<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Nuotolinis darbas nebėra vien tik privalumas darbuotojui – tai būtinas įrankis, siekiant užtikrinti jūsų komandos produktyvumą šiandieniame skaitmeniniame amžiuje. Vis dėl to, jei jūs savo organizacijoje dar tik pradedate dirbti nuotoliniu būdu yra keletas svarbių aspektų, kuriuos aptarsiu šiame straipsnyje.

Infrastruktūra

Siekiant užtikrinti efektyvų nuotolinį darbą, svarbu, kad jūsų darbuotojams būtų užtikrinta prieiga prie kritinių veiklos sistemų ir galimybė prie jų prisijungti per pasirinktą įrenginį, neatsižvelgiant į darbuotojo vietą.

Nuotolinis darbas neabejotinai lems papildomą apkrovimą jūsų turimai infrastruktūrai. Dėl to būtina suplanuoti veiksmus vienu žingsniu į priekį ir atsakyti sau į klausimą – kaip mes suvaldysime papildomą krūvį infrastruktūrai?

Atsakymų į šį klausimą yra daug, todėl priimant sprendimą reikia atsižvelgti į keletą svarbių aspektų. Pavyzdžiui, ar jūs jau persikėlėte į debesį? Jei dar ne, tai dabar yra tinkamas metas tai apsvarstyti, nes IT infrastruktūra debesyje turi daug privalumų, tame tarpe ir efektyvaus nuotolinio darbo užtikrinimas.

Be to, turite apsvarstyti kokiomis priemonėmis bus užtikrinta, kad jūsų naudojamos programos būtų pasiekiamos reikiamu metu. O siekiant, kad jūsų komanda nuotoliniu būdu galėtų dirbti efektyviai ir atlikti jiems patikėtas užduotis – jūsų organizacijai tenka užduotis palaikyti nuolat „įjungtas šviesas“ ir užtikrinti minimalų sistemų nepasiekiamumą (angl. downtime).

Rekomenduojame susiplanuoti veiksmus ir atsakyti sau į šiuos klausimus:

  • Kas palaikys jūsų infrastruktūrą?
  • Ką darysite, jei jūsų infrastruktūra bus nepajėgi susitvarkyti su papildomai atsiradusiu apkrovimu?
  • Kaip jus elgsitės su naujiniais?
  • Kaip jūs užtikrinsite reikiamo lygio sistemos pasiekiamumą (valdysite nepasiekiamumo riziką)?

Mes galime jums padėti atsakyti į šiuos klausimus ir sukurti išmanią darbo aplinką.

Tiesioginė prieiga

Ar šiuo metu veikloje naudojate VPN (angl. virtual private network)? Jūsų kolegoms dirbant iš namų, būtina prieiga prie vidinės informacijos išteklių bei intraneto iš bet kurios vietos, todėl svarbu užtikrinti, kad jie turėtų galimybę prisijungti prie vidinio tinklo nuotoliniu būdu.

Tiesioginės prieigos (angl. direct access) sprendimai leidžia nuotoliniu būdu dirbančius vartotojus prijungti prie organizacijos tinklo resursų be poreikio įdiegti tradicinį VPN sprendimą. Svarbu paminėti, kad tiesioginės prieigos sprendimas yra ne tik saugesnis, tačiau ir patogesnis bei labiau pažengęs nei įprastiniai VPN spendimai.

Saugumas

Jums apsisprendus, kaip atrodys jūsų infrastruktūra, kaip kokybiškai ji turi veikti ir kaip jūs ketinate ją palaikyti, kitas žingsnis yra saugumo užtikrinimas.

Vienas iš dažniausiai galvos skausmą keliančių klausimų, kalbant apie nuotolinį darbą, yra saugumas – ar mes  galime būti tikri, kad mūsų duomenys bus saugūs? Pasirinkus tinkamus saugumo įrankius, jūs galite būti tuom tikri.

Duomenys yra viena vertingiausių turto rūšių, kuriuos organizacija gali turėti, todėl mes privalome daryti viską ką tik galime, siekiant užtikrinti jų saugumą. Šiuo atveju jūsų darbuotojams dirbant nuotoliniu būdu ir siekiant apsaugoti duomenis, ypatingai svarbu užtikrinti saugų ryšį.

Visų pirma, rekomenduojame auginti darbuotojų sąmoningumo lygį - nuolatos juos informuoti apie asmens duomenų apsaugos, informacijos saugumo reikalavimus, veikloje taikyti saugumo ir reagavimo į duomenų apsaugos pažeidimus tvarkas. Visų antra, raginame pasirūpinti įrangos saugumu, įdiegiant patikimą antivirusinę įrangą. Visų trečią, svarbu pasirūpinti saugiu ryšiu – tai jūs galite padaryti panaudojant anksčiau minėtus tiesioginės prieigos ir VPN sprendimus bei kokybišką ir efektyvią ugniasienę (angl. firewall).

Ar galite tvirtai atsakyti į žemiau nurodytus klausimus?

  • Ar jūsų taikomos saugumo priemonės užkerta kelią duomenų nutekėjimo tikimybei?
  • Ar jūsų vidinės procedūros, tvarkos bei procesai yra paruošti nuotoliniam darbui?
  • Ar jūsų darbuotojai dirbsiantys nuotoliniu būdu turi reikiamas prieigos teises prie sistemų?

Jei į visus klausimus atsakėte teigiamai, tuomet pats laikas keliauti prie sekančio etapo ir pradėti svarstyti kokį dokumentų ir informacijos dalinimosi įrankį jūs galite pasirinkti nuotoliniu būdu dirbantiems kolegoms. Jei nesate užtikrinti dėl atsakymo į aukščiau nurodytus klausimus – mes jums galime padėti - kreipkitės!

Informacijos ir dokumentų dalinimasis

Jūsų darbuotojams dirbant iš namų, svarbu turėti galimybę realiu laiku dalintis dokumentais ir informacija. Įsivardinkite saugias informacijos dalinimosi sprendimų galimybes. Toks sprendimas leis jūsų komandoms efektyviai bendradarbiauti, dalintis informacija, darbo rezultatais, be jokio nerimo, kad tam tikri duomenys gali nutekėti.

Tokie įrankiai kaip SharePoint Online yra idealus sprendimas organizacijoms, siekiančioms susikurti individualizuotus ir joms pritaikytus informacijos dalinimosi sprendimus, kurie leistų darbuotojams efektyviau bendradarbiauti ir dalintis informacija, neatsižvelgiant į jų buvimo vietą.

Pasirinkus informacijos dalinimosi įrankį, rekomenduojame suplanuoti įžanginius mokymus darbuotojams, kurie leistų susipažinti su pagrindiniais įrankio funkcionalumais.

  • Ar jūs turite įrankį, leidžiantį naudotis informacijos / dokumentų duomenų baze, kurią gali pasiekti nuotoliniu būdu dirbantys jūsų kolegos?
  • Ar jūsų darbuotojai gali nevaržomai įkelti ir atsisiųsti failus?
  • Ar jūsų pasidalinti dokumentai yra atnaujinami realiu laiku ir gali būti koreguojami skirtingų darbuotojų tuo pačiu metu?
  • Ar jūsų darbuotojai yra apmokyti ir gali naudotis visais jų veiklai aktualiais funkcionalumais?

Komunikacija

Efektyvi komunikacija yra esminė sėkmingai veikiančios organizacijos sąlyga.

Prieš pradedant dirbti nuotoliniu būdu, jūs turite suteikti efektyvią komunikacijos ir bendradarbiavimo platformą - tai padės ne tik užtikrinti jūsų darbuotojų produktyvumą, tačiau ir sustiprins jų moralę – dirbant nuotoliniu būdu, jūsų darbuotojai gali pasijausti labai vieniši!

Tokie sprendimai kaip Microsoft Teams, buvo sukurti norint suteikti efektyvų nuotolinį komandinį darbą. Microsoft Teams užtikrina virtualių – vaizdo susirinkimų organizavimo ir jų įrašymo galimybę, žinučių siuntimo, komandų kūrimo funkcionalumus, leidžiančius stebėti kitų kolegų statusą, dalintis dokumentais, informacija bei ją redaguoti (Word, Excel, PPT ir kt.) toje pačioje Microsoft Teams platformoje net ir keliems darbuotojams tuo pačiu metu.

Nors Microsoft Teams platforma yra patogi naudoti, tačiau darbuotojams reikės pagalbos išmokti naudotis nauja programa, siekiant išnaudoti visas platformos galimybes ir užtikrinti sėkmingą darbą nuotoliniu būdu!

Pradėkite jau šiandien!

Jei turite bet kokių klausimų ar norite individualios pagalbos priimant sprendimus bei planuojant nuotolinio darbo organizavimo etapus, prašome susisiekti su mumis – mes padėsime sukurti išmanią jūsų darbo aplinką ir užtikrinti ne tik nuotolinio darbo galimybę, bet ir jo produktyvumą!

Nuotolinio darbo priemonės

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Skaitmenizacija neturi būti paini ir sudėtinga, tačiau skirtingų programinės įrangos gamintojų, tame tarpe Microsoft licencijavimas, gali atrodyti painus, o licencijų valdymas nepatogus, todėl skirtingų informacijos šaltinių gausa gali įnešti sumaišties.
Sėkmingas bet kokio pokyčio įgyvendinimas, yra kiekvienos įmonės tikslas, tačiau įmonės neretai susiduria su problemomis, kurios atsispindi klaidų daryme. Dėl ko taip atsitinka? Įmonėms dažnai kyla pagunda priimti skubotus sprendimus ar skubotai atlikti tam tikrus pokyčius, dėl to neapgalvojama ko joms iš tiesų reikia, kad pokyčius įgyvendintų tinkamai. Dėl to atsiranda vietos klaidoms, verslo procesai nėra pilnai pritaikyti ar paruošti naujos Microsoft 365 platformos naudojimui įmonėje.
Microsoft 365 arba kitaip vadinama M365 yra platforma skirta namams ir mažam, vidutiniam ar dideliam verslui, suteikianti daugybę paslaugų ir įrankių, kurie įgalina vartotojus būti efektyvesniems. Ankščiau Microsoft 365 turėjo kitą pavadinimą – Office 365, tačiau senesniame variante buvo mažiau funkcionalumų. Dažnai susiduriu, kad žmonės vis dar negali apibrėžti kas tas Microsoft 365, kokius planus jis turi, kam jie skirti bei ką apskritai gauna įsigiję visą M365 platformą? Į šiuos klausimus ir pabandysiu atsakyti.
English Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
Lietuvių The Employee Self-Service Portal is a personalized platform for every employee in the organization. One of the main objectives of the Employee Portal is to provide, in one place, accessible and structured key personal HR and payroll information for every employee. We see that the functional scope of the Employee Self-Service Portal should be much broader than the majority of people see it, and that the benefits of these features should be highlighted. In our view, the functionalities of the Employee Self-Service Portal that provide the biggest value to organizations and most commonly implemented in practice are:
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down