<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Paradoksalu, bet nuotolinis darbas Covid-19 ir karantino kontekste tapo įmanomas netgi įmonėse, kurios buvo absoliučiai įsitikinę, jog jų verslas nuotoliniu būdu egzistuoti negali. Atitinkamai masiškai per nuotolį ir toliau dirbantys darbuotojai, bei natūraliai šiai dienai pakitę vidinio bendravimo įpročiai kiekvienoje organizacijų, kelia visiškai kitokius reikalavimus ir naudojamoms HR|Payroll (Personalo valdymo ir darbo užmokesčio) sistemoms.

Tendencijos, kurias pastebime mes diegdami HR|Payroll sistemą, tiek Lietuvos tiek Pabaltijo šalyse:

  1. Personalo valdymo procesų automatizavimas. Apima pilną elektroninių darbuotojų prašymų automatizavimą, jų tvirtinimo platformą iki galutinio taško, kad visas tvirtinimo procesas pilnai galėtų vykti elektroniniu būdu. Automatizavimui priskiriame ir vieningą HR ir Payroll duomenų bazę bei darbo laiko valdymo sprendimus, leidžiančius pilnai apjungti personalo specialistų bei nutolusių organizacijos padalinių vedamą darbo laiko informaciją.
  2. Dar labiau išvystytas darbuotojų savitarnos portalo funkcionalumas. Kai sumažėja gyvo kontakto, jį natūraliai turi keisti sistema, kad informacija ir toliau išliktų savalaikė bei kiekvienam organizacijos darbuotojui ji būtų savarankiškai prieinama;
  3. Dinamiškesnis sprendimas. Kai atsiranda didesnis poreikis lengviau plėsti ir adaptuoti personalo ir darbo užmokesčio valdymo sprendimą prie greitai besikeičiančio įmonės poreikio ir situacijos šalyje;
  4. Poreikis naujintis. Technologiškai pasenusiais sprendimais besinaudojantys sunkiai arba visai negali prisitaikyti prie pokyčio, o diegėjai atitinkamai neturi galimybių padėti organizacijoms keistis, bei reaguoti į atsiradusius poreikius;
  5. Sistemos vieningumas. Poreikis, kad personalo, darbo laiko, darbo užmokesčio valdymas ir darbuotojų savitarnos portalas butų neatsiejamos vieningos sistemos dalys eliminuojant bet kokias perteklines integracijas, kurios įprastai įtakoja duomenų neatitikimus ir sukuria papildomą darbą organizacijos darbuotojams.

Tikiu, yra ir daugiau priežasčių, verčiančių organizacijas ieškoti optimalesnių verslo valdymo sistemų, bei lengviau prisitaikyti prie pokyčio.

Kiekviena organizacija anksčiau ar vėliau privalės peržiūrėti personalo ir darbo užmokesčio valdymo procesus savo verslo kontekste, jeigu dar to nepadarė per pastaruosius gerus metus. Mūsų manymu, tam tikri pokyčiai jau yra įvykę negrįžtamai.

O kaip ilgai delsite Jūs?

HR | Payroll sistema

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas. Dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja. Su kokiomis problemomis susiduriama? Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti. Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko. Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?
Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
HR|Payroll projektų diegimo metu pastebėjome tendenciją, jog Lietuvos klientų požiūris į HR|Payroll sprendimų diegimus ir projektų įgyvendinimą tapo gerokai platesnis. Džiugina, jog personalo ir darbo užmokesčio valdymas senai nebėra vien tik darbo užmokesčio skaičiavimo paleidimas. Priklausomai nuo organizacijos kultūros bei įpročių, naujovių priėmimo lygmens, diegiamos funkcinės apimties HR|Payroll projektai taip pat sėkmingai gali būti įgyvendinami skirtingomis projektų valdymo metodikomis: tiek nuosekliu (angl. Waterfall), tiek inkrementiniu, tiek grynu Agile, tiek hibridiniais metodais ir pan. Nebijokite eksperimentuoti siekiant geriausio rezultato jūsų organizacijai. Manau, kiekvienas šiuolaikinis diegėjas parekomenduos labiausiai tinkančią metodiką jūsų konkrečiu atveju bei padės jį įgyvendinti. Jeigu svarstote keisti seną ar investuoti į esamą ar naują verslo valdymo sprendimą skirtą personalo ir darbo užmokesčio valdymui, natūraliai bręsta naujas diegimo projektas, todėl dar prieš pradedant siūlome atkreipti dėmesį į šiuos esminius etapus projektų įgyvendinimo metu: Diagnostika – analizė. Jau ir Lietuvoje vis drąsiau investuojama į gilesnę HR|Payroll procesų ir poreikių analizę, aiškiau suvokiant, jog žmogiškųjų resursų valdymas yra itin plati, jautri ir ypač svarbi tema kiekvienai organizacijai. Pradinė poreikių analizė apskritai gali būti įgyvendinami dar prieš pasineriant pilnai į visą projektą ir pasirenkant konkretų HR|Payroll sprendimą. Projektavimas, vystymas – pritaikymas. Kūrybinis procesas tiek diegėjui tiek besidiegiančiai organizacijai. Įdomiausia ir efektyviausia būna tuomet, kai į aktyvų ir nuoseklų procesą (projektuojant, rengiant tarpines peržiūras, vystymo darbų priėmimus ir pan.) yra įtraukiamas užsakovas ir jo projekto komanda, raktiniai vartotojai (angl. K-users). Tokių projektų įgyvendinimo metu projektavimo ir vystymo procesas tampa gyvas ir labai arti tikrojo besidiegiančios organizacijos poreikio, kas yra didelė nauda jai pačiai. Aktyvus abiejų šalių įsitraukimas kelis kartus padidina viso projekto sėkmę ir kuriamą rezultatą, bei vėliau bendrą pasitenkinimą naudojantis naujuoju sprendimu. Sistemos paleidimas, aktyvus palaikymas po starto (angl. Hypercare arba Babysitting). Itin jautrus momentas projekto įgyvendinimo komandai, dar kitaip vadinamas „Žemu startu“ arba „Sprendimo paleidimu į gyvenimą – goLive“. Aiškus sistemos paleidimo planas palengvina komunikaciją šio aktyvaus laikotarpio metu, kai ypatingai svarbus tampa atliekamų veiksmų eiliškumas ir savalaikiškumas, tam kad startuoti kokybiškai ir laiku. Šio etapo metu aktyviai dirba visos projekto komandos, tiek diegėjo, tiek besidiegiančios organizacijos natūraliai pereinant į pirmuosius savarankiškus žingsnius jau dirbant su nauja sistema. Abipusis, nuoseklus, geranoriškas projekto komandų įsitraukimas yra būtina sąlyga sėkmingam projektui, nepriklausomai kokia bus taikoma metodika ar diegiama funkcinė apimtis. Besiruošiant svarbiam projektui kiekviena organizacija turi aiškiai dedikuoti resursus, bei sudaryti jiems galimybes kasdien efektyviai dalyvauti projekto veiklose. Sėkmės jums!
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down