Töövoogude automatiseerimine I Columbus Eesti

Andmete sisestamine ja liigutamine ei ole kunagi olnud nii lihtne

Microsoft Power Automate on pilvepõhine tööriist, mis võimaldab kasutajal luua automatiseeritud töövooge (flow) andmete sisestamiseks ja liigutamiseks erinevate rakenduste ning pilveteenuste vahel, muutes seeläbi igapäevased äriprotsessid efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks.

Tegemist on RPA (Robotic Process Automation) tehnoloogiaga, mille eesmärk on muuta töötaja elu lihtsamaks automatiseerides kindlad igapäevased, kuid ajamahukad tööülesanded. Näiteks saab sellega automaatselt koguda ja salvestada andmeid erinevate andmeallikate vahel, käivitada erinevaid ettevõttesiseseid kinnitusringe, automatiseerida e-kirju ja meeldetuletusi jpm.

PowerAutomate

Kuidas Power Automate töötab?

Power Automate põhineb töövoogudel, mis käivituvad ettemääratud sündmuse (trigger) või mõne äriprotsessi tegevuse käigus. Selle järel käivitub tegevus (action) või tegevuste jada.

Töövoogude loomine on imelihtne ning jõukohane ka keskmisele arvutikasutajale. Igapäevaste tegevuste automatiseerimiseks on Microsofti poolt ette defineeritud erinevad mallid (template), kuhu kasutajal tuleb lihtsalt anda vajalik sisend ning töövoog käivitada. Enda jaoks vajalike töövoogude koostamisel aitab kaasa enam kui 400 erineva nö valmisühenduse (connector) olemasolu, mis võimaldavad omavahel ühendada teadatuntud pilveteenused ja nende võimalused nt Office, Google, Business Central, Dynamics 365, SAP, Pipedrive jne.

2021_Q2_ET_PowerAutomateGraphic1_v2

Kui sellest jääb väheks, saab Power Automate võimalusi rakendada ka lokaalsetes süsteemides, kasutades selleks UI-flow võimalusi. Salvestades arvuti taga töötava inimese käitumismustri, saame seadistada roboti, kes tegeleb näiteks andmete sisestamisega mõnda arvutipõhisesse tarkvarasse või tegeleb erinevate interneti vormide täitmise ja veebist andmete kogumisega. Lisaks on Power Automate’l ka oma tehisintellekt AI-Builder, mis suudab väga efektiivselt tuvastada vajalikku teksti või objekte erinevatest dokumentidest. Lisaks suudab lahendus tuvastada analüüsiga andmetest äritegevuseks vajalikke mustreid ning anda seeläbi soovitusi näiteks järgneva perioodi müügiprognoosi osas.

Kellele lahendus väärtust loob?

2021_Q2_ET_PowerAutomateGraphic2_v1

McKinsey&Company hinnangul on enam kui 30% inimeste igapäeva tööst automatiseeritav ja seda koguni kuni 60% tegevusaladel. Seega võib julgelt öelda, et automatiseerimine on võimalik enamikes töökohtades.

Suurimat väärtust saavutame Power Automate’ga automatiseerides keerukamaid äriprotsesse – protsessid, millega on seotud erinevad huvigrupid, mitmed kasutajad, andmeid töödeldakse erinevate andmeallikate ja tarkvarade vahel ning kus omavahel on seotud erinevad äriüksused.

Näiteks, oletame, et meil on olukord, kus ettevõte müügitellimusi võetakse vastu nii emailide kui kodulehel oleva vormi kaudu, seejärel sisestab müügiassistent tellimuse read Excelisse, misjärel kalkuleeritakse vajalikud väärtused (kogused, hinnad, töötunnid) ning koostatakse tellimused majandustarkvaras (ERP). Power Automate abil saame kõik need lihtsad monotoonsed tegevused anda robotile ning seeläbi vähendada käsitööle kuluvat aega ning vältida ka andmevigu, mis käsitsi andmete sisestamisel võivad tekkida.

