<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas, dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja.

Su kokiomis problemomis susiduriama?

Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti.

Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko.

Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?

Duomenų struktūrizavimas ir viena sistema

Per savo 13 metų praktiką dirbant personalo padaliniuose keliose didelėse organizacijose, teko matyti, su kokiais iššūkiais susiduria mano kolegos personalistai, ekonomistai ir kiti, bandydami atrasti sprendimus,kaip išmintingai ir struktūruotai organizuoti duomenų, susijusių su personalu, kaupimą duomenų bazėse, atidavimą kitoms organizacijos grandims (vadovybei, padalinių vadovams, buhalterijai bei kitiems atsakingiems padaliniams). Patirtis parodė, kad kaip įmanoma daugiau duomenų geriausiai turėti vienoje sistemoje ir struktūruoti juos remiantis gerosiomis personalo vadybos praktikomis. Tai padeda išvengti chaoso ir duomenų praradimo organizacijoje, sudaro galimybes taupyti laiką, išvengti klaidų ir turėti galimybę formuoti veiksmų planus bei prognozes remiantis patikimais duomenimis.

Prisijungus prie Columbus, gavau galimybę panaudoti mano sukauptą patirtį ir žinias HR srityje ir kartu su kolegomis vystyti Microsoft D365 Business Central Personalo ir darbo užmokesčio (HR|Payroll) modulį mūsų klientams taip, kad kiekviena personalo valdymo sritis, paremta gerąja personalo vadybos praktika, struktūruotai būtų integruota vienoje sistemoje.

Personalo vadybos sritys jau integruotos D365 BC HR|Payroll modulyje:

  • Darbuotojų įdarbinimas, darbo sąlygų pokyčių administravimas, išdarbinimas.
  • Organizacinė struktūra, pareigybių (etatų) valdymas.
  • Atlyginimų politika.
  • Darbuotojų ugdymas ir kvalifikacija.
  • Darbuotojų veiklos vertinimas.

Kaip manote, kokia svarbi personalo vadybos sritis nėra dar čia paminėta? Kaip jums sekasi šiuo metu administruoti įvardintus duomenis, su kokiais iššūkiais susiduriate?

 

HR | Payroll sistema

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Bendraudami su klientais pastebime tendenciją, jog neretai jų verslo procesai būna mažai skaitmenizuoti, apskaita ir dokumentai vedami Excel skaičiuoklėse ar net popieriniuose dokumentuose. O jeigu klientas jau yra įsidiegęs verslo valdymo sistemą, dažnai susiduriama su problema, kuomet darbuotojai savo darbo vietoje negali turėti prieigos prie kompiuterio – dėl infrastruktūros, darbo aplinkos apribojimų ar kitų priežasčių. Dėl tokių suvaržymų darbuotojams dažnai tenka dirbti dvigubą darbą: ant popierinių dokumentų žymėtis informaciją ir tik įvykdžius užduotis pasižymėtą informaciją suvesti į verslo valdymo sistemą. Dėl šių priežasčių sumažėja darbo našumas, įvedamuose duomenyse ženkliai padidėja klaidų tikimybė. Šis pateiktas pavyzdys tikrai nėra vienintelis, kodėl sumažėja procesų efektyvumas. Priežasčių gali būti begalės ir jos dažnu atveju būna individualios kiekvienoje organizacijoje, tačiau galima pastebėti ir tendencingai pasitaikančių problemų, kurias akcentuoja klientai. Tad žemiau pateikiame kelis pagrindinius iššūkių pavyzdžius, su kuriais susiduria mūsų klientai ir kaip juos galima išspręsti.
Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios: