Renkantis lizingo / kredito valdymo sistemą natūraliai turėtų kilti klausimas: o kaip bus su finansų apskaita? Čia yra du galimi sprendimai: integracija arba dvi sistemos vienoje, t.y. kai lizingo / kredito valdymo ir finansų apskaita yra vienoje sistemoje.
Tais atvejais, kai lizingo / kredito sutarčių valdymas vyksta vienoje sistemoje, o finansų apskaita kitoje sistemoje, yra programuojama integracija – periodinis (galbūt automatinis) duomenų perkėlimas iš sutarčių sistemos į finansų apskaitos sistemą. Duomenys gali būti perkeliami suminiame lygmenyje (pvz. DK sąskaitos lygyje) arba sutarčių lygyje, o pats perkėlimas gali vykti kiekvienos dienos pabaigoje arba rečiau.
Galbūt iš pirmo žvilgsnio tokia integracija atrodo nesudėtinga, tačiau nepamirškime, kad siekiant efektyvaus sutarčių valdymo, duomenis reikia ne tik siųsti į apskaitos sistemą, tačiau juos ir gauti. Pavyzdžiui, vadybininkų poreikis laiku sužinoti apie iš kliento gautą įmoką ar atliktą mokėjimą tiekėjui. Šie duomenys pirmiausia nugula apskaitos sistemoje ir vadybininkai norėdami gauti šią informaciją turi arba jungtis į apskaitos sistemą, arba klausti apskaitininkų, tačiau neturi galimybės realiu laiku šių duomenų matyti prie sutarčių informacijos. Šį uždavinį sprendžia tos lizingo / kredito valdymo sistemos, kurios yra sujungtos su finansų apskaitos sistema. Tai reiškia, kad sutarčių valdymo operacijos (veiksmai) automatiškai kuria įrašus apskaitos sistemoje. Ir atvirkščiai – tam tikri veiksmai apskaitoje keičia sutarčių požymius ir pan.
Apibendrinkime šiuos privalumus:
- Visos sutarčių valdymo operacijos (sutarties aktyvavimas, turto perdavimas, sutarties užbaigimas/nutraukimas) automatiškai atvaizduojamos apskaitoje: Didžiojoje knygoje, Ilgalaikio turto modulyje, Mokėtinų sumų ir kitose analitinėse lentose.
- Atitinkamai apskaitos operacijos gali dėti automatinę žymą prie sutarčių, pvz. gautas pradinis įnašas, sumokėtas administracinis mokestis, gauta pirkimo sąskaita, taip užtikrinant, kad sutarčių vadybininkai be papildomo kreipimosi į apskaitos padalinį ir realiu laiku sužino apie gautus/įvykdytus mokėjimus.
- Dienos (ar mėnesio) pabaigoje nereikia pervesti/importuoti operacijų iš sutarčių valdymo modulio į finansų apskaitos modulį; visos operacijos atspindimos realiu laiku. Tokiu būdu sumažinama operacinė rizika bei mažėja dienos (mėnesio) užbaigimo darbų krūvis apskaitoje.
- Sistemos architektūra užtikrina, kad įrašai Didžiojoje knygoje ir kituose apskaitos moduliuose būtų kuriami sutarties lygyje, taip užtikrinant analitiką balanso sutarties lygyje bei ataskaitų detaliausiame lygyje galimybę.
- Užtikrinamas apskaitos operacijų atsekamumas iki pirminio dokumento.
Įvertinę savo veiklos procesus ir kokio lankstumo jums reikia, nuspręsite kuris būdas jums yra patogesnis - integracija ar dvi sistemos vienoje. Jei pastarasis labiau atitinka jūsų verslo modelį, siūlome daugiau sužinoti apie mūsų lizingo / kredito valdymo sistemą.