Lihtsamad igapäevased töövood:

^{Saame seadistada automaatse töövoo, mis näiteks iga päev kindlal kellaajal kogub meile erinevatest Exceli tabelitest vajalikud andmed, koostab nende põhjal meile soovitud tulemuste analüüsi ja saadab ülevaate meile emaili.}
^{Saame näiteks automaatselt saata endale Teams’i või mobiili teavituse, kui keegi on meile huvi pakkuvasse Sharepoint kausta lisanud uue faili või teinud mõnes failis mingeid muudatusi.}
^{Saame arve saabumisel otse e-kirjast käivitada automaatse kinnitusringi, kus arve edastatakse vajalikele osapooltele kinnitamiseks. Kinnitamise märguanne tuleb kinnitajatele nt Teams kanalisse või telefoni teavitusena ning peale kinnitamist liigutatakse fail automaatselt sobivasse kausta Sharepointis}

Keerukamad töövood

^{Saame luua töövoo, mis loeb automaatselt emaili saabunud tellimuselt vajaliku info, sisestab vajaliku info meie majandustarkvarasse ja loob koheselt ka näiteks projektihaldustarkvarasse uue projekti}
^{Või ehitame töövoo ehk flow, mis jälgib muudatusi mõnes andmebaasis. Teatud tingimuste täitumisel (nt kriitilise väärtuse suurel muutusel) tekitab koheselt automaatse teavituse olulistele isikutele ning vajadusel peatab automaatselt ka mõne tootmisprotsessi.}

Valdkonnapõhised võimalused

Power Automate võimalused ehituses

Ehitussektori suurimateks väljakutseteks on projektijuhtimine, andmete efektiivne vahetus erinevate osapoolte vahel ning tööjõu efektiivne juhtimine. Power Automate on siinkohal parimaks tööriistaks, mis aitab erinevate osapoolte vahel andmeid kiirelt ja efektiivselt vahetada, parandades seeläbi kogu ehitusprotsessi efektiivsust ning vältides ebavajalikke tööseisakuid. Peamised protsessid, kus Power Automate võimalusi rakendada on:

Projekti- ja ehitusjuhtimine;
Töötajate ja allhankijate haldus;
Andmete töötlus, haldus ja juhtimine;
Töövoogude automatiseerimine ja andmete vahetus erinevate projektijuhtimis- ning ERP süsteemide vahel;
Automatiseeritud dokumendihaldus;
Automaatne kulude ja prognooside koostamine, muutmine ja jälgimine.

Power Automate võimalused tootmises

Tootmisettevõtted saavad lisaks tootmisrobotitele automatiseerida ka muud vajalikud äriprotsessid. Näiteks muuta varude jälgimine ja juhtimine automaatseks kasutades andmeanalüüsi ja tellimisinfo automaatset töötlemist, vähendada tootmiskadusid, parandada toodete kvaliteeti, lühendada reageerimisaegasid tööseisakute vältimiseks jne. Peamised protsessid, kus Power Automate võimalusi rakendada:

Andmemigratsioon vanemate süsteemide (nt töökohapõhised tarkvarad) ja pilvelahenduste vahel;
Töötajate haldus – automaatne tööplaanide ümbertegemine mõne töötaja haigestumisel;
Tellimuste ja hinnapakkumiste automatiseerimine;
Bill of Materials (BOM) – automaatsed ümberkalkuleerimised ja tootmisandmete muudatused, kui muudetakse mõnda materjali tootmisplaanis.

Power Automate võimalused jae- ja hulgimüügis

Jae- ja hulgimüüjad saavad kasutada Power Automate võimalusi näiteks klienditeeninduse parandamiseks, automatiseerides teavitusi või e-kirju, kui klient on teinud tootetagastuse. Lisaks saab kasutada andmeanalüüsi võimalusi koostades müügiprognoose ja seeläbi planeerida logistikavajadusi. Peamised protsessid, kus Power Automate võimalusi rakendada on:

Automatiseerida toodete tagastus- ja vahetusprotsesse;
Vestlusrobotitega (ingl. k. chatbot) automatiseerida kliendi eel- ja järelteenindust;
Koguda andmeid ja jälgida tarbijakäitumist erinevates veebikanalites;
Töötajate haldus;
Varude haldus;
Andmevahetus erinevate süsteemide vahel;
Müügi- ja muu ärianalüütika ning automaatne raporteerimine.

Kaspar Saarmann

on Columbuse automatiseerimise (RPA) ja tehisintelligentsete (AI) lahenduste ekspertpraktik, kes teeb tarkvararoboti abil tüütud protsessid efektiivseks ja lihtsaks

Power Automate

Automatiseerige töövooge lihtsalt