<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Kai įmonės veikla yra „standartinė“ ir darbuotojai dirba 5 darbo dienas per savaitę fiksuotomis valandomis, darbo laiko apskaita yra ganėtinai paprasta. Situaciją gerokai keičia slenkantys darbo grafikai, pamainos, netolygus pamainų cikliškumas, galiausiai suminė darbo laiko apskaita kelianti poreikį detalesnei analizei. Taigi pakalbėkime apie suminę darbo laiko apskaitą, kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria organizacijos bei apie galimus jų sprendimus.

Iššūkiai su kuriais susiduriama

Nepriklausomai kokia yra organizacijos veiklos sritis: įvairaus pobūdžio gamyba, paslaugų sektorius, didmeninė ar mažmeninė prekyba, sveikatos apsaugos sektorius ar kitos, - dažniausiai jų pačių įvardinami pagrindiniai iššūkiai darbo laiko apskaitos valdyme yra šie:

  • Nesuvaldomas kiekis kasdienių detalių įrašų, pasikeitimų susijusių su darbo laiko apskaita;
  • Darbo laiko apskaitininkai nėra personalo specialistai ir jiems reikia paprastesnio įrankio nei HR|Payroll sistema;
  • Tenka dažnai priimti sprendimus neturint pilnos savalaikės darbo laiko informacijos;
  • Kankina dvigubos apskaitos jausmas, kai nutolę organizacijos padaliniai ir darbo laiko apskaitininkai bei administracijoje esantys personalo specialistai naudoja skirtingus pirminės informacijos šaltinius ir dėl to informacija „prasilenkia“ ir pan.

Darbo laiko apskaitos optimizavimas 

Rinkoje yra egzistuojantys sprendimai lengvinantys darbo laiko apskaitos valdymą bei jį optimizuojantys, tad nebijokite jų ieškoti bei eiti į pokyčius, nes tai tikrai palengvins kasdienį jūsų darbą bei užtikrins skaičiuojamo darbo užmokesčio (DU) tikslumą.

Dažniausiai DLA sprendimai apima:

  • Supaprastintą darbo laiko apskaitos aplinką darbo laiko apskaitininkams, su galimybe naudoti jiems įprastus pamainų ar grafikų žymėjimus (kai jie nėra personalo specialistai);
  • Galimybę darbo laiko apskaitininkams laisvai modeliuotis situacijas, apsirašyti reikiamus pamainų cikliškumus, jų galiojimus, atlikti koregavimus ir perkėlimus iki galutinio darbo laiko patvirtinimo, kai įrašai tampa matomi ir apskaitoje;
  • Einamosios planuojamo darbo laiko korekcijas, kurios yra matomos online ir darbo užmokestį skaičiuojantiems specialistams;
  • Neatvykimų informacijos pasidalijimą tarp visų darbo laiko apskaitos grandžių nepriklausomai, kaip į sistemą vedama informacija (nedarbingumai, atostogos ir pan.) ir kas už tą informaciją yra atsakingas;
  • Galimybę fiksuoti kasdienį faktiškai dirbtą laiką tiek kiekvieną dieną tiek mėnesio pabaigoje, pagal tai, ko reikalauja jūsų organizacijos veikla;
  • Galiausiai vieningą sistemą duomenų prasme, kai duomenys vedami vieną kartą ir atitinkamai jie matomi tikslinėms vartotojų grupėms ir pan.

Pasekmės dėl netinkamo apskaitos valdymo

Kai trūksta patogių įrankių, kai apskaita vedama labiau rankiniu būdu ar naudojant skirtingas sistemas tam pačiam rezultatui gauti - natūraliai susiduriama su eile nepageidaujamų pasekmių, kurias dažnai būna sunku laiku suvaldyti, pavyzdžiui:

  • Laikas planuojamas nepaisant DK ribojimų, nes vyksta tik rankiniu būdu;
  • Dėl prasilenkiančios informacijos tarp darbo laiko apskaitininkų bei personalo specialistų tenka dažnai taisyti klaidas, informuoti žodžiu ar kitais papildomais kanalais, gaištant papildomai laiką;
  • Klaidos darbo užmokesčio skaičiavimuose bei vėliau jų koregavimai dėl vėluojančios ar „pasiklydusios“ informacijos (dėl žmogiškųjų klaidų, kai daug tvarkoma rankiniu būdu) ir pan.

Darbo laiko informacija vienas pagrindinių dėmenų, iš kurių susideda apskaičiuotas darbo užmokestis kiekvienam organizacijos darbuotojui. Tikslios ir korektiškos informacijos turėjimas kiekvienai organizacijai yra prilyginamas jos bendrai higienai, nes kiekviena nors ir mažytė klaida darbo laike gali turėti savo nepageidaujamą kainą.

HR | Payroll sistema

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas. Dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja. Su kokiomis problemomis susiduriama? Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti. Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko. Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?
Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
HR|Payroll projektų diegimo metu pastebėjome tendenciją, jog Lietuvos klientų požiūris į HR|Payroll sprendimų diegimus ir projektų įgyvendinimą tapo gerokai platesnis. Džiugina, jog personalo ir darbo užmokesčio valdymas senai nebėra vien tik darbo užmokesčio skaičiavimo paleidimas. Priklausomai nuo organizacijos kultūros bei įpročių, naujovių priėmimo lygmens, diegiamos funkcinės apimties HR|Payroll projektai taip pat sėkmingai gali būti įgyvendinami skirtingomis projektų valdymo metodikomis: tiek nuosekliu (angl. Waterfall), tiek inkrementiniu, tiek grynu Agile, tiek hibridiniais metodais ir pan. Nebijokite eksperimentuoti siekiant geriausio rezultato jūsų organizacijai. Manau, kiekvienas šiuolaikinis diegėjas parekomenduos labiausiai tinkančią metodiką jūsų konkrečiu atveju bei padės jį įgyvendinti. Jeigu svarstote keisti seną ar investuoti į esamą ar naują verslo valdymo sprendimą skirtą personalo ir darbo užmokesčio valdymui, natūraliai bręsta naujas diegimo projektas, todėl dar prieš pradedant siūlome atkreipti dėmesį į šiuos esminius etapus projektų įgyvendinimo metu: Diagnostika – analizė. Jau ir Lietuvoje vis drąsiau investuojama į gilesnę HR|Payroll procesų ir poreikių analizę, aiškiau suvokiant, jog žmogiškųjų resursų valdymas yra itin plati, jautri ir ypač svarbi tema kiekvienai organizacijai. Pradinė poreikių analizė apskritai gali būti įgyvendinami dar prieš pasineriant pilnai į visą projektą ir pasirenkant konkretų HR|Payroll sprendimą. Projektavimas, vystymas – pritaikymas. Kūrybinis procesas tiek diegėjui tiek besidiegiančiai organizacijai. Įdomiausia ir efektyviausia būna tuomet, kai į aktyvų ir nuoseklų procesą (projektuojant, rengiant tarpines peržiūras, vystymo darbų priėmimus ir pan.) yra įtraukiamas užsakovas ir jo projekto komanda, raktiniai vartotojai (angl. K-users). Tokių projektų įgyvendinimo metu projektavimo ir vystymo procesas tampa gyvas ir labai arti tikrojo besidiegiančios organizacijos poreikio, kas yra didelė nauda jai pačiai. Aktyvus abiejų šalių įsitraukimas kelis kartus padidina viso projekto sėkmę ir kuriamą rezultatą, bei vėliau bendrą pasitenkinimą naudojantis naujuoju sprendimu. Sistemos paleidimas, aktyvus palaikymas po starto (angl. Hypercare arba Babysitting). Itin jautrus momentas projekto įgyvendinimo komandai, dar kitaip vadinamas „Žemu startu“ arba „Sprendimo paleidimu į gyvenimą – goLive“. Aiškus sistemos paleidimo planas palengvina komunikaciją šio aktyvaus laikotarpio metu, kai ypatingai svarbus tampa atliekamų veiksmų eiliškumas ir savalaikiškumas, tam kad startuoti kokybiškai ir laiku. Šio etapo metu aktyviai dirba visos projekto komandos, tiek diegėjo, tiek besidiegiančios organizacijos natūraliai pereinant į pirmuosius savarankiškus žingsnius jau dirbant su nauja sistema. Abipusis, nuoseklus, geranoriškas projekto komandų įsitraukimas yra būtina sąlyga sėkmingam projektui, nepriklausomai kokia bus taikoma metodika ar diegiama funkcinė apimtis. Besiruošiant svarbiam projektui kiekviena organizacija turi aiškiai dedikuoti resursus, bei sudaryti jiems galimybes kasdien efektyviai dalyvauti projekto veiklose. Sėkmės jums!
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down