<img src="https://secure.leadforensics.com/133892.png" alt="" style="display:none;">

Bendraudami su klientais pastebime tendenciją, jog neretai jų verslo procesai būna mažai skaitmenizuoti (apskaita ir dokumentai vykdomi Excel skaičiuoklėse ar net popieriniuose dokumentuose). O jeigu klientas jau yra įsidiegęs verslo valdymo sistemą, jis dažnai susiduria su problema, kuomet darbuotojai savo darbo vietoje negali turėti prieigos prie kompiuterio – dėl infrastruktūros, darbo aplinkos apribojimų ar kitų priežasčių. Dėl šių suvaržymų darbuotojams dažnai tenka dirbti dvigubą darbą: ant popierinių formų žymėtis informaciją ir tik įvykdžius užduotis, pasižymėtą informaciją suvesti į verslo valdymo sistemą. Dėl to sumažėja darbo efektyvumas, taip pat padidėja duomenų klaidų tikimybė. Ir šis pateiktas pavyzdys tikrai nėra vienintelis, kodėl sumažėja procesų efektyvumas. Priežasčių yra begalės ir jos dažnu atveju būna individualios kiekvienoje organizacijoje. Tad žemiau pateikiame kelis pagrindinius iššūkių pavyzdžius, su kuriais susiduria mūsų klientai ir kaip juos galima išspręsti.

Pardavimo procesas – mobilūs vadybininkai

Ne kartą esame sulaukę iš klientų prašymo padėti pagerinti pardavimo procesą. Klientai susidurdavo su problema, kai mobilūs pardavimų vadybininkai, kurie užsakymus priima būdami pas klientą, negalėdavo pasiekti verslo valdymo sistemos nuotoliniu būdu. Vadybininkams tekdavo skambinti kolegoms į ofisą, klausti ar sandėlyje yra kliento prašomų prekių, kokia prekių kaina ar kitos informacijos... o priėmus užsakymą iš kliento, vadybininkai telefonu perduodavo užsakymo informaciją kolegoms ofise, kurie ir suvesdavo ją į sistemą. Atrodo labai neefektyvus pardavimo procesas, ar ne? Taip, tačiau ir tokios problemos yra išsprendžiamos. Visgi, verslo valdymo sistemos yra pakankamai lanksčios ir suteikia galimybę susieti išorines platformas su pačia verslo valdymo sistema. Tad būtent šis funkcionalumas ir leido palengvinti vadybininkų darbą. Sukurta nuotolinė aplikacija pritaikyta mobiliesiems įrenginiams – planšetiniams kompiuteriams, ne tik pagreitino pardavimų procesą, suteikė galimybę vadybininkams aktualią informaciją matyti ir vesti į sistemą realiu laiku bei, žinoma, sumažino duomenų klaidų tikimybę.  

Sandėlio operacijų vykdymas nešiojamame įrenginyje

Didžioji dalis verslo valdymo sistemą įsidiegusių įmonių turi savo sandėlius ir prekes apskaitos sistemoje. Jeigu įmonė yra didelė, ji turi kelis ar net keliolika sandėlių, tad  sukontroliuoti prekių judėjimą ir palaikyti tikslius duomenis sistemoje yra tikrai sudėtinga. Sandėlis taip pat yra viena iš verslo sričių, kur darbuotojams vykdant užduotis tenka fiziškai keisti vietą. Čia ir kyla problema. Kadangi kompiuterį sandėlininkui su savimi nešiotis būtų nepraktiška, tenka su savimi neštis popierines formas ir jose žymėti informaciją: kokias prekes ir partijas priėmė į sandėlį, atkrovė išvežimui ir panašiai. O tada dar suvesti duomenis į sistemą...? Dėl tokių apribojimų daugeliu atveju sandėlio operacijos gali būti labiausiai verslo procesą stabdanti vieta, liaudiškai tariant butelio kakliukas (angl. bottleneck). Tokioms problemoms spręsti klientams siūlome skaitmenizuoti sandėlio procesus, įsidiegiant išorinę platformą, skirtą būtent sandėlio operacijoms valdyti. Platforma pritaikyta mobiliesiems įrenginiams ir yra suderinama su brūkšninių bei QR kodų skaitytuvais. Kadangi sprendimas pritaikytas nešiojamiems įrenginiams, atsisakoma popierinių dokumentų – visos sandėlio operacijos vykdomos realiu laiku, skaitant ir vedant duomenis į sistemą. Atsiradus kodų skenavimo galimybei, sandėlio operacijos vykdomos ženkliai greičiau ir sklandžiau, o sandėlio darbuotojui informaciją apie prekes pasiekti yra žymiai lengviau.

