Mackmyra använde ett gammalt CRM-system som de inte hade uppdaterat på länge. 2015 bestämde man sig för att byta ut det i samband med en uppgradering av webbplatsen. Målet var bland annat att integrera dem med varandra.
Mackmyra tittade på ett antal olika CRM-system, men valet föll på Dynamics 365 eftersom det skulle ge dem möjlighet att göra många anpassningar av vyer och formulär själva. Nästa steg var att hämta in offerter från ett antal leverantörer.
Roger Sjödin, IT-controller på Mackmyra:
– Microsoft föreslog en specifik leverantör, men när det inte fungerade hörde vi av oss till Columbus. Då började det hända saker. Vi fick direkt kontakt med ett par konsulter som hjälpte oss att komma igång med grundläggande funktioner och hur vi skulle tänka för att få till integrationen mellan Dynamics 365 och vårt ERP-system Navision.
En utmaning att hålla koll på alla whiskyfat
Det fanns en särskild utmaning som man hoppades få bukt med genom att implementera det nya systemet. IT-controller Roger Sjödin berättar:
– Det mest spännande i projektet var att reda ut hur vi skulle kunna hålla koll på alla whiskyfat. Många av våra kunder har nämligen egna fat, och vi behöver lagra en hel del information om faten för att allt ska fungera. Vi lyckades inte att få in det på ett klokt sätt i det system vi hade att tillgå, inte ens efter att ha pratat med systemleverantörer som whiskytillverkare i Skottland använder.
I grova drag fungerar det så att varje fat är en unik enhet som kan fyllas flera gånger. Information om var fatet finns, hur det ska märkas, vilken sorts whisky det innehåller, fyllningsdatum med mera – allt detta ska kunna knytas till kunden och lagras i CRM-systemet så att man kan söka på kund, fatets serienummer eller andra parametrar och få fram all nödvändig information. En viktig faktor är att kundernas fat dessutom tappas direkt på flaska medan Mackmyras egna fat görs större blandningar på.
Columbus fick tänja CRM:ets gränser för att knäcka nöten
– För att få till spårbarheten har vi lagt in något som liknar ett produktionssystem i CRM-systemet. Det går om man bara vill! Detta ger oss möjlighet att spåra en massa saker, exempelvis det svinn som kallas angels' share, tappning på flaska, etikettering med mera, säger Roger Sjödin.
Projektet drevs under vintern 2017–2018 med driftstart den 1 april 2018. Columbus var hela tiden med som partner och bollplank vid uppläggningen av systemet. Konsulterna som jobbade i projektet uppskattade att få tänja och utmana funktionaliteten i Dynamics CRM för att få till en lösning som passade Mackmyras specifika behov.
Resultatet? Bättre kontroll än någonsin
I dag har man gått över till att förvalta systemet, vilket görs internt med visst stöd av Columbus. Samarbetet mellan Mackmyra och Columbus fungerar enligt Roger bra och smidigt. Mötena är korta, snabba och ger resultat på kort tid. De flesta diskussioner sker kostnadseffektivt via Skype.
– Produktionsorganisationen är hur nöjd som helst. Så här bra kontroll över informationen har de aldrig haft förut. Tack vare samarbetet med Columbus gick detta unika projekt i hamn i tid. Vi hade ett väldigt kreativt arbetssätt, där tes och antites ledde till ny syntes på kort tid. Fantastiskt kul!