Rototilt tillverkar tiltrotatorer till grävmaskiner, som används för en mängd olika ändamål. Varje order och produkt är mer eller mindre unik. För att deras medarbetare runt om i världen ska kunna leverera bra support till kunderna, behövs en modern dokumenthantering som snabbt och effektivt ger tillgång till relevanta dokument.
Behoven möttes inte med befintligt system
Tidigare användes ett gammalt egenutvecklat ledningssystem i kombination med lokalt lagrade dokument och papper som sparades i pärmar på kontoret i Vindeln. En lösning som inte kunde leva upp till behoven av ett internationellt växande företag.
Ett nytt system behövdes, som bland annat skulle kunna lagra och tillgängliggöra kvalitetsdokument, ordererkännanden, fakturor, produktstrukturer, leveransaviseringar, följesedlar och fraktsedlar. Valet föll på M-Files, med motiveringen att det var användarvänligt och uppfyllde behoven av tillgänglighet.
Rototilt hade haft kontakt med Columbus tidigare i samband med implementering av M3 i Tyskland. Nu valde de att också låta oss driva implementeringen av M-Files.
Bättre uppföljning och tillgång till kunskap
Anställda i sju olika länder kan nu lagra och komma åt alla typer av dokument i M-Files. Det handlar till exempel om avtal och offerter som också är nåbara från CRM-systemet Microsoft Dynamics, och om kvalitetsdokument som skapas i kvalitetsledningssystemet.
– Genom metadata kan vi koppla ihop olika dokument som hör till en viss affär eller process, vilket underlättar vår uppföljning och kundsupport, säger Rickard Lundström, CFO på Rototilt.
Även IT- och ekonomiavdelningarna ser stora vinster med att kunna strukturera sina dokument på ett effektivt sätt.
Rickard Lundström lyfter fram de vinster han har sett för organisationens lärande. M-Files blir som en kunskapsbank, där alla kan hitta underlag, rutiner och information som tagits fram.
– Vi har nu det strukturkapital som behövs för att bygga ett internationellt företag, summerar han.
Rototilt är nöjda med implementationen och blickar nu framåt. Närmast på önskelistan står möjligheten till elektronisk signering av dokument. När det väl finns på plats kan de helt slippa gamla pappersbaserade processer.