<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Nuotolinis darbas nebėra vien tik privalumas darbuotojui – tai būtinas įrankis, siekiant užtikrinti jūsų komandos produktyvumą šiandieniame skaitmeniniame amžiuje. Vis dėl to, jei jūs savo organizacijoje dar tik pradedate dirbti nuotoliniu būdu yra keletas svarbių aspektų, kuriuos aptarsiu šiame straipsnyje.

Infrastruktūra

Siekiant užtikrinti efektyvų nuotolinį darbą, svarbu, kad jūsų darbuotojams būtų užtikrinta prieiga prie kritinių veiklos sistemų ir galimybė prie jų prisijungti per pasirinktą įrenginį, neatsižvelgiant į darbuotojo vietą.

Nuotolinis darbas neabejotinai lems papildomą apkrovimą jūsų turimai infrastruktūrai. Dėl to būtina suplanuoti veiksmus vienu žingsniu į priekį ir atsakyti sau į klausimą – kaip mes suvaldysime papildomą krūvį infrastruktūrai?

Atsakymų į šį klausimą yra daug, todėl priimant sprendimą reikia atsižvelgti į keletą svarbių aspektų. Pavyzdžiui, ar jūs jau persikėlėte į debesį? Jei dar ne, tai dabar yra tinkamas metas tai apsvarstyti, nes IT infrastruktūra debesyje turi daug privalumų, tame tarpe ir efektyvaus nuotolinio darbo užtikrinimas.

Be to, turite apsvarstyti kokiomis priemonėmis bus užtikrinta, kad jūsų naudojamos programos būtų pasiekiamos reikiamu metu. O siekiant, kad jūsų komanda nuotoliniu būdu galėtų dirbti efektyviai ir atlikti jiems patikėtas užduotis – jūsų organizacijai tenka užduotis palaikyti nuolat „įjungtas šviesas“ ir užtikrinti minimalų sistemų nepasiekiamumą (angl. downtime).

Rekomenduojame susiplanuoti veiksmus ir atsakyti sau į šiuos klausimus:

  • Kas palaikys jūsų infrastruktūrą?
  • Ką darysite, jei jūsų infrastruktūra bus nepajėgi susitvarkyti su papildomai atsiradusiu apkrovimu?
  • Kaip jus elgsitės su naujiniais?
  • Kaip jūs užtikrinsite reikiamo lygio sistemos pasiekiamumą (valdysite nepasiekiamumo riziką)?

Mes galime jums padėti atsakyti į šiuos klausimus ir sukurti išmanią darbo aplinką.

Tiesioginė prieiga

Ar šiuo metu veikloje naudojate VPN (angl. virtual private network)? Jūsų kolegoms dirbant iš namų, būtina prieiga prie vidinės informacijos išteklių bei intraneto iš bet kurios vietos, todėl svarbu užtikrinti, kad jie turėtų galimybę prisijungti prie vidinio tinklo nuotoliniu būdu.

Tiesioginės prieigos (angl. direct access) sprendimai leidžia nuotoliniu būdu dirbančius vartotojus prijungti prie organizacijos tinklo resursų be poreikio įdiegti tradicinį VPN sprendimą. Svarbu paminėti, kad tiesioginės prieigos sprendimas yra ne tik saugesnis, tačiau ir patogesnis bei labiau pažengęs nei įprastiniai VPN spendimai.

Saugumas

Jums apsisprendus, kaip atrodys jūsų infrastruktūra, kaip kokybiškai ji turi veikti ir kaip jūs ketinate ją palaikyti, kitas žingsnis yra saugumo užtikrinimas.

Vienas iš dažniausiai galvos skausmą keliančių klausimų, kalbant apie nuotolinį darbą, yra saugumas – ar mes  galime būti tikri, kad mūsų duomenys bus saugūs? Pasirinkus tinkamus saugumo įrankius, jūs galite būti tuom tikri.

