Sėkmingas bet kokio pokyčio įgyvendinimas, yra kiekvienos įmonės tikslas, tačiau, įmonės neretai susiduria su problemomis, kurios atsispindi klaidų daryme. Dėl ko taip atsitinka? Įmonėms dažnai kyla pagunda priimti skubotus sprendimus ar skubotai atlikti tam tikrus pokyčius, dėl to neapgalvojama ko joms iš tiesų reikia kad įgyvendintų pokyčius tinkamai, dėl to atsiranda vietos klaidoms, verslo procesai nėra pilnai pritaikyti ar paruošti naujos Microsoft 365 platformos naudojimui įmonėje.
7 dažniausiai daromos klaidos
- Neišnaudoja pilno licencijų funkcionalumo. Būsimi vartotojai nesusipažįstama su visomis licencijos teikiamomis naudomis ar pamirštama kas į jas įeina.
- Netinkamai suplanuoja migraciją. Ne laiku ar netinkamai atliekami duomenų perkėlimo žingsniai, neatliekami vartotojų apmokymai ir supažindinimas su atliekamais pokyčiais, dėl ko pasimeta failai, nes vartotojai juos saugo senose saugyklose.
- Neanalizuoja naudojamų paslaugų. Permigravus į Microsoft 365, toliau perka senas paslaugas kurios dubliuojasi su M365 siūlomomis paslaugomis, tai natūraliai sukelia riziką informacijai būti laikomai ne ten kur reikia bei atsiranda papildomų kaštų įmonei.
- Apleidžia vartotojų mokymus. Pokyčiai kiekvienam asmeniui yra bauginantis dalykas, dažnais atvejais, kuomet yra diegiama Microsoft 365 platforma, yra pamirštama pasirūpinti pakankama mokamąja medžiaga vartotojams.
- Skubėtinas duomenų perkėlimas. Dažnai įmonės skuba persikelti visą reikiamą informaciją iš senų platformų ar įrankių į Microsoft 365, ir tokiais atvejais kyla rizika pamesti duomenis, nes jų tenka ieškoti senuose duomenų archyvuose.
- Trūksta pasitikėjimo debesimi (angl. Cloud). Ne karta girdėtas posakis „Duomenys ne pas mane, tai jie yra nesaugus“ – tikslinga ar ne? Dažnai kylantis klausimas, trumpas atsakymas – debesies šiuolaikiniai sprendimai yra netik saugūs, bet ir užtikrina saugumą.
- Prieš migraciją atliekamų auditų trūkumas. Dažnai organizacijos pamiršta atlikti nestandartinius auditus, nes per daug dėmesio skiria kitiems žingsniams. Kiekvienas jūsų aplinkos niuansas turi būti kruopščiai patikrintas nes prastas turinio valdymas sukels nereikalingų trikdžių po perkėlimo į Microsoft 365.
Kaip išvengti šių klaidų?
Žinoma, įsigyjant Microsoft 365 už migraciją atsakingas IT skyrius, bet jei paliktumėte darbą tik jiems, galite tikėtis, kad iškils daug problemų ties vartotojų įsitraukimu ir pačių sprendimų priėmimu. Tad geriausias būdas yra šiek tiek sumaišyti atsakomybes ir apsvarstyti galimybę laikytis 80/20 taisyklės. Sukurkite maždaug 80 % ne IT darbuotojų ir 20% IT darbuotojų komandą. Ne IT narių skaičius gali atrodyti šiek tiek didelis, tačiau svarbu, kad šie žmonės būtų komandoje, nes jie gali greitai ir sąžiningai duoti atsiliepimus apie tai, ko jiems reikia iš platformos. Tuo pačiu, nepamirškite nuodugnaus turinio audito, ar jums reikia perkelti viską? Ar turite kokių sistemų, kurios naudoja el. pašto paslaugas? Atliekant tokio masto pokyti yra svarbu jog visos šalys būtų įsitraukusios, kad galėtume plačiau pažvelgti į visą visumą ir išvengti nepatogių situacijų ar sistemų trikdžių atliktus reikiamus pokyčius.
Sužinojote kokias dažniausiai klaidas daro įmonės įsigydamos Microsoft 365 licencijas bei kaip jų galėtumėte išvengti beliko susipažinti kokius planus verslui siūlo pats Microsoft.
