Kai įmonės veikla yra „standartinė“ ir darbuotojai dirba 5 darbo dienas per savaitę fiksuotomis valandomis, darbo laiko apskaita yra ganėtinai paprasta. Situaciją gerokai keičia slenkantys darbo grafikai, pamainos, netolygus pamainų cikliškumas, galiausiai suminė darbo laiko apskaita kelianti poreikį detalesnei analizei. Taigi pakalbėkime apie suminę darbo laiko apskaitą, kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria organizacijos bei apie galimus jų sprendimus.
Iššūkiai su kuriais susiduriama
Nepriklausomai kokia yra organizacijos veiklos sritis: įvairaus pobūdžio gamyba, paslaugų sektorius, didmeninė ar mažmeninė prekyba, sveikatos apsaugos sektorius ar kitos, - dažniausiai jų pačių įvardinami pagrindiniai iššūkiai darbo laiko apskaitos valdyme yra šie:
- Nesuvaldomas kiekis kasdienių detalių įrašų, pasikeitimų susijusių su darbo laiko apskaita;
- Darbo laiko apskaitininkai nėra personalo specialistai ir jiems reikia paprastesnio įrankio nei HR|Payroll sistema;
- Tenka dažnai priimti sprendimus neturint pilnos savalaikės darbo laiko informacijos;
- Kankina dvigubos apskaitos jausmas, kai nutolę organizacijos padaliniai ir darbo laiko apskaitininkai bei administracijoje esantys personalo specialistai naudoja skirtingus pirminės informacijos šaltinius ir dėl to informacija „prasilenkia“ ir pan.
Darbo laiko apskaitos optimizavimas
Rinkoje yra egzistuojantys sprendimai lengvinantys darbo laiko apskaitos valdymą bei jį optimizuojantys, tad nebijokite jų ieškoti bei eiti į pokyčius, nes tai tikrai palengvins kasdienį jūsų darbą bei užtikrins skaičiuojamo darbo užmokesčio (DU) tikslumą.
Dažniausiai DLA sprendimai apima:
- Supaprastintą darbo laiko apskaitos aplinką darbo laiko apskaitininkams, su galimybe naudoti jiems įprastus pamainų ar grafikų žymėjimus (kai jie nėra personalo specialistai);
- Galimybę darbo laiko apskaitininkams laisvai modeliuotis situacijas, apsirašyti reikiamus pamainų cikliškumus, jų galiojimus, atlikti koregavimus ir perkėlimus iki galutinio darbo laiko patvirtinimo, kai įrašai tampa matomi ir apskaitoje;
- Einamosios planuojamo darbo laiko korekcijas, kurios yra matomos online ir darbo užmokestį skaičiuojantiems specialistams;
- Neatvykimų informacijos pasidalijimą tarp visų darbo laiko apskaitos grandžių nepriklausomai, kaip į sistemą vedama informacija (nedarbingumai, atostogos ir pan.) ir kas už tą informaciją yra atsakingas;
- Galimybę fiksuoti kasdienį faktiškai dirbtą laiką tiek kiekvieną dieną tiek mėnesio pabaigoje, pagal tai, ko reikalauja jūsų organizacijos veikla;
- Galiausiai vieningą sistemą duomenų prasme, kai duomenys vedami vieną kartą ir atitinkamai jie matomi tikslinėms vartotojų grupėms ir pan.
Pasekmės dėl netinkamo apskaitos valdymo
Kai trūksta patogių įrankių, kai apskaita vedama labiau rankiniu būdu ar naudojant skirtingas sistemas tam pačiam rezultatui gauti - natūraliai susiduriama su eile nepageidaujamų pasekmių, kurias dažnai būna sunku laiku suvaldyti, pavyzdžiui:
- Laikas planuojamas nepaisant DK ribojimų, nes vyksta tik rankiniu būdu;
- Dėl prasilenkiančios informacijos tarp darbo laiko apskaitininkų bei personalo specialistų tenka dažnai taisyti klaidas, informuoti žodžiu ar kitais papildomais kanalais, gaištant papildomai laiką;
- Klaidos darbo užmokesčio skaičiavimuose bei vėliau jų koregavimai dėl vėluojančios ar „pasiklydusios“ informacijos (dėl žmogiškųjų klaidų, kai daug tvarkoma rankiniu būdu) ir pan.
Darbo laiko informacija vienas pagrindinių dėmenų, iš kurių susideda apskaičiuotas darbo užmokestis kiekvienam organizacijos darbuotojui. Tikslios ir korektiškos informacijos turėjimas kiekvienai organizacijai yra prilyginamas jos bendrai higienai, nes kiekviena nors ir mažytė klaida darbo laike gali turėti savo nepageidaujamą kainą.