Duomenys yra viena vertingiausių turto rūšių, kuriuos organizacija gali turėti, todėl mes privalome daryti viską ką tik galime, siekiant užtikrinti jų saugumą. Šiuo atveju jūsų darbuotojams dirbant nuotoliniu būdu ir siekiant apsaugoti duomenis, ypatingai svarbu užtikrinti saugų ryšį.

Visų pirma, rekomenduojame auginti darbuotojų sąmoningumo lygį - nuolatos juos informuoti apie asmens duomenų apsaugos, informacijos saugumo reikalavimus, veikloje taikyti saugumo ir reagavimo į duomenų apsaugos pažeidimus tvarkas. Visų antra, raginame pasirūpinti įrangos saugumu, įdiegiant patikimą antivirusinę įrangą. Visų trečią, svarbu pasirūpinti saugiu ryšiu – tai jūs galite padaryti panaudojant anksčiau minėtus tiesioginės prieigos ir VPN sprendimus bei kokybišką ir efektyvią ugniasienę (angl. firewall).

Ar galite tvirtai atsakyti į žemiau nurodytus klausimus?

  • Ar jūsų taikomos saugumo priemonės užkerta kelią duomenų nutekėjimo tikimybei?
  • Ar jūsų vidinės procedūros, tvarkos bei procesai yra paruošti nuotoliniam darbui?
  • Ar jūsų darbuotojai dirbsiantys nuotoliniu būdu turi reikiamas prieigos teises prie sistemų?

Jei į visus klausimus atsakėte teigiamai, tuomet pats laikas keliauti prie sekančio etapo ir pradėti svarstyti kokį dokumentų ir informacijos dalinimosi įrankį jūs galite pasirinkti nuotoliniu būdu dirbantiems kolegoms. Jei nesate užtikrinti dėl atsakymo į aukščiau nurodytus klausimus – mes jums galime padėti - kreipkitės!

Informacijos ir dokumentų dalinimasis

Jūsų darbuotojams dirbant iš namų, svarbu turėti galimybę realiu laiku dalintis dokumentais ir informacija. Įsivardinkite saugias informacijos dalinimosi sprendimų galimybes. Toks sprendimas leis jūsų komandoms efektyviai bendradarbiauti, dalintis informacija, darbo rezultatais, be jokio nerimo, kad tam tikri duomenys gali nutekėti.

Tokie įrankiai kaip SharePoint Online yra idealus sprendimas organizacijoms, siekiančioms susikurti individualizuotus ir joms pritaikytus informacijos dalinimosi sprendimus, kurie leistų darbuotojams efektyviau bendradarbiauti ir dalintis informacija, neatsižvelgiant į jų buvimo vietą.

Pasirinkus informacijos dalinimosi įrankį, rekomenduojame suplanuoti įžanginius mokymus darbuotojams, kurie leistų susipažinti su pagrindiniais įrankio funkcionalumais.

  • Ar jūs turite įrankį, leidžiantį naudotis informacijos / dokumentų duomenų baze, kurią gali pasiekti nuotoliniu būdu dirbantys jūsų kolegos?
  • Ar jūsų darbuotojai gali nevaržomai įkelti ir atsisiųsti failus?
  • Ar jūsų pasidalinti dokumentai yra atnaujinami realiu laiku ir gali būti koreguojami skirtingų darbuotojų tuo pačiu metu?
  • Ar jūsų darbuotojai yra apmokyti ir gali naudotis visais jų veiklai aktualiais funkcionalumais?

Komunikacija

Efektyvi komunikacija yra esminė sėkmingai veikiančios organizacijos sąlyga.

Prieš pradedant dirbti nuotoliniu būdu, jūs turite suteikti efektyvią komunikacijos ir bendradarbiavimo platformą - tai padės ne tik užtikrinti jūsų darbuotojų produktyvumą, tačiau ir sustiprins jų moralę – dirbant nuotoliniu būdu, jūsų darbuotojai gali pasijausti labai vieniši!

