Comfort är en VVS-kedja med 130 medlemsföretag och butiker runt hela Sverige. Från Ystad till Arvidsjaur. En av de stora utmaningarna för kedjan är hanteringen av alla de dokument och den information som behövs, både centralt och ute hos medlemsföretagen. Det handlar till exempel om processer, mallar, monteringsanvisningar och dokument som behöver finnas lättillgängliga för såväl projektledaren på kontoret som för montören ute hos kunden.
Columbus förslag stack ut i mängden
Ett dokumenthanteringssystem, som också kunde kopplas ihop med ett centralt intranät i form av en medlemsportal, identifierades som ett viktigt steg i kedjans långsiktiga IT-strategi. Under upphandlingsprocessen var det flera leverantörer som förslog SharePoint, men Columbus stack ut i mängden med ett lösningsförslag som kombinerade M-Files och Episerver.
Comfort gillade förslaget eftersom det kunde skapa synergieffekter mellan internkommunikationen och den planerade e-butiken. Projektet genomfördes tillsammans med Columbus kontor i Jönköping och pågick i nästan ett år, med flera delleveranser under vintern och våren 2017.
Dokumenthantering och medlemsportal byggdes upp
Dokument, mallar, projektstöd och organisationsstruktur sattes upp i M-Files samtidigt som en medlemsportal byggdes på en Episerver-plattform. Strukturen i M-Files och medlemsportalen skulle stötta Comforts ledningsstruktur genom att guida medarbetarna genom processerna, hela vägen från offert till garantiperiod. Dessutom behövdes stöd för avvikelserapportering via samma system.
Parallellt med implementationen av M-Files och medlemsportalen, byggde Comfort upp sin e-handel i Episerver. M-Files integrerades med plattformen för att kunna leverera information om vilka installationstjänster medlemsföretagen erbjuder inom olika geografiska områden.
Medlemmarna underhåller informationen
Installationen av M-Files och medlemsportalen höll de uppsatta tids- och kostnadsramarna och projektet har underlättats av en öppen dialog mellan Comfort och Columbus.
– Även om vi inte alltid haft samma åsikter, så har samarbetet och dialogen fungerat bra. Styrkan i lösningen är att vi får ett starkt dokumenthanteringssystem (M-Files) som är integrerat med ett starkt CMS (Episerver). En annan fördel är att medlemmarna själva ansvarar för att underhålla sin information i systemen, och se till att den alltid är aktuell och uppdaterad för att användas i e-butiken och medlemsportalen, säger Hans Spett som är logistik- och IT-chef på Comfort.
Comfort fortsätter nu att utveckla lösningen vidare för att göra den ännu mer funktionell och användarvänlig.