Auginkite verslą optimizuodami procesus

Ar ir Jūs savo versle susiduriate su panašiais iššūkiais? Jeigu įžvelgiate savo verslo proceso dalį, kurioje būtų naudinga įrengti mobilią prieigą, pasvarstykite, galbūt tai galėtų būti sekantis žingsnis optimizuojant procesą.

Sužinokite daugiau apie eXtendo sprendimą

Kilo minčių? Pasidalinkite!

Jums gali būti naudinga

Dauguma personalo administravimo sistemų, kurias naudoja organizacijos, neturi galimybių visaapimančiai ir vieningai organizuoti ir kaupti duomenis, susijusius su darbuotojų veikla ir apskritai nėra pilnai pritaikytos ateičiai. Matau, kad net ir didelėse, žinomose organizacijose, užduotys, apimančios skirtingas duomenų organizavimo kaupimo sritis, tokias kaip personalo administravimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, su darbuotojų kvalifikacija, mokymais, veiklos vertinimais, paieška ir atranka susijusios užduotys, darbo užmokesčio biudžeto formavimas, jo monitoringas, dažnu atveju administruojama skirtingose sistemose, duomenys saugomi skirtinguose įvairių formatų failuose, talpinami įvairiose vietose, pavyzdžiui, kažkur organizacijų serveriuose ar tiesiog konkretaus darbuotojo kompiuteryje. Kaip išvengti tokios praktikos? Pradžioje aptarkime, kokios problemos išryškėja. Su kokiomis problemomis susiduriama? Skirtingų sistemų naudojimas, duomenų išsaugojimas naudojant skirtingus failų formatus ir talpinimas vis kitose vietoje sukelia papildomų rūpesčių dubliuojant atskirus įrašus, duomenų vedimus per skirtingas sistemas, tikrinant jų atitikimus, suderinamumus, norint struktūruotai juos užfiksuoti ir naudoti. Neretai tokių duomenų pasiekiamumas yra priklausomas nuo šiuos duomenis administruojančio „šeimininko“ ir be šio pagalbos kitam darbuotojui savarankiškai jų tiesiog neįmanoma išgauti ir/arba suprasti. Neabejotinai tokios situacijos gali sukelti nemažai keblumų kuomet vadovui (arba kitam personalistui) reikia skubiai pasiekti jam tuo metu reikiamus duomenis, o kartais ir „dekoduoti“ failų pavadinimus, kuriais jų autorius juos išsaugojęs, o atradus duomenis, dar ir susigaudyti tik duomenų „šeimininkui“ suprantamoje tvarkoje. Gali nutikti ir taip, kad šiam „šeimininkui“ palikus organizaciją, apskritai nepavyksta atrasti reikiamų duomenų ir tenka juos atkūrinėti iš naujo arba tiesiog pripažinti, kad jų neteko. Skirtingų sistemų turėjimas, kiekvienai jų reikalauja ir atskiro palaikymo tiek licencijų, tiek sistemos sklandaus veikimo, tiek jų vystymo ir integracijų su kitomis sistemomis prasmėmis. Tai neabejotinai susiveda į didesnius nei to norėtųsi finansinius bei laiko resursus, galima didelė klaidų tikimybė, ko pasekmė, pavyzdžiui – netiksli duomenų analizė ir iš to galimai klaidingai sudarytas veiksmų planas. Tad kaip išspręsti tokią situaciją?
Darbuotojų savitarnos portalas yra asmeninė personalizuota platforma kiekvienam organizacijos darbuotojui. Darbuotojų portalo vienas pagrindinių tikslų – užtikrinti vienoje vietoje prieinamą ir susistemintą svarbiausią darbuotojo asmeninę personalo valdymo ir darbo užmokesčio informaciją. Bendrai pastebime, jog apie darbuotojų savitarnos portalo funkcinę aprėptį reikėtų kalbėti gerokai plačiau, nei tai mato didžioji dauguma bei atkreipti dėmesį į teikiamas šių funkcijų naudas. Mūsų akimis didžiausią naudą organizacijoms teikiančios ir praktikoje dažniausiai diegiamos Darbuotojų savitarnos portalo funkcijos yra šios:
HR|Payroll projektų diegimo metu pastebėjome tendenciją, jog Lietuvos klientų požiūris į HR|Payroll sprendimų diegimus ir projektų įgyvendinimą tapo gerokai platesnis. Džiugina, jog personalo ir darbo užmokesčio valdymas senai nebėra vien tik darbo užmokesčio skaičiavimo paleidimas. Priklausomai nuo organizacijos kultūros bei įpročių, naujovių priėmimo lygmens, diegiamos funkcinės apimties HR|Payroll projektai taip pat sėkmingai gali būti įgyvendinami skirtingomis projektų valdymo metodikomis: tiek nuosekliu (angl. Waterfall), tiek inkrementiniu, tiek grynu Agile, tiek hibridiniais metodais ir pan. Nebijokite eksperimentuoti siekiant geriausio rezultato jūsų organizacijai. Manau, kiekvienas šiuolaikinis diegėjas parekomenduos labiausiai tinkančią metodiką jūsų konkrečiu atveju bei padės jį įgyvendinti. Jeigu svarstote keisti seną ar investuoti į esamą ar naują verslo valdymo sprendimą skirtą personalo ir darbo užmokesčio valdymui, natūraliai bręsta naujas diegimo projektas, todėl dar prieš pradedant siūlome atkreipti dėmesį į šiuos esminius etapus projektų įgyvendinimo metu: Diagnostika – analizė. Jau ir Lietuvoje vis drąsiau investuojama į gilesnę HR|Payroll procesų ir poreikių analizę, aiškiau suvokiant, jog žmogiškųjų resursų valdymas yra itin plati, jautri ir ypač svarbi tema kiekvienai organizacijai. Pradinė poreikių analizė apskritai gali būti įgyvendinami dar prieš pasineriant pilnai į visą projektą ir pasirenkant konkretų HR|Payroll sprendimą. Projektavimas, vystymas – pritaikymas. Kūrybinis procesas tiek diegėjui tiek besidiegiančiai organizacijai. Įdomiausia ir efektyviausia būna tuomet, kai į aktyvų ir nuoseklų procesą (projektuojant, rengiant tarpines peržiūras, vystymo darbų priėmimus ir pan.) yra įtraukiamas užsakovas ir jo projekto komanda, raktiniai vartotojai (angl. K-users). Tokių projektų įgyvendinimo metu projektavimo ir vystymo procesas tampa gyvas ir labai arti tikrojo besidiegiančios organizacijos poreikio, kas yra didelė nauda jai pačiai. Aktyvus abiejų šalių įsitraukimas kelis kartus padidina viso projekto sėkmę ir kuriamą rezultatą, bei vėliau bendrą pasitenkinimą naudojantis naujuoju sprendimu. Sistemos paleidimas, aktyvus palaikymas po starto (angl. Hypercare arba Babysitting). Itin jautrus momentas projekto įgyvendinimo komandai, dar kitaip vadinamas „Žemu startu“ arba „Sprendimo paleidimu į gyvenimą – goLive“. Aiškus sistemos paleidimo planas palengvina komunikaciją šio aktyvaus laikotarpio metu, kai ypatingai svarbus tampa atliekamų veiksmų eiliškumas ir savalaikiškumas, tam kad startuoti kokybiškai ir laiku. Šio etapo metu aktyviai dirba visos projekto komandos, tiek diegėjo, tiek besidiegiančios organizacijos natūraliai pereinant į pirmuosius savarankiškus žingsnius jau dirbant su nauja sistema. Abipusis, nuoseklus, geranoriškas projekto komandų įsitraukimas yra būtina sąlyga sėkmingam projektui, nepriklausomai kokia bus taikoma metodika ar diegiama funkcinė apimtis. Besiruošiant svarbiam projektui kiekviena organizacija turi aiškiai dedikuoti resursus, bei sudaryti jiems galimybes kasdien efektyviai dalyvauti projekto veiklose. Sėkmės jums!
right-arrow share search phone phone-filled menu filter envelope envelope-filled close checkmark caret-down arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down