest pilvepõhise lahenduseni ja milliseid ämbreid oli vaja selleks „läbi kolistada“, et lõpplahendus sünniks just selline, nagu see on täna.  

Soovime, et Sina ei peaks samasugust kadalippu oma ettevõttes läbima. 

Kui tahad välja murda Excelite rägastikust ja muuta eelarvestamise oma ettevõttes mugavamaks ja kiiremaks, siis võta meiega ühendust, et saaksime sulle sellest lahendusest lähemalt rääkida. 

Soovin kuulda lähemalt eelarve lahendusest 

Kokkuvõte seminaripäevast 

Kokkuvõtteks võib öelda, et „Finants vabaks“ seminar läks korda ja seminaril osalejad jäid päevaga väga rahule.

Osalejad said palju uut ja kasulikku infot nii tasuta võimaluste osas, mida Power Platform täna pakub, kui ka Columbuse poolt ettevõtjatele loodud lahenduste osas.

Seminari päevakavasse oli jäetud ka aeg omavaheliseks mõtete vahetamiseks ja suhtlemiseks.

Päeva juhtinud Columbuse ärinõustamise valdkonna juht Hannes Rosenberg ja ärisuunajuht Doris Kolga hindavad seminari õnnestunuks. Huvi teema vastu näitab ka registreerujate suur arv, kõik soovijad sel korral seminarile ei mahtunudki. Mitmed osalejad ütlesid, et soovivad lahenduste kohta rohkem infot. 

Kui ka sina tahad teada, kuidas oma ettevõttes käsitööd vähendada ja targemini oma protsesse automatiseerida, siis võta meiega ühendust juba täna. 

Soovin rohkem infot Columbuse lahenduste kohta

 

Blogi

Hea finantsjuht! Columbuse 24.11 hommikuseminaril anname finantsvaldkonna esindajatele ülevaate, kuidas automatiseerida  rumal  käsitöö  finantsprotsessides, kasutada juhtimisaruandlust ettevõtte rahadest hetkeülevaate saamiseks ning panna tüütu eelarve koostamine ja jälgimine mugava juhtimisinstrumendina enda kasuks tööle. Tule koos kolleegidega kuulama ja kaasa rääkima!
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down