Skaitmenizavimas, robotizacija, optimizavimas, kompiuterizavimas, analitika, išmanus valdymas, dirbtinio intelekto prognozės, intelektualus tikslinio tinklinio marketingo sprendimas – manau, kad girdite tai kasdien iš visų informacijos šaltinių: taip kalba protingi ponai ir ponios plačiame mūsų svetainės 4K arba FullHD ekrane, panašaus turinio žinutės pasiekia mus iš intelektualių radijo pokalbio laidų, panašiomis antraštėmis marga mūsų spausdintinė bei kompiuterizuota (jau) spauda. Maža to, konferencijų dienotvarkėje bei mokymų pasiūlymuose šios temos užima žymią dalį. Negana to, susitikę su Jonu (buvusiu draugu, o dabar tiesiog pažįstamu, nes jam kažkaip geriau vis sekasi gyvenime), išgirdote, kad jų įmonė skaitmenizuojasi ir planuoja trigubą augimą... Ir čia neretam mūsų iškyla klausimas: reikėtų ir man, bet...
Nuo ko pradėti?
Pirmiausia – nėra vieno vienintelio teisingo atsakymo į šį klausimą. Lygiai kaip ir nėra vieno geriausio (universalaus?) įrankio ar vieno geriausio automobilio / telefono / kompiuterio, nėra vieno bendro sprendimo visoms problemos – taip ir vieno auksinio atsakymo į šį klausimą nėra. Taigi, turime užduoti sau klausimą:
O ką vis tik noriu pasiekti?
Jei atsakymas į ši klausimą galvoje atsiranda tik vienas – „uždirbti daugiau pinigo“, reikėtų išlaisvinti vaizduotę, įtempti smegenis ir užduoti sau patikslinantį klausimą:
Kas trukdo pasiekti tai, ko trokštu?
Taigi, kaip suprantate, akcentuojamės į... problemas. Šioje vietoje daugelis skaitytojų, tikriausiai, pasiskirstys į dvį stovyklas: vieni nori nustoti toliau skaityti dėl to, kad geroji praktika sako akcentuotis tik į gerus ir malonius dalykus, o kiti irgi toliau skaityti nenori dėl to, kad kažką panašaus jau skaitė ar girdėjo kokioje nors „smegenų plovimo“ konferencijoje prieš kelias savaites.
Taip, čia tikrai nieko naujo, bet... tai yra slenkstis, per kurį nepraėjus, toliau viskas tik dar labiau susipainios, nes negalėsime atsakyti sau į klausimą, ar tas visas šiuolaikinių įmonių išmanumas (skaityti kaip skaitmenizacija) duos man ir mano verslui kažkokios naudos, ar tai bus tik uždėtas pliusiukas (reiškiantis, kad kažką vis tik dariau) bei išlaidų eilutė įmonės balanse?
Jei atsirado toliau skaitančių, manau, kad sutiksite, jog pradėti reikėtų nuo to, kas sudaro bet kokios įmonės (organizacijos, susivienijimo) pagrindą. Bet kas tas pagrindas yra? Ar tai turimi ryšiai ir pažintys? Taip, tai yra svarbu šiuolaikiniame socialinių tinklų (neretai – virtualių tinklų) pasaulyje, bet ar šio tipo informacijos skaitmenizavimas yra pirmo prioriteto? Jei dirbame vien paslaugų sektoriuje, ryšių palaikymas ir sekimas, gali būti pirmame plane. Pasaulyje šios srities kompiuterizavimui yra išrasta tikrai nemažai sprendimų. Kaip pavyzdys – santykių su klientais valdymo (angl. CRM, Customer Relationship Management) dedikuoti sprendimai. Bet, ar tikrai jau dabar pasiekėme tą įmonių pagrindą, tą branduolį, kuris sudaro įmonės sėkmės istorijas?
Kas yra svarbiausia kiekvienoje įmonėje?
Net jei ir žinote daugiau atsakymų (o jų tikrai galima surinkti daugiau), sutiksite, kad įmonės pagrindą sudaro duomenys (informacija), procesai ir žmonės. Apie žmonių „skaitmenizavimą“ (t.y. robotizaciją) šiame straipsnyje nekalbėsime, o likusius du aspektus peržvelgsime detaliau.
Tikras esu, kad ir dabar atsiranda skaitytojų, kurie toliau nenori skaityti, nes yra tikri, kad „procesų nebuvimas yra kaip tik mūsų įmonės išskirtinumu!“. T.y. esate kūrybiški, „agile‘iški“ ir „scrum‘iški“? Tikrai nenoriu prieštarauti, kad tai negali būti įmonės išskirtinumas, bet... iki kokio įmonės išsivystymo etapo? Kiek žmonių gali dirbti tokioje įmonėje? Kaip perduosime informaciją apie atliktinus darbus ligos ar atostogų atveju? Neatostogaujate? Ai, dirbate net ir atostogaudami... Taip, tikrai taip įmanoma, tačiau, kuo įmonė tampa brandesnė, tuo labiau stengiasi unifikuoti ir stabilizuoti savo procesus. O kas yra procesų sudedamoji dalis? Tai yra duomenys, materialūs srautai (jei tokius įmonė valdo) bei veiksmai su duomenimis ir materialiu turtu (t.y. procesai). Taip, kažkas turi visą tai valdyti, taigi žmogus arba kažkoks robotas čia dalyvauja irgi, bet šio svarbaus aspekto ir vėl daugiau nenagrinėsime čia. Nagrinėsime:
Kaip valdomi procesai mano įmonėje?