Tokie sprendimai kaip Microsoft Teams, buvo sukurti norint suteikti efektyvų nuotolinį komandinį darbą. Microsoft Teams užtikrina virtualių – vaizdo susirinkimų organizavimo ir jų įrašymo galimybę, žinučių siuntimo, komandų kūrimo funkcionalumus, leidžiančius stebėti kitų kolegų statusą, dalintis dokumentais, informacija bei ją redaguoti (Word, Excel, PPT ir kt.) toje pačioje Microsoft Teams platformoje net ir keliems darbuotojams tuo pačiu metu.

Nors Microsoft Teams platforma yra patogi naudoti, tačiau darbuotojams reikės pagalbos išmokti naudotis nauja programa, siekiant išnaudoti visas platformos galimybes ir užtikrinti sėkmingą darbą nuotoliniu būdu!

Pradėkite jau šiandien!

Jei turite bet kokių klausimų ar norite individualios pagalbos priimant sprendimus bei planuojant nuotolinio darbo organizavimo etapus, prašome susisiekti su mumis – mes padėsime sukurti išmanią jūsų darbo aplinką ir užtikrinti ne tik nuotolinio darbo galimybę, bet ir jo produktyvumą!

Nuotolinio darbo priemonės

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas. Dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja. Su kokiomis problemomis susiduriama? Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti. Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko. Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?
Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
HR|Payroll projektų diegimo metu pastebėjome tendenciją, jog Lietuvos klientų požiūris į HR|Payroll sprendimų diegimus ir projektų įgyvendinimą tapo gerokai platesnis. Džiugina, jog personalo ir darbo užmokesčio valdymas senai nebėra vien tik darbo užmokesčio skaičiavimo paleidimas. Priklausomai nuo organizacijos kultūros bei įpročių, naujovių priėmimo lygmens, diegiamos funkcinės apimties HR|Payroll projektai taip pat sėkmingai gali būti įgyvendinami skirtingomis projektų valdymo metodikomis: tiek nuosekliu (angl. Waterfall), tiek inkrementiniu, tiek grynu Agile, tiek hibridiniais metodais ir pan. Nebijokite eksperimentuoti siekiant geriausio rezultato jūsų organizacijai. Manau, kiekvienas šiuolaikinis diegėjas parekomenduos labiausiai tinkančią metodiką jūsų konkrečiu atveju bei padės jį įgyvendinti. Jeigu svarstote keisti seną ar investuoti į esamą ar naują verslo valdymo sprendimą skirtą personalo ir darbo užmokesčio valdymui, natūraliai bręsta naujas diegimo projektas, todėl dar prieš pradedant siūlome atkreipti dėmesį į šiuos esminius etapus projektų įgyvendinimo metu: Diagnostika – analizė. Jau ir Lietuvoje vis drąsiau investuojama į gilesnę HR|Payroll procesų ir poreikių analizę, aiškiau suvokiant, jog žmogiškųjų resursų valdymas yra itin plati, jautri ir ypač svarbi tema kiekvienai organizacijai. Pradinė poreikių analizė apskritai gali būti įgyvendinami dar prieš pasineriant pilnai į visą projektą ir pasirenkant konkretų HR|Payroll sprendimą. Projektavimas, vystymas – pritaikymas. Kūrybinis procesas tiek diegėjui tiek besidiegiančiai organizacijai. Įdomiausia ir efektyviausia būna tuomet, kai į aktyvų ir nuoseklų procesą (projektuojant, rengiant tarpines peržiūras, vystymo darbų priėmimus ir pan.) yra įtraukiamas užsakovas ir jo projekto komanda, raktiniai vartotojai (angl. K-users). Tokių projektų įgyvendinimo metu projektavimo ir vystymo procesas tampa gyvas ir labai arti tikrojo besidiegiančios organizacijos poreikio, kas yra didelė nauda jai pačiai. Aktyvus abiejų šalių įsitraukimas kelis kartus padidina viso projekto sėkmę ir kuriamą rezultatą, bei vėliau bendrą pasitenkinimą naudojantis naujuoju sprendimu. Sistemos paleidimas, aktyvus palaikymas po starto (angl. Hypercare arba Babysitting). Itin jautrus momentas projekto įgyvendinimo komandai, dar kitaip vadinamas „Žemu startu“ arba „Sprendimo paleidimu į gyvenimą – goLive“. Aiškus sistemos paleidimo planas palengvina komunikaciją šio aktyvaus laikotarpio metu, kai ypatingai svarbus tampa atliekamų veiksmų eiliškumas ir savalaikiškumas, tam kad startuoti kokybiškai ir laiku. Šio etapo metu aktyviai dirba visos projekto komandos, tiek diegėjo, tiek besidiegiančios organizacijos natūraliai pereinant į pirmuosius savarankiškus žingsnius jau dirbant su nauja sistema. Abipusis, nuoseklus, geranoriškas projekto komandų įsitraukimas yra būtina sąlyga sėkmingam projektui, nepriklausomai kokia bus taikoma metodika ar diegiama funkcinė apimtis. Besiruošiant svarbiam projektui kiekviena organizacija turi aiškiai dedikuoti resursus, bei sudaryti jiems galimybes kasdien efektyviai dalyvauti projekto veiklose. Sėkmės jums!
Kai įmonės veikla yra „standartinė“ ir darbuotojai dirba 5 darbo dienas per savaitę fiksuotomis valandomis, darbo laiko apskaita yra ganėtinai paprasta. Situaciją gerokai keičia slenkantys darbo grafikai, pamainos, netolygus pamainų cikliškumas, galiausiai suminė darbo laiko apskaita kelianti poreikį detalesnei analizei. Taigi pakalbėkime apie suminę darbo laiko apskaitą, kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria organizacijos bei apie galimus jų sprendimus.
Organizacijoms ketinančioms diegtis Microsoft Dynamics 365 platformas, dažnai kyla klausimas, kiek šiuo metu naudojamų skirtingų sprendimų: personalo ir darbo užmokesčio valdymo sistema, finansų valdymo sistema, sandėlio valdymo sistema, dokumentų valdymo ir pan., - gali pakeisti viena Microsoft Dynamics 365 platforma. Neišvengiamai kiekvienos organizacijos taikinyje atsiranda personalo, darbo laiko ir darbo užmokesčio sprendimai. Darbuotojai - vienas brangiausių, o kartais ir pats brangiausias organizacijos turtas bei „variklis“. Natūralu, jog efektyviai apskaityti tokio dydžio patiriamas darbo užmokesčio sąnaudas, suvaldyti specifinius personalo (HR) ir darbo užmokesčio (Payroll) procesus yra didelis iššūkis kiekvienai organizacijai. Kuriant HR|Payroll sprendimus pagrindinis tikslas automatizuoti kuo daugiau sistemos funkcijų dėl esamų skaičiavimų tikslumo, savalaikiškumo bei poreikio maksimaliai eliminuoti bet kokias galimas skaičiavimų klaidas. Diegiant verslo valdymo platformas, Columbus didelį dėmesį skiria platformų funkciniam padengimui, todėl Columbus personalo, darbo laiko ir darbo užmokesčio valdymo sprendimus yra sukūrusi ir palaiko abiems Microsoft platformoms: Dynamics 365 Business Central (NAV) bei Dynamics 365 Finance & Operations (AX). Organizacijos jau šiuo metu gali sėkmingai diegtis plačiai išvystytus bei pilnai Lietuvai (BC) ir Baltijos šalims (F&O) lokalizuotus sprendimus. Nesuklysiu sakydama, kad esame vieninteliai Lietuvos rinkoje galintys pasiūlyti HR|Payroll sprendimus abiems populiariausioms Microsoft Dynamics platformoms. Dėl šios priežasties, konsultuodami klientą, atsižvelgę į jo procesus, galime parinkti geriausiai jo tikslus atitinkantį HR|Payroll sprendimą.
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down