Jei visų mūsų procesų kertiniu akmeniu yra informacija, kurią turiu, tai reiškia, kad ji turi būti (a) savalaikė, (b) tiksli/patikima, (c) pasiekiama.
Jeigu pirmieji du aspektai yra lyg ir savaime suprantami, tai pradėkime nuo paskutinio punkto, t.y. nuo informacijos pasiekiamumo, kadangi ši dalis gali atrodyti mažiausiai suprantama: ką reiškia informacijos pasiekiamumas? Pirmiausiai pradėkime nuo to, kuo duomenys skiriasi nuo informacijos: duomenys su vienareikšmiškai suprantamu kontekstu tai yra informacija. Neretai šios sąvokos yra painiojamos net žinant enciklopedinį skirtumą tarp jų: nepakanka turėti daug duomenų, kad padarytumėte išvadas. Galima surinkinėti visų procesų duomenis (ir tam gaišti laiko (žmonių) bei eikvoti įmonės biudžetą), bet jie taip ir liks duomenimis, kurių nauda yra minimali (jei kažkokia iš viso yra). Turite daug duomenų? Puiku! Tai gera pradžia! Reikia pradėti šiuos duomenis analizuoti su tikslu optimizuoti procesus, kuriuose tie duomenis yra surinkti. Nežinote kaip? Čia galite paskaityti apie duomenų analitiką.
Bet grįžkime dabar prie informacijos pasiekiamumo aspekto. Su kuo dažnai susiduriama, pradėjus duomenų analitikos projektus? O gi su tuo pačiu informacijos pasiekiamumu, o tiksliau – jo (to pasiekiamumo) trūkumu. Labai dažnai netgi nemažos įmonės didelę dalį duomenų laiko Excel tipo skaičiuoklėse. Ir tai nėra blogai savaime: Excel yra tiesiog nuostabus įrankis, bet... iki tam tikro lygio. Kai kiekvienas skyrius įveda Excel failus šį skyrių dominančiam proceso pjūviui sekti, bendro proceso vaizdo sudarymas tampa komplikuotas. Sutikite, duomenų pasiekiamumas tokioje situacijoje tampa komplikuotas...
Kas man gali padėti?
Sistema, kurioje visa informacija apie veiklą (verslą) yra sudėliota su vienareikšmiškai suprantamu kontekstu – verslo valdymo sistema. Tai yra įmonės pagrindinės informacijos branduolys, užtikrinantis, kad atitinkamoje celėje įdėtas skaičius ar reikšmė reiškia būtent tai, kas numatyta. Ir tai galioja visiems, kas su šia informacija dirba. Sutikite, kad, neretai, pradėję analizuoti Excel failuose sukauptus duomenis, vietoje laukto skaičiaus surandate pvz. „AK+“ reikšmę, kuri, paaiškėja vėliau, yra darbuotojų sutartinis žymėjimas, kad eilutė, kurioje toks žymėjimas įdėtas, yra skolos sudengimas, skolinant... na – nedetalizuosime daugiau – tikrai, tikiu, esate su tuo susidūrę. Verslo valdymo sistema kaip tik sprendžia šią problemą ir užtikrina informacijos patikimumą.
Verslo valdymo sistema, įdiegta visose įmonės procesuose užtikrina ir informacijos savalaikiškumą: atlikęs veiksmą ar operaciją, žymiu tai tiesiai sistemoje ir kiti skyriai turi duomenis apie mano atliktus veiksmus ir jų skaitines ar kokybines reikšmes. Tai reiškia, kad kitas skyrius, matydamas pokytį sistemoje, gali pradėti dirbti prie savo darbų ir užduočių. Tai ir yra įmonės procesas (arba bent jau proceso dalis). Tikiu, kad skeptiškų „agile‘inių“ įmonių atstovai tikrai ras ką prikišti verslo valdymo sistemoms: „jos nėra lanksčios ir nėra tinkamos mūsų lanksčiam procesui!“. Taip gali būti. Jei procesas yra pernelyg lankstus (vadinčiau tai „proceso nebuvimu“), realizacija visų išimčių verslo valdymo sistemoje tikrai gali būti labai sudėtinga ir reikalaujanti lėšų, bet... gal vis tik tada pradėti reikia nuo procesų (ir jų apibrėžimo), o ne nuo sistemos? Jei nesutinkate ir su tuo teiginiu – tikrai neįkalbinėsiu; tada tai reiškia tikrai, kad verslo valdymo sistema nėra tinkamiausias sprendimas būtent Jums. Bet, jei bent kažkiek logikos tame matote – reiškia, kad jau pasiekėte brandą, kurioje galimas tolesnis bendravimas jūsų procesų skaitmenizavimo klausimais – kreipkitės!